Рахунок/Invoice № ___________
"___" _______________ 20__ р.
П. І. Б. клієнта _____________________ Name of client |
Прибув ________________________ Arrive |
№ кімнати _________________________ Room N |
Вибув _________________________ Depart |
№ з/п |
Послуга/Services |
Вартість/Hotel charge |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Сума/Totally __________
ПДВ/VAT ________________
Усього з ПДВ/Amount for payment incl. VAT _____________
Сума до сплати в грн./USD/Total in GRN/USD __________
Касир/Cashier _______________________
Рис. 6.9. «Рахунок» типова форма № 4-г
На підставі складених рахунків касир, портьє або інша особа, яка виконує розрахунки, складає в одному примірнику касовий звіт (форма № 8-Г) (рис. 6.10), який щоденно здається до бухгалтерії разом з одним примірником рахунку та касовою стрічкою РРО, а в разі розрахунку через термінал – з примірником контрольної стрічки терміналу кредитних чи платіжних карток.
Оплата готельних послуг може проводитися як у день поселення громадянина, так і в останній день його проживання в готелі. Загалом термін, форма та розмір оплати проживання встановлюються адміністрацією готелю.
Готельний комплекс ______________ |
Форма № 8-г |
|||
Ідентифікаційний код ЄДРПОУ _____________ |
|
ЗАТВЕРДЖЕНО наказом Держбуду України від 13 жовтня 2000 р. № 230 |
||
Код за ДКУД ________________ |
|
|
||
Касовий звіт
за "___" _______________ 200_ р.
№ з/п |
Вид платежу |
Кількість |
Сума |
1 |
2 |
3 |
4 |
Рахунки з № _____ по № _________ |
|||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Усього за рахунками без ПДВ __________ грн. ___ коп.
У тому числі ПДВ ____________________ грн. ___ коп.
Готельний збір ______________________ грн. ___ коп.
Повернення _________________________ грн. ___ коп.
Усього отримано _____________________ грн. ___ коп.
Відповідальний за розрахунки _________
Рис. 6.10. «Касовий звіт» типова форма № 8-г
Таким чином, загальна схема документообігу у готелях має такий вигляд (рис. 6.11).
Однією зі складових готельних послуг є послуга бронювання готельних номерів. Так, згідно з Правилами користування готелями й аналогічними засобами розміщення та надання готельних послуг бронювання – це процес замовлення замовником готелю основних і/або додаткових послуг у певному обсязі, з метою використання послуг в обумовлені терміни конкретним споживачем або групою споживачів.
Номери в готелі можна бронювати шляхом укладення двостороннього письмового договору або шляхом подання готелю заявки на бронювання за допомогою поштового, телефонного або іншого зв’язку (Internet, факсу). У разі подання готелю заявки на бронювання договір вважається укладеним тільки після письмового підтвердження (факсом, поштою або через Internet) готелем бронювання номера.
На підставі заявок на бронювання (телеграм, телефонних дзвінків, листів тощо) адміністратором готелю заповнюється «Журнал реєстрації заявок на бронювання номерів» (ф. № 7-г).
Послуга бронювання може бути платною. Залежно від категорії готелю послугу бронювання може бути включено до основних послуг готелю (з оплатою при остаточному розрахунку або взагалі без оплати) або до додаткових послуг.
При бронюванні номера (місця) готель може запросити передплату за надання готельних послуг, яка враховується в оплату готельних послуг при остаточному розрахунку, якщо інше не обумовлено укладеним договором. У разі відмови споживача оплатити броню, його розміщення у готелі проводиться у порядку загальної черги.
У разі відмови замовником готельних послуг від бронювання номера, готелю надсилається заявка на анулювання бронювання.
Готелі можуть надавати послуги з харчування.
Послуга харчування може відноситись до основних послуг готелю та може включати сніданок, обід, вечерю (за домовленістю), а доставка в номер сніданку, обіду, вечері, чаю або кави у не погоджений час є додатковою послугою.
Страви в закладах ресторанного господарства готелю відпускаються споживачам за умови наявності касових чеків, жетонів, талонів-абонементів, що підтверджують оплату. Їх видає адміністратор готелю при оформленні документів на проживання.
У випадку, коли мешканець відмовляється від замовлених готельних послуг або передчасно покидає готель, йому необхідно повернути надлишкову сплачену ним суму відповідно до Інструкції про порядок ведення документообігу при наданні готельних. При цьому:
адміністратор отримує від проживаючого попередні рахунки;
проживаючий подає «Заяву про повернення невикористаних коштів» на ім’я керівництва готелю у довільній формі, яка є офіційною підставою для повернення коштів;
касир (портьє, адміністратор, виконуючий розрахунки) повертає гроші при пред’явленні паспорта або іншого документа, що засвідчує особу, проживаючому кошти в сумі невикористаного авансу, на підставі розрахунково-касового ордеру або з реєстрацією видачі коштів через РРО;
проживаючий готелю отримує розрахункові документи за фактично отримані послуги з відміткою про повернення невикористаного авансу.
Для узагальнення вищевикладеного необхідно додатково опрацювати таблицю 6.3.
Таблиця 6.3.
