4. Документы по подготовке импортной сделки.

При подготовке импортной внешнеторговой сделки необходимо оформить ряд документов:

1) Заказ — это коммерческий документ, в котором покупатель подроб­но указывает все необходимые условия для изготовления или подго­товки заказываемого товара, а также все существенные элементы, не­обходимые для заключения внешнеторговой сделки.

Практикуется выдача заказов постоянным контрагентам, с которы­ми уже существуют торговые отношения в условиях постоянства цен, спокойной конъюнктуры рынка.

Покупатель может в качестве приложения к заказу направить экс­портеру спецификацию с уточнением условий поставки: инструкциями по упаковке и маркировке, информацию по поставке и распределению документов. Заказчик может указать количество и размеры частич­ных поставок. В случае если поставка товара будет поручена фирме - экспедитору, то следует указать наименование фирмы-экспедитора, адрес, номер телефона и телекс, средство транспорта, если известно наименование перевозчика.

2) Запрос — это документ, выдаваемый стороной, заинтересованной в покупке указанных в нем товаров, уточняющий некоторые желатель­ные условия, касающиеся поставки, адресуемый будущему поставщику с целью получения предложения.

Одной из главных целей запросов является получение от фирм-экспортеров конкурентных предложений. От намерений сторон и, прежде всего лица, которое делает запрос, зависит определение, озна­чает ли такой запрос приглашение к заключению договора или это уже оферта. Обычно запрос является лишь приглашением к заключению договора. В этом случае лицо, которому адресован запрос, делает пред­ложение, а отправитель запроса решает, принять его или отклонить. Запрос может содержать все элементы оферты и юридически квали­фицироваться как таковая. Следует при этом отметить, что решающим здесь является намерение стороны, которая делает запрос. При этом важно, чтобы запросы направлялись действительно конкурирующим фирмам. Цена на запрашиваемый товар в запросе не указывается, ее просят указать в предложении. В предложении обычно просят назвать меньшее количество товара, с тем, чтобы при переговорах получить скидку на объем товара.

В запросе обычно указывается точное наименование нужного товара, его количество, сорт, качество и более подробная информация о товаре.

Запрос рассылается нескольким фирмам с целью получения кон­кретных предложений. Не следует в запросе указывать о срочности по­ставки — это предмет переговоров. Коммерчески неправильно рассы­лать очень много запросов, а также неоднократно запрашивать одного и того же поставщика. В запросе также может быть сказано, до какой даты покупатель будет ждать предложения.

Из полученных предложений выбирается коммерчески наиболее выгодное. При этом подсчитываются все «за» и «против». Предло­жения, не полностью совпадающие с условием запроса, отбрасыва­ются. Переговоры по согласованию условий рекомендуется вести с 2-3 фирмами, приславшими лучшие условия. Только конкуренция между ними позволяет получить оптимальные условия.

3) Заявка на инструкции по поставке — это документ, выдаваемый по­ставщиком с просьбой к покупателю сообщать инструкции в отноше­нии поставки заказанных товаров.

4) Письмо о намерениях — это документ, при помощи которого покупа­тель информирует продавца о принятии в принципе его предложения и намерении начать переговоры о заключении контракта. Это пригла­шение к переговорам.

Заключению контрактов купли-продажи предшествует преддого­ворной период, в течение которого ведутся предварительные перего­воры. Эти переговоры могут вестись путем переписки, личных встреч и по телефону. В преддоговорной период обычно составляется проект договора, в котором учитывается фактическая договоренность, до­стигнутая сторонами.

В международной коммерческой практике применяются различные способы заключения экспортно-импортных сделок, а именно: подпи­сание контракта контрагентами, акцепт покупателем твердой оферты продавца, акцепт продавцом контроферты покупателя, подтвержде­ние продавцом заказа, сделанного покупателем.