4.Зустріч ділових партнерів
Підготовка до проведення комерційних переговорів полягає в плануванні проведення їх та в організації прийому партнерів.
Планування переговорів здійснюється, як правило, їх ініціатором і охоплює перелік питань, які потрібно вирішити до початку проведення переговорів: підготовка і попереднє планування змісту переговорів;
-розробка пропозицій для обговорення на переговорах;
-визначення проблем і потреб клієнта;
-одержання підтвердження від клієнта про те, що він дійсно має такі потреби;
-розробка системи доказів того, що продукція чи послуги підприємства - ініціатора можуть вирішити проблеми і задовольнити потреби клієнта;
- узагальнення вигідності пропонованих зв'язків ;
-аналіз і контроль підготовки переговорів.
Після розробки такого плану майбутніх комерційних переговорів потрібно узгодити з партнером строки і програму візиту його представників в організацію (фірму), представником якої ви є. Таке узгодження здійснюється обміном листами чи факсами.
До візиту представників партнера з переговорів потрібно підготуватися, забезпечивши зустріч представників партнера з переговорів в аеропорту чи на вокзалі, супроводження їх до готелю, допомогу у вирішенні побутових проблем та ін. Якщо правельно створити комфортну атмосферу, то можна дуже вигідно заявити про себе перед іноземцями та вітчизняними партнерами з переговорів.
Доцільно також наперед потурбуватися про те, щоб прибулих привітно зустріли біля входу, провели до зручної приймальні, запропонували зняти верхній одяг, випити чашку кави чи чаю.
Якщо на столі поставлена попільничка, це є сигналом, що палити можна, однак перш ніж запалити, потрібно попросити дозволу у присутніх жінок. Якщо попільнички на столі немає, палити не можна. У цьому випадку потрібно підготувати приміщення для любителів цигарок, однак палити можна тільки під час перерви в переговорах.
Необхідно також привести в належний вигляд кімнату для переговорів. У ній має бути чисто, не душно і не шумно. Стільці та крісла повинні бути зручними і не стояти проти вікон: може заважати сонячне світло чи відволікати вуличний пейзаж. У будь-якому випадку гостям пропонують самим вибрати для себе місця.
Якщо в кімнаті для переговорів є телефон, потрібно його на час переговорів відключити. Усе має сприяти спокійній розмові, щоб партнери могли розмовляти без перешкод і не відволікатися. На вхідні двері доцільно повісити табличку «Не заходити, відбуваються переговори».
До моменту прибуття гостей уся група, яка бере участь у переговорах, повинна бути в зборі. Погане враження справляють господарі, які у присутності гостей продовжують обговорювати свої справи, входять, виходять, навіть вибачаючись.
Переговори починаються із взаємного знайомства, яке доцільно провести усно з одночасним обміном візитками між всіма учасниками. Візитки гостей потрібно покласти перед собою і прикласти максимум зусиль, щоб запам'ятати, кому яка належить. Необхідно правильно вимовляти імена і прізвища гостей. Якщо є сумніви, наприклад, щодо наголосу, то це потрібно уточнити у гостей, повторити вголос і потім не допускати помилок.
Для того щоб розмова відбувалася невимушено, необхідно почати її з дружнього привітання і фраз загального характеру (наприклад, чи влаштовують гостей умови проживання в готелі). Дайте партнерам досить часу на обдумування своїх відповідей, особливо якщо ви з'ясовуєте їхню думку.
На початковій стадії переговорів потрібно спонукати партнера викласти наявну у нього інформацію та охарактеризувати існуючі проблеми. Це дасть змогу на наступних етапах переговорів домовитися про найбільш придатні для партнера умови і вигоди від укладеної угоди.