Основні документи для обліку надання готельних послуг
Типова форма |
Призначення документу |
Обробка документу |
Підстава для складання |
Кому подається |
Примітки |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
«Анкета проживаючого» типова форма № 1-г |
Є підставою для реєстрації проживаючого та видачі візитної картки |
Заповнюються власноручно громадянином України українською мовою в одному примірнику та передаються адміністратору готелю, в якого вони і зберігаються систематизованими за алфавітом в картотеці. |
Документ, що засвідчує особу (паспорт і таке інше) |
Службі прийому та обслуговування |
Зберігається протягом усього терміну проживання громадянина в готелі та протягом місяця після його виїзду, потім зберігається протягом ще одного року в архіві готелю, після чого знищується з оформленням відповідного акту |
«Реєстраційна картка» типова форма № 2-г |
Є підставою для реєстрації проживаючого та видачі візитної картки |
Заповнюються власноручно іноземцем або особою без громадянства українською та англійською мовами в одному примірнику та передаються адміністратору готелю, в якого вони і зберігаються систематизованими за алфавітом в картотеці. |
Документ, що засвідчує особу іноземця або особи без громадянства (паспорт і таке інше) |
Службі прийому та обслуговування |
Зберігається протягом усього терміну проживання громадянина в готелі та протягом місяця після його виїзду, потім зберігається протягом двох років в архіві готелю, після чого знищується з оформленням відповідного акту |
Продовження табл. 6.3
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
«Візитна картка» типова форма № 3-г |
Є підставою для видачі ключів від номера та надає право на обслуговування службами готелю |
Заповнюється українською та англійською мовами в одному екземплярі черговим адміністратором готелю |
Оформляється на підставі «Анкети проживаючого» або «Реєстраційної картки» і видається кожному проживаючому в готелі |
Особі, що проживає в готелі |
На картці відмічаються обов’язкові відомості, прізвище проживаючого, номер кімнати і термін проживання. Інші необхідні відомості можуть бути внесені додатково за рішенням адміністрації готелю. |
«Рахунок» типова форма № 4-г |
Є підставою для здійснення розрахунків з особою, яка проживає в готелі за надані послуги (як основні, так і додаткові) |
Заповнює щоденно касир готелю |
Оформляється на підставі «Візитної картки гостя» |
Перший примірник видається особі, що проживає в готелі; другий – до бухгалтерії |
Одночасно з реєстрацією громадянина України або іноземного громадянина, що поселяються в готелі незалежно від форми обробки документів (ручна або електронна), і від форми оплати (готівкової або безготівкової) послуг готелю Сума до сплати розраховується щодобово згідно з переліком фактично отриманих послуг разом із сумами ПДВ та готельного збору, та всього до сплати. У рахунку сума до сплати з ПДВ вписується в гривнях |
Продовження табл. 6.3
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
«Журнал обліку громадян, що проживають у готелі» типова форма № 5-г |
Є підставою для обліку громадян, що проживають у готелі |
Заповнюється українською мовою черговим адміністратором готелю |
Оформляється на підставі «Анкети проживаючого» та «Реєстраційної картки» |
Портьє |
Застосовується для обліку всіх осіб, що проживають у готелі. Ведуть в одному примірнику, по закінченню якого передають в архів. |
«Журнал обліку іноземців, що проживають у готелі» типова форма № 6-г |
Є підставою для обліку іноземців та осіб без громадянства, що проживають у готелі |
Заповнюється черговим адміністратором готелю |
Оформляється на підставі «Реєстраційної картки», паспортів та віз |
Портьє |
Форму Журналу типової форми № 6-г затверджують органи МВС України. Ведуть в одному примірнику, по закінченню якого передають в архів. |
«Журнал реєстрації заявок на бронювання номерів» типова форма № 7-г |
Є підставою для здійснення бронювання номерів (місць) |
Заповнюється щоденно черговим адміністратором готелю |
Оформляється на підставі телеграм, телефонних дзвінків, листів, факсів, електронних листів, що надійшли у готель, на бронювання номерів від фізичних та юридичних осіб |
Черговому адміністратору готелю |
Юридичними особами заявка на бронювання номерів у готелі подається у вигляді гарантійного листа довільної форми, який підписується відповідальною особою та завіряється печаткою. |
«Касовий звіт» типова форма № 8-г |
Є підставою для здійснення розрахунків за надані послуги та оприбуткування готівки в касі |
Складається касиром (портьє, відповідальним за розрахунки) |
Складається в одному примірнику на підставі щоденних «Рахунків» |
Головному бухгалтеру не пізніше наступного дня разом з другими примірниками рахунків (форма № 4-г), контрольною касовою стрічкою ЕККА та контрольною стрічкою терміналу кредитних карток (в разі використання механізованого розрахунку). |
У ньому не допустимі виправлення та підчищення. Графа форми «Вид платежу» містить перелік послуг готелю, наданих проживаючим за звітний період. |
Продовження табл. 6.3
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
«Відомість руху номерів у готелі» типова форма № 9-г |
Є підставою для здійснення оперативного обліку наявності та стану номерів та місць в готелі |
Заповнюється щоденно черговим адміністратором станом на 9.00 |
Оформляється на підставі «Журналу обліку громадян, що проживають у готелі» та «Журналу осіб, які проживають на поверсі» |
Черговому адміністратору готелю |
Використовується для оперативного обліку звільнення і заселення номерів та проведення ремонтних робіт у номерах |
«Журнал осіб, які проживають на поверсі» типова форма № 10-г |
Є підставою для здійснення оперативного обліку осіб, які проживають на поверсі |
Заповнюється щодня черговим по поверху |
оформляється на підставі «Журналу обліку громадян, що проживають у готелі» та «Журналу обліку іноземців, що проживають у готелі» |
Черговому на поверсі |
Використовується покоївками для здійснення поточних робіт з прибирання номерів |