Функции отдела снабжения

На крупных и средних предприятиях пищевой промышленности функции снабжения осуществляет специальный отдел. На небольших предприятиях их выполняют отдельные работники или группы в составе хозяйственного отдела предприятия. В производственных объединениях и на комбинатах на головном предприятии организована централизованная служба снабжения, а в филиалах и на производствах созданы группы снабжения для обеспечения цехов материалами и сырьем.

Организационная структура отдела снабжения зависит от типа производства, его масштабов, номенклатуры потребляемых сырья и материалов, степени кооперирования с другими предприятиями, наличия транспортных путей и территориального размещения предприятий и других факторов.

Главной функцией отдела сырьевого и материально-технического снабжения является приобретение сырья и материальных ресурсов для обеспечения ими предприятия и его подразделений.

Для рациональной организации обеспечения предприятий пищевой промышленности сырьем и материальными ресурсами необходимо:

1. Своевременно подать точно просчитанный заказ на закупку сырья и материальных ресурсов и правильно выбрать поставщика;

2. Осуществлять контроль времени выполнения заказа (с учетом необходимого времени упреждения);

3. Осуществлять контроль процесса поставок закупленных сырья и материальных ресурсов (уточнение, корректировка заказа, сроков фактических поставок и т.д.).

Для правильного и точного определения объема и ассортимента закупок, эффективного функционирования отдела снабжения любого предприятия нужна полная информация о том, какая продукция будет производиться и какое сырье и материальные ресурсы необходимы для ее производства.

Чем точнее рассчитывается потребность в сырье и материалах, тем выше уровень организации и тем меньше должна быть величина тсраховых запасов и возможное отклонение от программы.

Существует несколько методов определения потребности в сырье и материалах. Основные из них:

1. Метод прямого счета (на основе норм расхода сырья и материалов и производственной программы выпуска продукции);

2. Методы корреляционно-регрессионного анализа;

3. Методы экспоненциального сглаживания;

4. Эвристические методы (исходя из опыта работников).

На основе полученных данных о требуемом ассортименте и количестве сырья и материалов происходит процесс организации закупок, состоящий из следующих этапов:

1. Этап сбора информации. На этом этапе происходит изучение каталогов, журналов, справочников, получение информации о репутации поставщиков; о качестве и ценах на сырье и материалы отдельных поставщиков, их платежеспособности, местах расположения складов, с которых осуществляется отгрузка сырья и материалов; сравнение качеств сырья и материалов поставщиков с качеством сырья и материалов, имеющихся на рынке.

2. Этап анализа собственных потребностей и возможностей поставщиков. На этом этапе предстоит решить вопрос: все ли сырье и материалы следует закупать. Возможно, некоторые виды сырья и полуфабрикатов целесообразно изготовить на собственном предприятии.

3. Этап выбора стратегии закупок. Стратегия закупок, как правило, зависит от вида закупаемого сырья, материалов, производимой продукции, типа производства, наличия складских помещений, оборотных средств, сезонности работы предприятия поставщика и производителя.

Выделяют 4 основных стратегии закупок:

1. Оптовые закупки крупных партий сырья и материалов. Предполагают поставку сырья большой партией за один раз. При этом предприятие-потребитель имеет гарантию поставки всей партии, торговые скидки, простоту в оформлении минимального количества документов. Однако данная стратегия закупок сырья предполагает наличие у покупателя значительных складских площадей и требует большого количества оборотных средств, оборачиваемость которых замедляется.

2. Регулярные закупки мелкими партиями. Предполагают покупку партий сырья определенного размера в течение некоторого периода времени. При этом заказ подается сразу на всю партию сырья, предполагаемую к закупке и оговаривается период, в течение которого сырье поставляется. По мере поступления сырья оно оплачивается, что ускоряет оборачиваемость капитала, а также происходит экономия складских помещений. В то же время, если предприятие-потребитель сырья неверно рассчитало объем необходимой к заказу партии, то в случае заказа избыточного количества сырья оно все же подлежит оплате вне зависимости от объема действительного использования.

3. Периодические закупки по котировочным ведомостям. Применяется при закупке дешевых и быстро используемых видов сырья. Как правило, это либо ежедневные, либо ежемесячные закупки. При выборе этой стратегии минимизируются запасы сырья на складе, сокращаются запасы на складирование и хранения, ускоряется оборачиваемость оборотных средств, обеспечивается своевременность поставок. Однако, недостатком является ежедневная или ежемесячная подготовка котировочных ведомостей, включающих полный перечень закупаемого сырья и материалов, их количество, находящееся на складе и требуемое количество (табл. ).

Таблица

Ежедневная котировочная ведомость

Наименование	Количество сырья	Требуемое количе-	Цены поставщика, руб./ед.
сырья, материалов	(материалов) на складе	ство сырья (материалов)	П1	П2	П3	П4	. . .	Пn
1. Краситель А, л	5,0	100	150	…	…	…	…	…
2. Заменитель сахара, кг	20,0	25,0	120	…	…	…	…	…

4. Закупки сырья и материалов по мере необходимости. Эта стратегия схожа со второй – регулярные закупки мелкими партиями, на заказанный объем поставок является приблизительным. В течение оговоренного периода поставщик должен заранее узнавать, какой объем сырья и в какое время требуется предприятию. При этом оплачивается только поставленное количество сырья, а после истечения срока контракта заказчик не обязан принимать и оплачивать сырье и материалы, которые предположительно должны быть поставлены. В этом случае также происходит ускорение оборачиваемости капитала. Однако, такая стратегия не всегда устраивает продавца сырья и материалов в связи с отсутствием твердых обязательств по покупке определенного количества сырья (материалов).

При определении метода закупок сырья и материалов может использоваться как одна какая-либо стратегия, так и их комбинация.

4. Этап выбора поставщика. С учетом выше рассчитанных данных (о требуемом количестве и ассортименте закупаемого сырья и материалов, стратегии закупок) происходит выбор поставщиков. При этом анализируются стоимость приобретения сырья, материалов, возможные скидки, качество обслуживания, сроки выполнения заказов и т.д.

При работе с поставщиками рекомендуется соблюдать следующие принципы:

• обращаться с поставщиками также, как с покупателями своей продукции;

• на деле проявлять общность взаимных интересов;

• знакомить поставщика со своими планами и проблемами; быть в курсе его деловых операций;

• учитывать в деловой практике интересы поставщика и проявлять готовность помочь ему в случае возникновения у него сложностей;

• соблюдать принятые на себя обязательства;

• стремиться к поддержанию стабильных деловых контактов с поставщиками.

5. Этап оформления заказов. В настоящее время договор с поставщиком оформляется на стандартном бланке, который должен включать: название документа; порядковый номер; название и адрес покупателя; ответственность и санкции за невыполнение заказа; дату; наименование и адрес поставщика; сроки поставки и количество поставляемого товара; описание товара; адрес поставки; цены товаров; банковские реквизиты.

6. Этап контроля, осуществляемый постоянно или путем выборочных проверок, результатами которых могут быть корректировки стратегии.

7. Этап анализа хода осуществления стратегии. Здесь оценивается правильность выбранной стратегии, ошибки.

8. Этап корректировки. На основе найденных ошибок осуществляется корректировка стратегии закупок в будущем.