8.2 Методи аналізу виконання проекту

Одним із найважливіших елементів контрольного циклу є аналіз перебігу виконання проекту. Раніше найпоширенішим був аналіз відхилень, який проводився за формулою:

(7.1)

де — відхилення показника;

— фактичний рівень показника;

— запланований рівень показника.

Найчастіше визначались відхилення:

• фактичної дати початку від запланованої;

• фактичної дати кінця від запланованої;

• фактичної тривалості виконання від запланованої;

• фактичних витрат від запланованих;

• фактичної трудомісткості від запланованої;

• фактичних затрат підрозділу від запланованих;

• фактичного відсотка завершення від запланованого.

Наприклад, на певну дату планові витрати за проектом станов­лять 480 тис. грн., а фактичні — 510 тис. грн., тобто відхилення — 30 тис. грн. Але це не дає нам інформації про те, чи є затрати на виконаний обсяг вищими або нижчими від запланованих; якими будуть кінцеві витрати на проект; як іде виконання робіт стосовно планового графіка; яким буде ймовірний час завершення проекту.

Порівнянням цих показників за наведеною методикою визна­чають відсоток виконання, проте дуже часто ці оцінки є нереаліс­тичними і ненадійними.

Підсумовуючи, можна виокремити такі недоліки цього методу:

• аналізує минуле і не спрямований у майбутнє;

• не визначає рівня виконання чітко і просто;

• недостатньо гнучкий і чутливий, аби визначити проблему на ранній стадії;

• неефективно використовує усі наявні дані;

• визначення відсотка виконання має високий ступінь суб'єк­тивності й ненадійності;

• не визначає тренди;

• не інтегрує календарне планування і плани витрат, тому змішуються ефекти відхилень у часі й витратах та їх взаємодія;

• не структурований і не персоніфікований, аби сприяти інди­відуальній звітності й відповідальності.

Щоб запобігти цим недолікам, у сучасному управлінні проек­тами широко застосовують метод скоригованого бюджету (earned value), який базується на обчисленні планового, скориго­ваного і фактичного бюджетів виконання проекту. Скоригований бюджет — це планові витрати, що їх обчислено на фактично виконаний на певну дату обсяг робіт.

Розгляньмо на прикладі, як обчислюється та оцінюється виконан­ня проекту за цим методом. Нехай після закінчення першого тижня виконання проекту менеджер проекту отримав таку інформацію: за планом за 1-й тиждень проектна команда мала виконати 80 % обсягів певної роботи, яка коштує 800 грн. Фактично було зроблено 70 % цієї роботи і витрачено при цьому 680 грн.

За планом на кінець 1-го тижня бюджет складав:

де — плановий бюджет на певну дату;

— плановий бюджет на весь проект (або роботу);

— запланований обсяг робіт на певну дату, %;

— фактичний бюджет на певну дату (береться зі звіту);

— скоригований бюджет на певну дату;

— фактичний обсяг виконаних робіт на певну дату, % (бе­реться зі звіту).

Бюджет усього проекту становить 2400 грн., термін виконан­ня — чотири тижні. Оцінюємо хід виконання проекту стосовно бюджету за допомогою коефіцієнта по витратах К_в:

Тобто з кожної реально витраченої гривні за планом члени команди мали витратити лише 0,824 грн. Якщо такі тенденції збережуться і надалі, то за прогнозом вартість усього проекту становитиме:

де — прогнозна оцінка вартості усього проекту.

Як бачимо, перевищення бюджету проекту може становити 513 грн.

Оцінка своєчасності виконання проекту ведеться за відповід­ним коефіцієнтом :

Знайдений рівень свідчить про наявність відставання у проект­них термінах, яке може призвести до того, що виконання всього проекту затягнеться і за прогнозом вимагатиме 4,8 тижня:

де — прогнозні терміни виконання проекту.

Крім аналітичного, ці дані можна використати для графічного аналізу проекту за допомогою так званих S-подібних кривих (рис. 8.3).

Як бачимо з графіка, якщо тенденції, що спостерігаються піс­ля завершення першого тижня проектних робіт, матимуть місце, то бюджет за проектом буде перевищено на 513 грн., а терміни збільшаться майже на тиждень.

Рис. 8.3. – Визначення показників виконання проекту за допомогою S-подібних кривих