2.4 Описание бизнес - процесса работы ооо «Сервис-тв»

Многие российские компании разработали и используют в своей деятельности регламентирующие документы, часть из которых является процессными регламентами и представляет не что иное как текстовое описание бизнес-процессов.

При восприятии и анализе текстовой информации человеческий мозг раскладывает ее на ряд образов, на что уходит дополнительно время и умственные усилия. Поэтому при использовании текстового описания бизнес-процессов производительность и качество решений по оптимизации деятельности оставляют желать лучшего, что особенно сильно проявляется, когда решение принимается группой людей.

В свое время специалисты по информационным технологиям разработали более структурированный подход к описанию бизнес-процессов. Ими было предложено разбить бизнес-процесс по ячейкам структурированной таблицы, в которой каждый столбец и строчка имеют определенное значение. информационный автоматизированный база данные

Данную таблицу читать более просто, из нее легче понять, кто за что отвечает, в какой последовательности в бизнес-процессе выполняются работы, и соответственно бизнес-процесс проще проанализировать. Табличная форма описания бизнес-процессов более эффективна по сравнению с текстовой и в настоящее время активно применяется специалистами по информационным технологиям для описания бизнес-процессов в приложении к задачам автоматизации.

Применяться при описании бизнес-процессов графические подходы. Признано, что графические методы обладают наибольшей эффективностью при решении задач связанных с описанием, анализом и оптимизацией деятельности компании. [5, с. 224]

После описания окружения бизнес-процесса наступает очередь описания его внутренней структуры. При вертикальном описании были показаны работы, из которых бизнес-процесс состоит. На этапе горизонтального описания описываются взаимодействия между работами, включая материальные и информационные потоки.

В настоящее время существует несколько десятков подходов, или стандартов, описания бизнес-процессов — ARIS, IDEF0 и др. При этом перед людьми, желающими освоить навыки описания и оптимизации бизнес-процессов, часто встает трудная задача: разобраться во всем этом многообразии и принять окончательное решение о том, какой стандарт в данной ситуации использовать.

Кажущаяся на первый взгляд сложность описания бизнес-процессов преувеличена. Классическая технология описания бизнес-процессов, которая была разработана на заре рождения процессных технологий управления, достаточно проста и состоит всего лишь из двух стандартов описания бизнес-процессов — DFD и WFD. Большинство других современных стандартов, несмотря на другие названия, представляют разновидности и дополнения двух классических подходов DFD и WFD.

Согласно классическому подходу стандарт DFD, который расшифровывается как Data Flow Diagram, представляет собой диаграмму потоков данных, которая используется для описания бизнес-процессов верхнего уровня. В свою очередь стандарт WFD расшифровывается как Work Flow Diagram и представляет собой диаграмму потоков работ, которая используется для описания бизнес-процессов нижнего уровня. У диаграммы потоков работ имеется и другое название — диаграмма алгоритмов. [6, с.118]

Итак, рассмотрим процессы предприятия ООО «Сервис-ТВ» в г. Лысьва, посредством создания диаграмм декомпозиции.

Основная деятельность данного центра заключается в предоставлении характерных услуг заказчикам, контроль за эффективностью осуществляется как самим офисом, т.е. сотрудниками, так головным центром. Так результатом деятельности копании является созданный рекламный продукт, а также отчетность о не выполненных заказах. И все эти процессы регулируются определенным законодательством. Данное описание можно представить в виде определенной модели данных [Приложение 1].

Более широкое представление о деятельности организации, после того как поступил заказ от клиента отображено на следующем этапе декомпозированной диаграммы [Приложение 2]. Данное взаимодействие также можно представить в виде таблицы (Рис.2), но без учета внешних факторов и выходящих процессов деятельности.

Рис. 2 «Схема взаимодействия отделов»

На диаграмме [Приложение 3] представлена работа отдела по работе с клиентами, работа менеджера – оформление, обработка и учет заказов. Данный процесс в организации представляет собой личное или посредством коммуникаций (электронная почта, телефон) общение менеджера с заказчиком. Менеджер оформляет заказ, заключая договор и фиксируя его лишь ведения отчетности в бухгалтерской деятельности. Заключенные договора хранятся лишь в бумажном виде, что несет за собой определенный риск.

Затем менеджер обрабатывает заказ, ведя дополнительную документацию для организации, и получает подтверждение у исполнительного директора на его реализацию после чего, заказ отправляется на реализацию. Клиенты организации фиксируются лишь при заключении договора, но не фиксируется их число обращение за услугами предприятия.

Рассмотрев процесс оформления заказов в организации – общий вывод, что много многие процессы фиксируются и учитываются в деятельности, посредством документооборота. Это усложняет деятельность менеджера, на что тратится лишнее время и труд персонала.

На диаграмме «Средства распространения рекламы» [Приложение 4] отображено определение каналов и методов распространения рекламы и прикладные процессы к этому.

Ознакомившись с процессами работы организации с клиентами, выявлена необходимость автоматизации процессов: учета клиентов компании, оформление заказов и отчетная деятельность.