Принципы рационализации.
Реформирование организации направлено на совершенствование какой – либо деятельности, введение более эффективной организации какого – либо процесса, то есть на рационализацию.
Целями рационализации является повышение эффективности деятельности организации, которое может обеспечить: устойчивость развития организации; получение преимущества в конкуренции; расширение рынка сбыта; увеличение прибыли на инвестированный капитал; достижение социальной гармонии в коллективе.
При проведении изменений в организациях следует руководствоваться следующими принципами рационализации: последовательного подключения; всесторонности входной информации; всесторонности рекомендаций по рационализации; внутренней рационализации.
Содержание принципа последовательного подключения: " Философия преобразований в организации должна разрабатываться специалистами с сенсуальным типом мышления, основные направления преобразований – специалистами с иррациональным типом мышления, а непосредственное проектирование и осуществление преобразований – специалистами с рациональным типом мышления".
Сенсуализм – это познание реальности только через субъективное восприятие, чувство и ощущение. Работник с сенсуальным типом мышления может интуитивно определить не эффективность элементов организации и их связей.
Иррационализм – это познание реальности преимущественно через внемыслительные аспекты духовной жизни человека: волю; интуицию; инстинкты; воображение; озарение.
Рационализм предполагает усовершенствование и формирование более целесообразной организации по ранее разработанным алгоритмам, правилам и законам.
Принцип всесторонности входной информации формируется следующим образом: «Информация, поступающая от объекта рационализации, должна содержать сведения о ключевых элементах состояния и деятельности организации».
Перечень, построенный по принципу всесторонности информации, включает: общие сведения об организации; описание документооборота; сведения финансово- экономического характера; сведения о кадровой политике и системе повышения квалификации персонала; сведения об используемых информационных технологиях.
Сущность принципа всесторонности рекомендаций заключается в том, что рекомендации, выдаваемые организации, но рационализации ее деятельности и состояния должны затрачивать не только непосредственные объекты рационализации, но и объекты, соприкасающиеся с ними прямо или косвенно.
Следование принципу внутренней рационализации означает, что руководство организации должно стимулировать потребности и интересы работников для активизации рационализаторской деятельности.
Проектирование организационных систем.
Организационная система (ОС) представляет собой совокупность двух частей: механизма внутреннего функционирования и механизма отношения с внешней средой (рис. 1).
Механизм внутреннего функционирования включает элементы, необходимые для процесса управленческой и производственной деятельности: функциональные и организационные структуры; положения об отделах и службах; должностные инструкции; производственное оборудование; компьютерную и производственную технику; офисную мебель; сети связи и систему документооборота. Механизм отношений с внешней средой включает элементы, необходимые для формирования благоприятного делового поля внешних отношений компании – законодательные акты, договоренности, контракты, соглашения и т.п. ОС можно представить как работающую компанию, гармонично вписавшуюся во внешнюю среду. В практической деятельности применяются два принципа использования указанных выше механизмов: принцип последовательности и принцип параллельности.
Рис. 1 Состав организационной системы
Принцип последовательности. ”Для действующих компаний корректировка механизма внутреннего функционирования должна осуществляться после определения тенденций изменения механизма отношений с внешней средой”.
Изменение механизма отношений компании с внешней средой может носить устойчивый и неустойчивый характер. При установлении тенденций устойчивых изменений, механизм внутреннего функционирования компании следует оперативно корректировать в допустимом диапазоне изменений. В случае неустойчивого характера изменений параметров внешней среды, необходимо либо подождать некоторое время, либо использовать экономико-математические методы для их анализа, например, методы аппроксимации, массового обслуживания и др.
Принцип параллельности. ”Для новых компаний необходимо проектировать механизм внутреннего функционирования и механизм отношений с внешней средой одновременно”.
Создание компаний может носить разрешительный или заявительный характер. При разрешительном характере главную роль играет государственный орган регистрации товариществ или обществ. Он осуществляет строгий контроль за соблюдением законодательно установленных правил, ограничений, сроков.
При заявительном характере главную роль играет желание гражданина или организации создать новую компанию или реорганизовать старую. Регистрационный государственный орган лишь фиксирует определенный набор документов. В РФ действует разрешительный характер создания компаний. Существуют государственная и муниципальная регистрационные Палаты. Успешная регистрация компании еще не гарантирует успешной деятельности, трудности начинаются с первого же дня его деятельности. Необходимо предварительно задуматься и рассчитать основные параметры будущей организации, определить ее место в местном, региональном или мировом разделении труда. Это нужно для того, чтобы впоследствии не пришлось тратить много времени и денег на исправления допущенных ошибок. Поэтому задача проектирования организационной системы является весьма важной для компании. Разработка ОС – это многоплановый процесс с участием различных специалистов (по управленческим и технологическим вопросам, по системотехнике и информации, по финансам и экономике, по юридическим вопросам, маркетингу).
Процесс создания ОС включает три стадии:
Предпроектная. Проведение научно-исследовательских работ (НИР), разработка технико-экономического обоснования (ТЭО) и технического задания (ТЗ) на создание ОС;
Проектирование. Разработка технического и рабочего проектов с включением современных информационных технологий;
Ввод в эксплуатацию. Выполнение монтажно-наладочных работ, опытную эксплуатацию и приемо-сдаточные испытания ОС.
Перечисленные стадии включают набор конкретных работ (табл. 1)