5. Система менеджмента потока работ в информационной логистике

Менеджмент потока работ оформился в самостоятельную дисциплину в результате быстрого роста производительности компьютеров, упрощения процедур их эксплуатации, разработок эффективной коммуникационной технологии. Эта дисциплина ориентирована в основном на разработку стандартных программ для электронного планирования и управления производственно-хозяйственными процессами на предприятиях.

Благодаря системе менеджмента потока работ сокращены сроки обработки информации, многие проблемы решались заблаговременно, ошибки быстро выявлялись и устранялись, повысилась удовлетворенность клиентуры предоставляемыми услугами.

Следует отметить, что менеджмент информационной логистики можно было бы описать как управление потоком работ без обязательного использования компьютеров. При применении же компьютеров на первый план выдвигается информационная технология. Конечно, в рамках менеджмента потока работ могут использоваться физические (бумажные) документы. Но именно "безбумажное" предприятие фактически является конечной целью концепции.

Система менеджмента потока работ, представляющая совокупность программных средств, дает пользователю существенные преимущества: упрощается планирование процессов, их контроль; организация процесса может быть быстро адаптирована к ситуации; информация накапливается и может передаваться исполнителю заданий. Важно, что система вписывается во внутрифирменную информационную и коммуникационную структуру. Ее можно объединить с программным обеспечением производственных процессов, что гарантирует, в частности, их беспроблемную интеграцию.

6. Цели менеджмента потока работ в информационной логистике

Основная цель состоит в обеспечении деятельности по выполнению хозяйственных задач необходимой информацией соответствующего вида, объема, качества, в соответствующий срок и в нужном месте. При этом информационное обеспечение должно осуществляться в минимальные сроки, с минимальными издержками и на максимально высоком уровне обслуживания.

Электронная поддержка дает возможность организовать труд с ориентацией на процесс. Особое значение имеют при этом групповые способы труда, так как компьютерное обеспечение позволяет существенно улучшить коммуникацию между рабочими местами. При этом устраняются проблемы, связанные с пересечением их функций, что повышает общую эффективность процесса.

Достижение этих целей в рамках менеджмента потока работ позволяет оптимизировать организацию рабочего места, трудового процесса в целом, повысить ориентацию сотрудников на решение задач, улучшить контроль и пр. Как правило, целевые установки менеджмента потока работ достигаются лишь при условии коренных изменений сложившейся организации производственных процессов. Изменения в большинстве случаев связаны с упрощением и унификацией этих процессов, что позволяет снизить издержки, сделать более обозримым весь трудовой процесс.

7. планирование - как организационная фаза менеджмента потока работ в информационной логистике

Организация производственных процессов и информационной логистики на базе компьютеров является, как правило, сложным проектом, требующим поэтапного решения проблем. При планировании обычно намечаются различные варианты соответствующей процедуры. С использованием средств информатики определяется организация рабочего процесса. Это происходит по следующим этапам:

1-й этап - анализ хозяйственной ситуации и постановка целей. На базе действующей организации производственного процесса анализируются сильные и слабые стороны предприятия, что создает основу для формулирования целей и последующей организации процесса. Цели касаются прежде всего сроков, производительности, качества и издержек.

2-й этап - предварительное планирование. Дается общее описание хозяйственного процесса без учета специфики внедрения. При этом на первый план выдвигаются следующие вопросы:

какие места обработки предметов труда необходимо создать; какая информация необходима для различных мест обработки; какие места обработки готовят затребованную информацию;

3-й этап - окончательное планирование. Вводные данные уточняются и конкретизируются с учетом условий внедрения до тех пор, пока информационный поток и процедура обработки не будут отрегулированы во всех деталях. Результаты окончательного планирования заключаются, как правило, в следующем:

детальном определении организации процесса (уровень процесса) - последовательность работ, участники, последовательные и параллельные процедуры, условия делегирования и замещения функций;

точном определении потока данных (уровень данных) - подлежат установлению источники и адресаты документов, контрольные данные и т.п.

установлении сфер соприкосновения с внешней средой (уровень системного окружения);

определении сфер соприкосновения человека с компьютером.

Подобная плановая деятельность предполагает наличие соответствующей информационной структуры. Это прежде всего сети, оснащенные рабочими станциями и высокопроизводительными серверными станциями.

8. оценка - как организационная фаза менеджмента потока работ в информационной логистике

Организация производственных процессов и информационной логистики на базе компьютеров является, как правило, сложным проектом, требующим поэтапного решения проблем. При планировании обычно намечаются различные варианты соответствующей процедуры. А оценка заключается в анализе и собственно оценке вариантов процесса.

1-й этап - анализ вариантов процесса (потока работ), который проводится статическими и динамическими методами:

статический анализ включает проверку процессов с помощью аудиторского надзора и ревизий;

при динамическом контроле используют возможности средств менеджмента потока работ, прежде всего имитацию процессов, а в случае надобности их приближение к реальной обстановке. Такие методы позволяют изучить и проанализировать поведение процесса во времени, избежать избыточных мощностей и дефицитов, рассчитать средние сроки работ и стохастические отклонения, разобрать отдельно особенно важные заказы и пр.

2-й этап - оценка вариантов процесса (потока работ) на производительность, преимущества и недостатки, издержки и выгоду. Это может быть анализ размера выгоды или простой баланс аргументов за и против. Если найден вариант, отвечающий поставленным целям, то приступают к внедрению и тестированию процесса.

9. эксплуатационная фаза менеджмента потока работ в информационной логистике

Эксплуатационная фаза направлена на решение следующих задач:

создание необходимых машинных и программных предпосылок системы;

включение решения по потоку работ в систему сервера и отдельных рабочих станций;

тесты процесса, выявление технических и концептуальных ошибок. В первом случае - это проверка результатов внедрения (работает ли процесс действительно так, как он был задуман), во втором - поиск логических ошибок (соответствует им в действительности общее решение спроектированной организации процесса).

Эксплуатация системы требует программного обеспечения для обработки хозяйственных задач. Менеджер процесса инициирует постановку задачи, контролирует ее выполнение, вступает в контакт с пользователями. Последние для обработки задач применяют прикладные программы или же осуществляют некоторые операции вручную. По окончании обработки хозяйственной задачи работа продолжается и система переводится в новое рабочее состояние.

При продуктивном использовании системы менеджмента рабочего потока выявляются возможности компьютерной поддержки. Непрерывный контроль над компьютеризованным процессом позволяет систематически совершенствовать его. Поскольку вся ключевая информация об организации процесса представлена в машинной форме, она может быть очень быстро оценена с применением компьютера. Пользователи сами с помощью имеющихся средств могут легко вносить изменения в реализуемые процессы. Технико-организационная адаптация хозяйственных процессов должна осуществляться всегда в сочетании с кадровыми мероприятиями. Внедрение системы означает, как правило, радикальный отход от традиционной организации труда. Даже в максимально благоприятной обстановке использования новой системы необходима интенсивная подготовка персонала.