1.3. Можно ли осуществлять регистрацию документов на компьютере? Какие компьютерные программы можно использовать для регистрации и быстрого поиска зарегистрированных документов? а.Стукач.

Порядок регистрации документов в делопроизводстве определен Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организаций, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 №4 (далее - Инструкция по делопроизводству). Согласно данному нормативному правовому акту регистрация и электронных, и бумажных документов должна осуществляться в одинаковом порядке – в единых регистрационно-контрольных формах. Подобные формы могут представлять собой:

• традиционные бумажные журналы;

• бумажные регистрационно-контрольные карточки;

• регистрационно-контрольные формы в автоматизированной системе ДОУ (далее - АСДОУ).

Таким образом, Инструкция по делопроизводству допускает для регистрации документов использовать не только традиционные, но и автоматизированные (электронные) регистрационно-контрольные формы. Вместе с тем использование автоматизированной регистрации документов не во всех случаях может соответствовать требования Инструкции по делопроизводству.

Во-первых, допуская регистрацию документов в электронной форме, Инструкция по делопроизводству определяет, что для этого должны использоваться не просто отдельные электронные регистрационно-контрольные форму, а комплексная АСДОУ. Вышеназванный нормативный правовой акт не поясняет, какие программно-технические средства можно отнести к категории АСДОУ, однако исходя из практики применения данного понятия можно сделать вывод, что к АСДОУ обычно относятся программные продукты, реализующие все (либо ключевые) функции производства: регистрацию, контроль исполнения, учет, хранения (документов в электронном виде или отсканированных образов бумажных документов) и т.д. В настоящее время такие системы нередко называют системами электронного документооборота (далее-СЭД).

Во-вторых, согласно п.230 Инструкции по делопроизводству регистрационно-учетные данные о документах и связи между ними и самими документами должны сохраняться в неизменном и доступном для воспроизведения и восприятия человеческом виде. Это означает что должна обеспечиваться гарантия «читаемости», а так же подлинности и неизменности создаваемых регистрационно-учетных данных о документах на протяжении установленного срока хранения таких данных (по аналогии с самими документами или бумажными журналами).

С учетом сказанного выше правомерность использования для регистрации документов таких программ, как, например, MS Excel или MS Access оказывается под вопросом, поскольку подобное программное обеспечения нельзя к категории и неизменности создаваемых регистрационно-учетных данных о документах. В этом контексте хочется отметить, что современные СЭД, как правило, позволяют путем необходимой настройки прав доступа гарантировать подлинность и целостность хранимых в такой системе документов и регистрационных учетных данных о них.

Среди основных СЭД, представленных в настоящее время на рынке Беларуси, позволяющих автоматизировать регистрацию документов и иные делопроизводственные процессы. Можно отметить следующие: «Дело», «Канцлер», « РЕКОРД», «DIRECTUM Bel».

Помимо указанных выше проблем применения автоматизированной регистации документов существует также проблема обеспечения длительного хранения регистрационно-учетных сведений о документах, фиксируемых в электронной форме. Дело в том, что для отдельных категорий регистрационно-контрольных форм законодательством Республики Беларусь по делопроизводству установлены длительные сроки хранения. Например, регистрационно-контрольные формы, в которых регистрируются приказы о приеме, переводе и увольнении работников, должны храниться не менее 75 лет, а формы, в которых регистрируются приказы по основной деятельности, - постоянно (в негосударственных организация и организациях – источниках комплектования государственных архивов) либо 10 лет ( в иных государственных организациях).

Компьютерные технологии развиваются стремительными темпами, и зачастую в течение всего нескольких лет происходит смена поколений программного и технического обеспечения. В результате этого возрастает вероятность того, что информация из баз данных, в которых хранятся регистрационно-учетные и иные сведения о документах, станет недоступна (не будет возможности ее воспроизвести), а так же появляется риск невозможности миграции этих сведений в новые базы данных, в том числе на новой аппаратной платформе. Автору этих строк самому приходилось наблюдать ситуацию, когда некоторые организации сталкивались с невозможностью переноса данных из внедренных в середине 1990-х годов регистрационно-учетных баз данных в более новые и удобные программные комплексы и базы данных на новыйх аппаратных платформах. В подобной ситуации организациям приходится либо вручную переносить все данные в новую базу, либо отказываться от ее внедрения и продолжать пользоваться старой программой (базой данных) в надежде, что компьютер, на который была установлена эта база, не сломается, а сама база данных будет доступна в прежнем режиме.

С учетом указанной проблемы полный отказ от бумажных носителей для регистрации документов вызывает сомнения. Полагаем, что как минимум в отношении электронных регистрационно-учетных форм, подлежащих длительному хранению, целесообразно применять следующий порядок: на протяжении делопроизводственного года следует периодически распечатывать сведения о зарегистрированных документах, формируя, таким образом, эталонный массив данных на бумаге. Подобная практика позволяет создавать определённую гарантию неизменности регистрационно-учетных данных о документах, а так же в большей степени гарантировать сохранность и доступность регистрационно-учетых сведений в длительной перспективе. Такая распечатка данных может осуществляться:

С определенной периодичностью (например, раз в день, раз в неделю, раз в месяц);

По мере накопления данных (например, по мере накопления данных для распечатки листе формата А4).

Листы с распечатываемыми данными следует формировать в отдельное дело, оформляемое по установленным делопроизводственными правилам, с присвоением ему индекса присвоенного в номенклатуре дел соответствующей электронной регистрационно-контрольной форме.

В случае если вы задумались не столько об электронной регистрации, столько о создании эффективной справочно-поисковой системы по документам, а так же системы автоматизации контроля исполнения документов то здесь законодательство по делопроизводство не устанавливает жесткие рамки с точки зрения обеспечения подлинности и целостности сведений, хранимых в таких системах, допуская использование различных инструментов. Это обусловлено тем, что инструменты поиска и контроля исполнения документов обычно предназначены лишь для внутренних нужд организации и, как правило, не используются в доказательных целях при взаимодействии со сторонними организациями и государственными органами.

В случае если организация посчитает нецелесообразным приобретение дорогостоящей АСДОУ (СЭД) лишь для оптимизации поиска и контроля исполнения документов, для этих целей может быть использовано широко распространенное програное обеспечение, например, уже упомянутые выше MS Excel или MS Acces. Такие компьютерные программы могут позволить упростить поиск регистрационно-контрольных данных о документах, автоматически создавать в соответствии с заданными критериями выборки по исполнителям или видам документов, формировать сводки контроля исполнения и т.д.

В завершение хотелось бы отметить, что Инструкцией по делопроизводству определены примерные формы регистрационных журналов и карточек, которые можно доработать (дополнить нужными графами) под свои нужды, в том числе при создании электронных регистрационно-контрольных форм.