1.3.Контроллинг в системе •управления персоналом
Управление в целом направлено на поддержание динамичного соответствия внутренних1 подконтрольных ситуационных факторов открытой системы организации внешним ситуационным условиям. Способность к восприятию ситуации на уровне стратегического управления достигается благодаря системе внутреннего контроля, которая позволяет эффективно воздействовать на политику управления организацией, обеспечивать полноту и точность прохождения всей информации 6 производственно-хозяйственной и финансовой деятельности.
Управляемость организации достигается правильным и полным использованием таких управленческих функций, как планирование, организация и контроль на всех ее уровнях. Качество управленческого контроля обеспечивается посредством соответствия систем ситуационных условий методам достижения результата, соотношения стратегических и управленческих усилий; формирующих эффективность организации в целом:
Управление персоналом как элемент управленческих тёхнологий обеспечивает интеграцию элементов организации в систему, обеспечивающую эффективность всёй системы функционирования организации, максимальную реализацию вовлеченных ресурсов. Достижение целей Организации зависит от работы руководителей, специалистов и исполнителей, используемых ими технологий работы.
Система управленческих технологий является основой всевозможных управленческих концепций и специализированных технологий: управление качеством, контроллинг, управление человеческими ресурсами и др.
Система контроля включает:
• процедуры предварительного контроля: соответствие контрольным требованиям положений об организационных подразделениях, должностных обязанностей, целей, задач, плановых заданий;
• текущий контроль, который основывается на жестких установках и проводится путем отслеживания отклонений;
• формальные процедуры заключительного контроля (сопоставление результатов со стандартами и принятие необходимых корректирующих действий) Внутренний контроль за деятельностью отделов, служб, цехов, участков, бригад, филиалов и других внутрихозяйственных формирований проводится в организациях их руководителями, специалистами, штатными контролерами-ревизорами (аудиторами).
Реализация целей управления в системе внутреннего контроля может быть возложена на специальные контрольные подразделения — отделы (управления) внутреннего аудита, контрольно-ревизионные подразделения организации.
В зависимости от времени проведения контроль подразделяется на предварительный, текущий (оперативный) и последующий.
Предварительный контроль проводится до принятия управленческих решений и совершения хозяйственных операций и носит профилактический, упреждающий характер. Его субъектами могут быть внутрихозяйственные планы, бизнес-планы, проектно-сметная документация, документы на выдачу денежных средств и др. Его цель— предупредить незаконные действия должностных лиц, экономически нецелесообразные хозяйственные операции. Данный вид контроля полезен и необходим на всех уровнях управления, так как способствует предотвращению непроизводительных расходов, неправильного оформления документации, хозяйственных операций.
Текущий контроль организуется в процессе совершения различных управленческих решений и хозяйственных операций, поэтому его называют, еще и оперативным. Субъекты текущего контроля значительно более разнообразны, чем субъекты предварительного.
Последующий контроль осуществляется после претворения в жизнь управленческих решений. Количество объектов данного контроля определяется самим проверяющим, исходя из целей и задач проверки, затрат на его проведение и др. Последующий контроль применяется и при проведении ревизии, и при организации аудиторской проверки.
В зависимости от источников информации контроль подразделяется на документальный и фактический.
Документальный контроль предусматривает использование первичных документов для установления достоверности и законности совершения управленческих решений и хозяйственных операций.
Фактическим является контроль, при котором количественное и качественное состояния проверяемого объекта устанавливаются путем обследования, осмотра, обмера, пересчета, лабораторного анализа и других способов проверки фактического состояния объектов управления.
К функциям контроллинга, который в современных условиях определяют как «систему управления процессом достижения конечных целей и результатов деятельности фирмы, т.е. в экономическом отношении, с некоторой долей условности, как систему управления прибылью предприятия», относятся управленческий учет и планирование, контроль, координация и выработка рекомендаций для принятия управленческих решений.
Контроллинг в сфере управленческого учета и планирования предусматривает изучение управленческих возможностей: совершенствование управленческих технологий на уровне организации в целом и на уровне функциональных подразделений; эффективность стратегического и оперативного планирования; управление персоналом и контроль эффективности работ; оптимальность работы управленческого персонала и возможность сокращения управленческих затрат.
