2.Інвентаризація, її завдання і види
Інвентаризація як складова частина методу бухгалтерського обліку є способом виявлення фактичної наявності майна, грошових коштів, а також для обліку ресурсів (активів підприємства) і джерел їх формування, які не піддаються документальному оформленню, для забезпечення достовірності бухгалтерського обліку та фінансової звітності.
Основними завданнями інвентаризації є:
забезпечення контролю за наявністю і станом майна, за використанням матеріальних, фінансових, нематеріальних ресурсів у відповідності із кошторисами, нормами, планами тощо;
дотримання умов зберігання виробничих запасів, грошових коштів;
перевірка реальної вартості облікованих на балансі засобів, капіталу та зобов’язань;
виявлення стану розрахунків, облікової політики;
перевірка дотримання діючих положень про матеріальну відповідальність.
Передумовою вирішення основних завдань інвентаризації є організаційне, технічне, економічне та юридичне забезпечення.
Технічно інвентаризація здійснюється шляхом перевірки фактичної наявності господарських ресурсів і зіставлення їх з даними обліку. Це дає змогу виявити надлишки, нестачі, встановити причини і винних осіб.
Залежно від повноти охоплення перевіркою ресурсів розрізняють повну та часткову інвентаризацію.
Повна інвентаризація охоплює все майно підприємства та їх джерела формування; часткова – окремі їх види та групи (наприклад, товари, основні засоби, готівку в касі тощо).
Порядок і строки проведення інвентаризації регламентуються Інструкцією з інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів, документів та розрахунків (наказ Міністерства фінансів України від 11 серпня 1994 р. № 69 із змінами, внесеними наказом Міністерства фінансів України від 18.11.2011 р.).
Інвентаризація здійснюється інвентаризаційною комісією, склад якої затверджує керівник підприємства. Відповідальність за організацію інвентаризації несе власник (керівник) підприємства, який визначає кількість інвентаризацій, строки їх проведення, перелік господарських об’єктів, ресурсів і розрахунків, що підлягають інвентаризації під час кожної із них, крім випадків, коли проведення інвентаризації є обов’язковим :
при реорганізації підприємства і зміні форми власності;
перед складанням річної бухгалтерської звітності, але не раніше 1 жовтня;
при зміні матеріально відповідальних осіб;
при встановленні фактів крадіжок або зловживань, псуванні цінностей;
на вимогу судово-слідчих органів; у разі аварій, пожежі, стихійного лиха;
у разі переоцінки товарно-матеріальних цінностей;
при ліквідації підприємства.
Інвентаризаційна комісія діє в такому складі: голова – керівник (заступник керівника) підприємства і члени комісії – головний бухгалтер, представники окремих структурних підрозділів, провідні фахівці тощо. Комісія відповідає за своєчасну і якісну інвентаризацію і повинна забезпечити безпосереднє проведення інвентаризацій: у присутності матеріально-відповідальної особи виявити і підрахувати методом зважуванням, обмірюванням або перерахуванням фактичну наявність усіх цінностей. Одержані дані вносять в інвентаризаційні описи, які складають у двох примірниках. Описи складають окремо по кожній матеріально відповідальній особі та за місцем зберігання цінностей. Після закінчення інвентаризації описи підписують усі члени комісії і матеріально-відповідальна особа.
Загальна методика проведення інвентаризації активів підприємства та фінансових зобов’язань наведена на рис. 4.2
Один примірник опису передається до бухгалтерії, другий залишається у матеріально-відповідальної особи. За описами, що надійшли до бухгалтерії, визначають результати інвентаризації. Якщо інвентаризацію проводять в місцях зберігання товарно-матеріальних цінностей ( в коморі, в складі), облік в яких крім вартісної оцінки ведуть і в натуральному виразі ( штуках, кілограмах) в інвентаризаційному описі поряд із даними про фактичну наявність проставляють кількісні та вартісні показники цінностей за даними бухгалтерського обліку.
Остаточні результати проведеної інвентаризації можна визначити лише за порівняльними відомостями. У них відображаються усі позиції, по яких виникли відхилення від облікових даних. До складання порівняльної відомості бухгалтерія має ретельно перевірити правильність усіх записів за первинними документами.
Матеріальні цінності, по яких виявлені розходження з даними бухгалтерського обліку, записують в порівняльну відомість, а матеріально відповідальні особи повинні дати інвентаризаційній комісії письмові пояснення щодо причин їх виникнення. Свої висновки і пропозиції щодо урегулювання інвентаризаційних різниць комісія оформляє протоколом і подає на затвердження керівнику господарства. Керівник повинен прийняти рішення про оприбуткування лишків та списання нестач цінностей і затвердити протокол у 5-денний термін.
При цьому слід мати на увазі, що розмір збитку, нанесеного підприємству внаслідок нестач і псування матеріальних цінностей що підлягає відшкодуванню матеріально відповідальними особами, визначається відповідно до Порядку визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 22 січня 1996 р. № 116 (з наступними змінами і доповненнями).
Згідно з п. 2 цього Порядку розмір збитку визначається шляхом проведення незалежної оцінки відповідно до національних стандартів оцінки. Тобто якщо на підприємстві встановлено факт розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей і визначено розмір збитку, який має відшкодувати матеріально-відповідальна особа, крім грошових коштів, дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння та валютних цінностей, то оцінку повинен провести незалежний оцінювач (фізична чи юридична особа) за договором із замовником. Незалежний оцінювач або юридична особа за наслідками оцінки зобов’язаний надати Звіт про оцінку майна. У ньому має бути відображена сума збитку у грошовому еквіваленті. Цей звіт є підставою для відображення суми збитку в бухгалтерському обліку та пред’явлення її для відшкодування винній особі. Винна особа зобов’язана також сплатити кошти за послуги незалежного професійного оцінювача.
Під час інвентаризації можуть бути виявлені випадки пересортиці, тобто надлишки одних і нестачі інших матеріальних цінностей, як результат заміни одного сорту іншим при відпуску цінностей. Взаємний залік надлишків і нестач матеріальних цінностей, що виникли в результаті пересортиці, може бути допущений, як виняток, якщо пересортиця виникла в однієї і тієї ж матеріально-відповідальної особи, за один і той же період, по матеріальних цінностях одного і того ж найменування.
Перевірка стану розрахункових відносин з іншими підприємствами й організаціями здійснюється за документами. Підприємства обмінюються контокорентними виписками (актами звірки взаєморозрахунків), тобто виписками з особових рахунків дебіторів і кредиторів. Виписки надсилаються підприємствами-кредиторами підприємствам-дебіторам, які повинні в 10-денний строк підтвердити заборгованість або повідомити свої заперечення. Таким чином, на рахунках розрахунків з дебіторами і кредиторами мають відображатися тільки погоджені суми. В окремих випадках, коли до кінця звітного періоду розбіжності не усунені або залишилися нез’ясованими, розрахунки з дебіторами і кредиторами відображаються кожною стороною у своєму балансі в сумах, що значаться в записах поточного обліку і визнаються нею правильними. У необхідних випадках справи по неурегульованих сумах заборгованості передаються до судових органів.
Неврегульовані суми заборгованості, за якими минули терміни позовної давності, а також виявлена при інвентаризації безнадійна дебіторська заборгованість записуються в окремий інвентаризаційний опис із зазначенням причин їх виникнення і винних у цьому осіб .