Встановлення властивостей запиту

Ви можете переглянути й змінити власти­вості всього запиту, списку полів, які викорис­товуються у запиті або окремих полях динаміч­ного набору записів. Для цього виконайте ко­манду Вид/ Свойства для відкриття відповід­ного діалогового вікна. Після цього клацніть на об'єкті, властивості якого вам потрібно змінити. У вікні Свойства запроса з'явиться набір властивостей вибраного об'єкта. Можна, наприклад, задати формат обчислювального поля або кількість відображуваних знаків після коми.

Одна з найважливіших властивостей запи­ту — це властивість Уникальные значения. За замовчуванням ця властивість має значення Нет. Це означає, що якщо існують записи, які повторюються, задовольняючи задані умови, то кожен з них буде внесений у динамічний набір записів. Якщо метою вашого запиту є створен­ня списку категорій відеофільмів і плати за про­кат за категоріями, то за замовчуванням у ре­зультаті запиту одні й ті самі записи будуть подані в кожній категорії. Щоб уникнути в ре­зультатах повторюваних записів, встановіть для властивості Уникальные значения значен­ня Да.

2. Опрацювання даних за допомогою табличного процесора: редагування, копіювання, форматування, переміщення, захист від змін, зв'язування. Приклади.

Принципи уведення чисел, формул, тексту див. у білеті № 1 (2).

Редагування вмісту комірок. Якщо в комірку були уведені некоректні дані, її вміст необхідно відредагувати. Залежно від ситуації, користувач може вибрати один із декількох способів редагування вмісту комірок. Найбільш швидким і простим способом зміни вмісту комірки є запис нової інформації поверх старої.

У випадку незначних помилок дані краще не переписувати, а редагувати в комірках. Для цього слід активізувати режим редагування за допомогою подвійного клацання на комірку, після чого праворуч від умісту комірки з'явиться мерехтливий курсор уведення.

Під час видалення вмісту комірок параметри форматування не видаляють­ся. Якщо, наприклад, був вилучений уміст комірки із процентним стилем, то буде привласнений процентний стиль через уведення числового значення в ту саму комірку. У цьому випадку необхідно змінити параметри форматування для комірки або видалити формат комірки за допомогою команди Очистить форматы меню Правка.

Переміщення й копіювання даних. У Microsoft Excel уміст окремої комір­ки може бути переміщений або скопійований. При цьому вміст комірок, у які здійснюється перенесення, автоматично видаляється. Щоб уникнути цього, необхідно вставити порожні комірки в ту ділянку електронної таблиці, у яку необхідно перенести дані.

Копіювання й переміщення комірок у програмі Excel можна здійснювати методом перетягування або через буфер обміну. Працюючи з невеликим чи­слом комірок, зручно використовувати перший метод, із більшими діапазо­нами — другий.

Відмінність операції переміщення від копіювання полягає в тому, що у ви­падку переміщення вміст комірок у вихідній позиції видаляється, у випадку копіювання вміст комірок у вихідній позиції зберігається.

Форматування вмісту комірок. Текстові дані за замовчуванням вирів­нюються за лівим краєм комірки, а числа - за правим. Щоб змінити фор­мат відображення даних у поточній комірці або вибраному діапазоні, слід скористатися командою Формат, Формат ячейки.... Вкладки цього діа­логового вікна дозволяють вибирати формат запису даних (кількість знаків після коми, зазначення грошової одиниці, спосіб запису дати та ін.), зада­вати напрямок тексту й метод його вирівнювання, визначати шрифт і на­креслення символів, керувати відображенням і виглядом рамок, задавати фонові кольори.

У MS Excel передбачено кілька рівнів захисту, що дозволяють керувати доступом до даних цієї таблиці та їхньою зміною.

Захист на рівні книги. Можна застосувати захист до елементів книги, й захифити файл книги від перегля­ду й внесення змін. Якщо книга є спільною, можна заборонити її монопольне використання й запо­бігти видаленню журналу змін.

Захист елементів аркуша. Можна заборонити вставляння, видалення й форматування рядків і стовпців, змінення вмісту забло­кованих комірок або переміщення курсору на заблоковані або розбло­ковані комірки.За замовчуванням усі комірки аркуша заблоковані. Перед тим як захистити аркуш, можна роз­блокувати комірки, у які користу­вачам потрібно вводити дані у два способи. Щоб розблокувати комірки для всіх користувачів, слід використати вкладку Защита діалогового вікна Формат ячейки. Щоб розблокувати комір­ки для певних користувачів, слід використати діалогове вікно Разрешить изменение диапазонов. Будь-які задані в цьому діалоговому вікні діапазони, для яких не встановлений пароль, також є розблокованими для всіх користу­вачів. Комірки, залишені заблокованими, стануть захищеними лише після захисту аркуша.

Посилання на інші аркуші й зв'язування таблиць. Завдаючи формули, користувач не повинен обмежуватися даними лише поточного робочого арку­шу. У формулах можна використати посилання на інші аркуші робочої книги й навіть на інші робочі книги. Завдаючи посилання на інший аркуш, перед адресою комірки слід зазначити ім'я аркуша, що відокремлюється від адреси комірки знаком оклику.

Зв'язок, який посилається на іншу книгу, іноді називають зовнішнім по­силанням. Зв'язок також може посилатися на інший додаток, у цьому випад­ку посилання називають вилученим. Оскільки дані в іншій книзі або іншому додатку можуть змінюватися й більше не відповідати даним у користуваль-ницькій книзі, існують параметри для контролю відновлення зв'язків.

Формули з посиланнями на іншу книгу відображаються двома способами, залежно від стану вихідної книги — тієї, що надає дані для формули,— відкрита вона чи закрита.

Коли книга відкрита, посилання містить ім'я книги у квадратних дужках, за яким іде ім'я аркуша, знак оклику (!) і адреса комірок, які впливають на формулу. Наприклад, наведена нижче формула додає комірки С10:С25 із ар­куша з назвою Годовой книги, що називається 2006.xls.

=СУММ([2006. xls]Годовой!С10:С25)

Коли книга закрита, посилання містить повний шлях.

=CУMM(C:\Reports\[2006.xls] Годовой’!C10:C25)

Якщо ім'я аркуша або книги містить знаки, що не є буквами, необхідно поміщати ім'я (або шлях) в апострофи.

Зв'язаний об'єкт за замовчуванням обновляється автоматично щоразу або під час відкривання кінцевого файлу, або зміни вихідного файлу, поки кінцевий файл відкритий. У разі відкривання книги видається запит на відновлення зв'язків. Це основний спосіб відновлення зв'язків, однак обновляти їх можна і вручну. Крім того, можна керувати відповіддю на запит та його відображення.

Якщо для зв'язку з даними з інших програм використовуються формули, то дані обновляються в Microsoft Excel автоматично під час їхнього зм^нення у вихідній програмі.

Висновок. Операції уведення, редагування, копіювання, переміщення, захисту використовуються у випадку побудови таблиць. Для оформлення таблиці використовується операція форматування, під час обчислення — посилання.