На уровне трудовых ресурсов и кадрового потенциала контролируются планирование трудовых ресурсов, обеспечение организации квалифицированными работниками; развитие системы оценки эффективности труда персонала; совершенствование оплаты и материального стимулирования труда; сокращение трудовых затрат, затрат на заработную плату при росте и эффективности работ.!
При контроле стратегического и оперативного планирования должны быть выявлены полученные результаты, их точность, время представления; ответственность за результаты по планированию в целом и по его элементам; полномочия и ресурсы планирования, вопросы взаимодействия.
Появление контроллинга на предприятиях связано с повышением нестабильности внешней среды, выдвигающей дополнительные требования к системе управления; увеличением скорости реакции на, изменения внешней среды; необходимостью непрерывного отслеживания изменений, происходящих во внутренней и внешней среде функционирования организации. Это можно объяснить также необходимостью продуманной системы действий по обеспечению выживаемости и избеганию кризисных ситуаций, усложнением систем управления организацией, необходимостью построения специальной системы информационного обеспечения управления.
Экономический смысл контроллинга — эффективное наблюдение и управление, которые невозможны без постановки целей и планирования мероприятий их реализации.
Основная цель контроллинга — ориентация управленческого процесса на повышение эффективности управленческой деятельности путем ее координации, информационной и консультационной поддержки управленческих решений, рационализации управленческого процесса.
Задача контроллинга — ориентировать руководство организации на принятие решений и реализацию необходимых действий посредством подготовки и предоставления необходимой управленческой информации (рис. 1.2).
Рис. 1.2. Схема осуществления контроллинга
Контроллинг представляет собой систему регулирования затрат и результатов деятельности, помогающую достигнуть цели организации, избежать неожиданностей и своевременно принять правильные управленческие решения. Через определенные промежутки времени заданные величины сравнивают с фактическим состоянием, определяя, не нужно ли вмешательство для достижения поставленной цели, и при обнаружении отклонений вносят коррективы, способствующие установлению равновесия.
Контроллинг занимает особое место в управлении организацией, связывая воедино функции учета, информационного обеспечения, контроля и координации, интегрируя и координируя их; это своеобразный механизм'саморегулирования, обеспечивающий обратную связь в системе управления.
Контроллинг может выполнять и функцию внутреннего контроля экономической работы его подразделений и органи-зации в целом. Поскольку за размеры доходов и затрат отвечают руководители различных служб и подразделений, то важнейшими объектами контроллинга становятся прибыль и «центры ответственности» — структурные подразделения, несущие ответственность за принимаемые решения в системе'управления-прибылью и принятием управленческих решений; руководители и сотрудники, которые ответственны за определенную долю в общем результате, видят конкретную цель,' имеют возможность проследить степень выполнения намеченного результата.
Важным направлением контроллинга является управление будущим для обеспечения длительного функционирования организации. Ориентация на будущее предусматривает решение узких мест, связана с поиском и нахождением недостатков в намеченных целях и задачах организации. Такие узкие места могут носить оперативный и стратегический характер. Оперативные узкие места экономического роста — дефицит лимитирующих ресурсов в достижении основных финансовых результатов,(прибыли, суммы покрытия и т.п.); стратегические узкие места — это глобальные проблемы на пути развития организации.
Классификация видов контроллинга представлена на рис. 1.3.
Измерение количественных показателей в контроллинге ориентируется на числовые данные учета затрат и сумм покрытия. Качественный контроллинг не только ориентируется на материальные факторы, но и строит управление на основе общей руководящей цели, на обеспечении долговременности функционирования и качественного роста, занимается не только управлением прибылью, но и управлением потенциалом.
Построение системы контроллинга требует соблюдения следующих условий: целевая ориентация; ориентация на результаты; согласованность и документальное отражение целей.
При определении системы показателей контроллинга следует соблюдать следующие требования:
• объем показателей должен быть ограничент.
• показатели должны содержать данные по всей организации в целом и ее подразделениям;
• выбранные показатели должны быть динамичными, перспективнымии сопоставимыми;
• показатели должны иметь характер раннего предупреждения.
