Лекція

Тема: Системи управління базами даних. СУБД Access. Основні поняття і терміни. Формування бази даних.

План.

1. Основні поняття і терміни.

2. Робота в СУБД Access:

1. Основні можливості.

2. Початок роботи в Access.

3. Об’єкти бази даних.

4. Створення таблиць (Конструктор).

5. Збереження таблиць.

6. Заповнення таблиці даними (записами).

7. Внесення змін у структуру таблиці.

8. Створення таблиць (Майстер).

9. Створення таблиць шляхом введення даних.

10. Робота з таблицями.

1. Встановлення зв’язків між таблицями.

Основні поняття і терміни.

Трудова діяльність людини постійно пов’язана зі сприйняттям і накопиченням інформації. Поняття інформації зазвичай пов’язують з передачею повідомлення, з отриманням нових відомостей про предмет, який вивчається

Інформація – це сукупність даних, які взяті з навколишнього середовища, видаються в навколишнє середовище або зберігаються всередині інформаційної системи

Дані – це подана у формалізованому вигляді конкретна інформація про об’єкти предметної області, їх властивості і взаємодії.

Інформаційна система –це сукупність інформаційних масивів, технічних, програмних і мовних засобів, які необхідні для збирання, зберігання, обробки, аналізу, передачі і видачі даних на запити користувачів.

Запит – це формалізоване повідомлення , яке надходить на вхід інформаційної системи, містить умову на пошук даних і вказівку на те, що необхідно робити із знайденими даними.

Збережена інформація зберігається в базах даних.

База даних (БД) – це пойменована сукупність даних (файл), об’єднаних в єдине ціле та організованих за певними правилами опису, збереження і маніпулювання даними.

Файл бази даних зберігається в зовнішній пам’яті комп’ютера, змінюється в разі потреби та неодноразово використовується для одержання необхідної інформації. Телефонний довідник – чудовий приклад бази даних.

Як і будь-який файл даних, БД складається із записів, які діляться на поля.

Запис є найменшою одиницею обміну даними між оперативною і зовнішньою пам’яттю, а поле – найменшою одиницею обробки даних.

Організація бази даних відрізняється від організації звичайного файла тим, що:

• опис полів запису зберігається разом з даними;

• для підвищення ефективності роботи з БД застосовують спеціальні пошукові структури;

В операційних системах, у середовищі яких функціонує база даних, як правило, не передбачається спеціальних засобів для створення і обробки БД. Тому необхідний спеціальний комплекс програм, які б забезпечили автоматизацію всіх операцій, пов’язаних з розв’язанням цих задач. Такий комплекс програм дістав назву системи управління базами даних. (СУБД)

СУБД – це сукупність програм і мовних засобів, призначених для створення, ведення і використання баз даних

Найпопулярнішими серед розмаїття СУБД є такі:

• dBase компанії Ashton Tate;

• Paradox компанії Borland;

• Fox Pro компанії Software;

• Clipper та ін.

Кожна з цих СУБД має кілька версій. Найвідомішими серед них є Access (фірма Microsoft) та Paradox 7 for Windows 95 (фірма Borland).

У комп’ютерній базі даних інформація подається у вигляді таблиці, дуже подібної до електронної таблиці Excel

Відомості про студентів, які навчаються у вищому навчальному закладі.

№ пор.	Прізвище	Ім’я	По батькові	№ залікової книжки	Група	Дата народження
1	Єкимов	Олег	Павлович	99102	111	01.01.80
2	Морозов	Герман	Леонідович	99231	111	15.03.81
3	Артемов	Віктор	Іванович	99044	112	17.08.80
...	...	....	...	...	...	...
n	Шевченко	Андрій	Іванович	99076	118	11.01.80

Назви колонок таблиці називають іменами полів, а самі колонки – полями. Рядки даних називають записами.

У таблиці „Прізвище”, „Група” – імена полів, а Морозов Герман Леонідович, 99231, 111, 15.03.81 – один із багатьох записів.

Бази даних з використанням двовимірних таблиць називають реляційними (relation – відношення) базами даних.

