Добавил:
Upload Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз: Предмет: Файл:
ГРС МОН станом на 18.11.doc
Скачиваний:
0
Добавлен:
01.07.2025
Размер:
3.68 Mб
Скачать

2. Визначення

2.1 Система документації

Сукупність взаємопов'язаних документів, що застосовуються у певній сфері діяльності.

2.2 Уніфікована система документації (УСД)

Система документації, що створена за єдиними правилами та вимогами і містить інформацію, необхідну для управління у певній сфері діяльності.

2.3 Управлінська документація

Сукупність взаємопов'язаних документів, що застосовуються для вирішення завдань управління національним господарством і мають нормативно-правову силу.

2.4 Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації

Система документації, використовувана для вирішення організаційно-розпорядчих завдань управління.

2.5 Уніфікована система первинно-облікової документації

Система документації, використовувана для управління виробничо-господарською діяльністю суб'єктів підприємницької діяльності, організацій, що не займаються підприємницькою діяльністю, всіх форм власності.

2.6 Уніфікована система банківської документації

Система документації, використовувана для здійснення розрахунково-грошових операцій через банки.

2.7 Уніфікована система фінансової документації

Система документації, використовувана для організації фінансових взаємовідносин суб'єктів економіки.

2.8 Уніфікована система звітно-статистичної документації

Система документації, використовувана для вирішення завдань державної статистики й одержання статистичної інформації.

2.9 Уніфікована система планової документації

Система документації, використовувана для вирішення завдань прогнозування і планування розвитку економіки.

2.10 Уніфікована система цінової документації

Система документації, використовувана для вирішення завдань аналізу цін і ціноутворення.

2.11 Уніфікована система ресурсної документації

Система документації, використовувана для вирішення завдань управління ресурсами.

2.12 Уніфікована система торговельної документації

Система документації, використовувана для вирішення завдань управління торгівлею.

2.13 Уніфікована система зовнішньоторговельної документації

Система документації, використовувана для вирішення завдань зовнішньоторговельної діяльності.

2.14 Уніфікована система документації з праці, соціальних питань і соціального захисту населення

Система документації, використовувана для вирішення завдань управління трудовими ресурсами і соціальним захистом.

2.15 Уніфікована система документації з бухгалтерського обліку

Система документації, використовувана для вирішення завдань бухгалтерського обліку бюджетних і госпрозрахункових установ і організацій.

2.16 Уніфікована система документації з Пенсійного фонду

Система документації, використовувана для вирішення завдань пенсійного забезпечення.

2.17 Уніфікована система словниково-довідкової документації

Система документації, використовувана для вирішення завдань керування інформаційною базою та її складовими елементами (бази даних, уніфіковані форми документів, інформаційні потоки, техніко-економічні показники тощо).

2.18 Уніфікована форма документа (УФД)

Сукупність реквізитів, установлених відповідно до завдань, що підлягають вирішенню у певній сфері діяльності і розташованих у визначеному порядку на носії інформації.

Документи з моменту їх складання або одержання від інших підприємств і організацій до передачі в архів на зберігання проходять певний шлях., який називається документооборотом. Тобто, документооборот – це рух документів в процесі їх поточного використання і бухгалтерського опрацювання від моменту складання або одержання від інших підприємств і організацій до передачі на зберігання в архів після запису в облікові реєстри.

Для забезпечення своєчасного та якісного обліку необхідно організувати таку систему складання й опрацювання документів, яка б забезпечувала прискорення документообороту.

.Графік документообороту оформляється у вигляді схеми або переліку робіт по складанню, перевірці і опрацюванню документів, які виконуються кожним підрозділом підприємства, а також усіма виконавцями з визначенням їх взаємозв’язку і строків виконання робіт. Кожному виконавцю видається виписка з графіка, в якій наводиться перелік документів, що відносяться до функціональних обов’язків виконавця, строки їх подання і підрозділи підприємства, в які передаються ці документи.

Всі первинні документи, що складаються матеріально-відповідальними особами або керівниками підрозділів на стадії надання послуг та технологічного процесу виготовлення та реалізації продукції підприємствами готельно-ресторанного господарства надходять до бухгалтерії у чітко встановлені терміни, де проходять облікову обробку. У кінці декади, місяця, кварталу керівники підрозділів складають звіти (крім касового, який подається щоденно). На дату проведення інвентаризації складаються відомості та звіти, а журнали, книги і картки кількісно-сумового обліку подаються до архіву підприємства одразу ж після їх повного використання і зберігаються у відповідності з визначеними термінами.

Первинні документи, що пройшли обробку, бухгалтерські звіти і баланси підлягають обов’язковій передачі до архіву під відповідальність головного бухгалтера або призначеної ним особи. Організація правильного зберігання документів має велике значення. З часом може виникнути необхідність перевірки правильності самого обліку, законності здійснення господарських операцій, надання необхідних документів податковим, фінансовим, ревізійним, судово-слідчим органам для обґрунтування доказів та ін. Згідно з даними документів видають відповідні довідки окремим особам.

На папках з документами (що називаються справами) вказується найменування підприємства або організації, порядковий номер (код) синтетичного рахунка, номери документів («з № _ до № _ включно»), кількість документів та до якого звітного періоду вони належать (рік, місяць).

Термін зберігання документів, форм квитанцій регламентується «Переліком типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів», затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 р. № 578/5, та становить не менше 3-х років.

Статтею 6 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» передбачено, що якщо підприємство складає і зберігає первинні документи і реєстри бухгалтерського обліку на комп’ютері, то на вимогу інших учасників господарських операцій, а також правоохоронних органів і відповідних органів в межах їх повноважень підприємство зобов’язане за свій рахунок виготовити копії цих документів на папері.

Органи і службові особи, які мають доступ до документів і даних бухгалтерського обліку та звітності підприємства, несуть відповідальність за розголошення даних, що становлять комерційну таємницю, відповідно до чинного законодавства України. .