Анализ подконтрольных показателей включает:
• сравнение нормативных и фактических значений с целью выявления отклонений;
• выявление причин и виновников отклонений;
• определение зависимости между полученными отклонениями и конечными результатами деятельности;
• анализ влияния полученных отклонений на конечные результаты.
Применение системы контроллинга нуждается в подготовительной работе, включающей дифференциацию видов затрат, определение второго уровня отчетности, организацию учета доходов и затрат, разработку годового плана, составление планов для отдельных подразделений, планирование в поквартальном разрезе, расчет основных показателей для калькуляции.
Цель контроллинга в системе управления персоналом организации — поддержка планирования, управления, контроля и информационного обеспечения всех мероприятий кадровой работы.
В качестве целей кадрового контроллинга выступают:
• поддержка кадрового планирования;
• обеспечение гарантии надежности и повышения качества информации о персонале;
• обеспечение координации в рамках функциональных подсистем системы управления персоналом;
• повышение гибкости в управлении персоналом посредством своевременного выявления недостатков и рисков в кадровой работе и .т:д. .
.Задачи кадрового контроллинга — создание кадровой информационной системы, анализ имеющейся информации с точки зрения ее значимости для кадровой службы.
Эти задачи могут детализироваться в проверке эффективности отдельных кадровых подсистем (функций); среди которых можно выделить:
1. Создание системы кадрового планирования и: контроля, включающей: выбор метода и процедур, определение порядка проведения планирования, определение основных требований по составлению плана и контроль за ним, определение внешних и внутренних предпосылок плана;
2. Создание кадровой информационной системы: определение потребности в информации, участие в создании системы информации о рабочих местах, участие в создании системы оценки кадров, иерархический анализ потребности в ин-; формации, определение получателей информации, оформление содержания кадровой отчетности.
3. Координация кадрового планирования: проведение обсуждений плана с руководителями экономических служб, проверка выполнения заданий плана, согласование кадрового планирования с другими планами организации.
4. Проведение исследований эффективности планов: контроль отклонений фактических показателей деятельности от плановых, подготовка рекомендаций для принятия управленческих решений.
5. Выполнение функций кадрового аудита: проверка применяемы Х В кадровом деле методов, моделей и процессов проверка способности ответственных сотрудников правильно использовать инструментарий кадрового управления,' проведение внутренних и внешних сравнительных оценок эффективности работы с кадрами. Идея контроллинга персонала — введение обоснованных плановых значений показателей по всем элементам системы управления персоналом, контроль отклонений которых выявляет узкие места.
Система контроллинга персонала должна охватывать:
мероприятия, направленные на выявление и учет результантов деятельности персонала организации;
мероприятия, направленные на оценку и сравнение результатов деятельности персонала организации;
.анализ и выводы о деятельности персонала организации; л мероприятия, направленные на оптимизацию подсистемы
контроллинга и повышение ее эффективности.
При. поддержке плановых заданий по управлению персоналом должны быть определены.
требуемые результаты, критерии их качества время представления;
лица, ответственные за результаты управления персоналом в.целом и по его направлениям;
полномочия и ресурсы;
взаимодействие выполнения работ по управлению персоналом.
Контроль плановых значений по всем элементам системы
управления персоналом, наличие хорошо поставленного учета показателей позволяют оперативно реагировать на изменяющиеся ситуации. Анализ показателей контроллинга персонала и наличие обоснованных нормативов предоставляют возможность отслеживать ситуацию как в краткосрочном, так и в долгосрочном периоде.:
ВЫВОДЫ
1. Организация — это, с одной стороны, совокупность предметов и средств; труда, а с другой — совокупность людей, объединенных для производства товаров или услуг. Эффективность общей деятельности в равной степени зависит от труда каждого из участников.
2. Общая цель организации образует фундамент для разработки стратегии развития И установления важнейших функциональных подсистем. Ни одна организация не сможет сформироваться и тем более существовать без определения своей цели того, ради чего данная организация формируется и будет действовать в дальнейшем.