При створенні нової бази даних можна виділити такі етапи роботи в СУБД:

• Побудова моделі даних предметної області, внаслідок чого на підстав основних документів предметної області розробляється інформаційно-логічна модель даних.

• Визначення структури бази даних, коли на основі розробленої інформаційної моделі проводиться проектування структури таблиць відповідно до реквізитів різних документів, тобто визначається склад полів таблиць, у тому числі ключових.

• Конструювання таблиць фізично у ПК.

• Створення схеми зв’язків між таблицями на основі розробленої на першому етапі інформаційно-логічної схеми бази даних.

• Введення даних у таблиці, оскільки під час введення може виникнути необхідність модифікувати структуру таблиці (змінити склад атрибутів (атрибут – дані одного стовпця), тип полів, формат даних тощо).

• Ведення бази даних, що передбачає проведення операцій для підтримки бази даних в актуальному стані, тобто виконання таких дій:

  • доповнення бази даних новими таблицями;

  • вилучення таблиць уразі їх непотрібності;

  • зміну записів, тобто коректування у разі необхідності.

Субд Access

Microsoft Access – система управління реляційними базами даних, призначена для роботи в ОС Windows. За допомогою Access можна розв’язувати такі задачі:

• розбивати дані на логічно пов’язані частини;

• вводити, змінювати і знаходити потрібні дані;

• знаходити підмножини даних за заданими умовами;

• створювати форми і звіти;

• автоматизувати виконання стандартних задач;

• вставляти рисунки до форм і звітів;

• створювати власні, готові до роботи з базою даних програми, які містять меню, діалогові вікна і командні кнопки.

Початок роботи в Access.

Завантаження Пуск/Програми/Microsoft Access.

Початкове вікно програми має такий вигляд. Після завантаження програми користувач повинен вибрати один з варіантів:

• відкрити раніше створену і збережену базу даних (открытие файла);

• створити нову базу даних (создание Новая база даных);

• створити нову базу даних за допомогою шаблону.

Вибравши варіант Новая база даних і клацнувши по кнопці ОК можна перейти до створення файла пустої бази даних.

Для цього у вікні Файл новой базы данних потрібно вибрати папку розміщення бази, ввести ім’я для створюваного файла і клацнути по кнопці Создать.

Якщо початкове вікно не виводиться то можна перейти до створення БД, вибравши команду Файл/Создать (див. попередній малюнок). Створеному файлу надається розширення .dbf.

Вікно файла бази даних

Після створення файла розкривається вікно пустої бази даних. В цьому вікні в лівій частині видно перелік об’єктів з якими можна працювати у базі даних: таблицы, запросы, формы, отчеты, страницы, макросы, модули, группы.

Перший об'єкт, який створюється у порожній базі даних це таблиця.

Створення нової таблиці.

Перед створенням таблиці треба детально продумати її структуру. Структура таблиці визначає її „шапку”. Вона містить: ім’я поля, тип даних та формат або розмір даних. Ще структура містить необов’язковий розділ Описание . Опис полів необов’язковий , але в деяких випадках дуже зручний, оскільки зміст цього опису з’являється в рядку стану, коли курсор знаходиться на полі. Бажано спочатку створити структуру таблиці на папері з формою:

Ім’я поля	Тип даних	Розмір або формат даних

Ім’я поля – це назва стовпця майбутньої таблиці. Воно може мати довжину до 64 символів і містити алфавітні і цифрові символи за винятком крапок, знака оклику та квадратних дужок. У таблиці не може бути двох полів з однаковими іменами.

Тип даних – визначає формалізований вид інформації яка буде зберігатися в даному полі. Наприклад, якщо ви опишете поле як Дата/Время, Access не дасть змоги ввести в це поле текст. Коли ви вказуєте тип даних поля Access знає не лише дані, які можуть зберігатися в цьому полі, а й скільки місця для них потрібно зарезервувати: для змінної типу Дата/Время необхідно 8 байт пам’яті; для тексту – 1 байт пам’яті для кожного символу. На основі типу даних Access також визначає типи операцій, можливих для цього поля.