3. Управление персоналом как элемент управленческих технологий обеспечивает эффективность усилий всех работников организации, всей системы ее функционирования, направленных на достижение конечного результата.
4. Суть аудита сводится к диагностике причин возникающих в организации проблем, оценке их важности и возможностям разрешения; разработке конкретных рекомендаций для организации.
5. Управленческий аудит — это изучение деловых операций с целью выработки рекомендации по экономичному и эффективному использованию ресурсов, достижению конечного результата и выработке политики организации. Аудит персонала является частью управленческого аудита и применяется для повышения эффективности системы принятия управленческих решений и контроля эффективности системы управления, персоналом.
6. Контроллинг по всем элементам системы управления персоналом нацелен на учет и контроль за затратами на персонал и их оптимизацию. Он позволяет оперативно реагировать на изменения ситуации, вносить поправки и отслеживать ситуацию в. краткосрочном и долгосрочном периодах.
ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОПРОВЕРКИ
1. Что такое организация и каковы ее основные элементы?
2. Каковы основные цели организации и из каких блоков, она состоит?
3. Что такое миссия организации?
4. Каковы основные типы организационных структур управления организацией?
5. Из каких этапов состоит выбор стратегии и какие приемы применяются при ее разработке?
6. Какие показатели характеризуют качество и оценку, персонала?
7. Что такое аудит, управленческий аудит, аудит персонала?
8. Каковы основные направления аудиторской деятельности и с какой целью проводится аудит?
9. В чем особенности управленческого аудита и каковы его основные этапы проведения?
10. В чем особенности диагностики кадровой работы?
11. Что является объектом и предметом аудита персонала?
12. Каковы основные задачи аудита персонала?
13. Каковы направления и уровни проведения аудита персонала?
14. На какие виды подразделяется контроль в зависимости от времени проведения и источников информации?
15. Чем можно объяснить появление контроллинга насовременных предприятиях?
16. Каковы основные цели и задачи контроллинга?
17. Какое место занимает контроллинг в системе управления организацией.?
18. Каковы основные виды контроллинга?
19. В чем заключается цель контроллинга в системе управления персоналом?
ТЕСТОВЫЕ ЗАДАНИЯ
(подчеркните правильный ответ)
1. Объектом аудита персонала является:
1.Экономическая служба предприятия
2. Служба управления персоналом
3. Трудовой коллектив (персонал) организации
4.Менеджмент предприятия
5. Эффективность системы управления персоналом
2. Основными задачами аудита персонала являются:
1. Выявление проблем в области управления персоналом
2. Оптимизация затрат на управление персоналом
3. Расчет необходимой численности персонала
4. -Подбор и отбор персонала
5. Установление соответствия кадровой политики требованиям законодательства
3. Основными направлениями аудита персонала являются:
1. Социологические
2. Организационно-технологические
3. Социально-психологические
4. Статистические
5. Экономические
4. Регулирование аудиторской деятельности осуществляется при помощи:
1. Стандартизации процессов проверки
2. Государственных законодательных актов
3. Аудиторского консультирования
4. Аудиторских стандартов.-
5. Основополагающим элементом системы контроллинга на предприятии является:
1. Внутренний аудит
2. Управленческий учет '
3. Управленческий контроль
4. Стратегический аудит
6. Элементами системы внутреннего контроля экономических субъектов являются:
1. Управленческий контроль
2. Ситуация на внешнем рынке труда
3. Внутренний аудит
4. Оценка наличия ресурсов.
5. Стратегический аудит
7. Способ проведения специальных наблюдений за системой управления персоналом и кадровыми процессами называется:
1. Контроллинг персонала
2. Аудит персонала
3. Экспертиза персонала
4. Мониторинг персонала
5. Анализ кадровой политики
8. Функциями контроллинга являются:
1. Контроль и координация
2. Регулирование аудиторской деятельности
3. - Управленческий учет и планирование
4. Проведение экспертизы
5. Выработка рекомендаций для принятия управленческих решений
9. Информация, поставляемая системой контроллинга, должна отвечать следующим требованиям:
1. Достоверность
2. Полезность
3. Независимость
4. Экономичность ,
5. Регулярность