Лекція № 11

ТЕМА: АВТОМАТИЗАЦІЯ ОБЛІКУ ФІНАНСОВО –

РОЗРАХУНКОВИХ ОПЕРАЦІЙ

План

1. Загальна побудова та організація автоматизованого розв’язування задач з обліку коштів фінансово – розрахункових операцій.

2. Інформаційне забезпечення.

3. Організація технологічного процесу обробки інформації з обліку коштів фінансово – розрахункових операцій в умовах функціонування АРМ.

Література:

1. В.Ф.Ситник. Основи інформаційних систем – Київ : кнеу, 1997р

2. Ф.Ф.Бутинець . Інформаційні системи Бухгалтерського обліку. – Житомир : пп «Рута», 2002 р. Стор 411-418

3. О.В. Клименко. Інформаційні системи і технології в обліку. –Київ, «Центр учбової літератури», 2008 р. стор 241-256

В процесі діяльності під-ва виникають ситуації, які постійно потребують готівки

для проведення миттєвих розрахунків з клієнтами, для оплати деяких витрат, для виплати заробітної плати персоналу .

Для здійснення розрахунків готівками кожна організація повинна мати касу та вести касову книгу по встановленій формі.

Готівка може потрапляти в касу під-ва з обслуговуючого банку, від покупців чи інших обставин.

Видача готівки під звіт , як правило здійснюється з каси умові повного розрахунку даної підзвітної особи по раніше виданим підзвітним сумам. Готівка видається під звід робітникам організації пов’язаними зі службовими відрядженнями в межах сум встановлених окремими постановами КМ, а також на поточні промислово-господарські потреби.

Особи, які отримують готівку під звіт, повинні пред’явити в бухгалтерію підприємства звіт про використання сум.

Основні документи якими оформлюють надходження і вибуття готівки з каси підприємства, є прибуткові і видаткові касові ордери.

Для обліку наявності і руху грошових коштів в типовій конфігурації використовується рахунок 30 ”Каса” В розрізі субрахунків 301 “Каса в національній валюті” та 302 “Каса в іноземній валюті” в розрізі субконто “Наші грошові рахунки” типа довідника “Рахунки нашої фірми.

Прибутковий касовий ордер.

Надходження готівки в касу оформлюється прибутковим касовим ордерами, підписані гол. бухгалтерами, або уповноваженою ним особою.

Для автоматичного оформлення операцій, які пов’язані з надходженням готівки в касу під-ва в типовій конфігурацій передбачений документ “Прибутковий касовий ордер”.

Прибутковий касовий ордер може регіструвати кілька різних по смислу і по різниці відображаються в обліку операцій. Реквізити “Вид операції” екранної форми документа може приймати одно з наступних значень:

• “надходження грошей з підзвіту” – надходження в касу грошей від підзвітної особи.

В цьому випадку візьмемо рахунок 372”Розрахунки з підзвітними особами”;

• “Оплата замовлення покупцям” – надходження грошей від покупця за уже

відвантажений товар або в разі передоплати по рахунку-фактурі. Використовується рахунок 36 “Розрахунки з покупцями і замовниками”;

• “Надходження грошей з банку” – надходження грошей з одного із рахунків в банку.

• Кореспондуючий рахунок-“31”.

• “Інші операції” – надходження грошей в касу з будь-якого іншого джерела, кореспондуючий рахунок може бути будь-яким.

В групі “Каса” потрібно вказати касу з довідника “Рахунки нашої фірми” та наступний номер для наступного ордеру. Програма веде автоматичну нумерацію документів прибуткових і видаткових , за замовчуванням пропонує наступний № . За допомогою кнопки можна продивитись в інформаційній строчці поточний залишок в касі.

Г рупа “Аналітика, перша подія” містить реквізити для вибору кореспондуючого бух рахунку, аналітику по ньому та по ПДВ. При отриманні грошей від підзвітної особи реквізити “Субконто” буде пропонувати вибір з довідника “ Співробітники”, при отриманні грошей з банку – з довідника “рахунок нашої фірми”, в інших випадках – з довідника “ Контрагенти”. В разі отримання грошей від покупця необхідно вибрати замовлення яке оплачується. Для вибору замовлення пропонується кнопку При натисканні на неї відкривається журнал “Відбір замовлення по контрагенту” в ньому будуть відібрані лише замовлення вказані в реквізиті “Субконто” покупця. Подвійне натискання по строчці з замовленням приведе до вибору замовлення в реквізиті “Замовлення”. Після цього вікно журналу можна закрити і продовжити заповнення ордеру.

Суми попереднього відвантаження можуть буди розраховані автоматично або в ручну в діалоговій формі документа. Для вводу суми і ПДВ попереднього відвантаження потрібно ввімкнути папірець “Вказати суму відвантаження в ручну” сума вказується в валюті вибраної каси з ПДВ. Для операцій в валюті відмінній від гривні, не вказують ПДВ, така оплата не дозволена поточним законодавством.

Реквізит групи “Валові доходи/витрати” може приймати значення “+” – віднести операції до валових доходів, “-“ віднести операції до валових витрат, “0” не доходи не витрати. В реквізиті “Субконто” вказується аналітика рахунку обліку валових доходів (витрат).

Вид надходження грошей встановлюється шляхом підбору відповідного елемента з запропонованого списку в реквізиті “Вид надходження грошей”.

У деяких випадках “Прибутковий ордер” не повинен формувати бухгалтерські проводки. Наприклад, у випадку отримання грошових коштів з розрахункового рахунку проводку можуть бути сформовані документом “Банківська виписка”, тому проведення ордера призведе до подвоєння сум в обліку. Для того, щоб уникнути подібних ситуацій, слугує прапорець “тільки зареєструвати”.

Реквізити “основание”, “приложение”, “по документу”, “касир” використовують для формування печатної форми документа.

За допомогою опцій кнопки “Печать” можна або отримати печатну форму документа, або здійснити занесення ордера в бланк суворої звітності.

“Видатковий касовий ордер” повністю аналогічній “Прибутковому ордеру”, має ті ж реквізити, але в обліку відображається за допомогою проводок протилежну операцію – видаток грошей.

Касова книга.

Всі надходження і видатки враховують в касовій книзі.

Кожне підприємство, яке має касу , веде тільки одну касову книгу , яка має бути пронумерована , і опломбована сургучною або мастичною печаткою . Кількість листів у касовій книзі закріпляється підписами керівника й головного бухгалтера даного підприємства.

Записи у касову книгу робляться касиром одразу ж після отримання або видачі грошей по кожному ордеру. Крім того кожного дня в кінці робочого дня касир підраховує підсумок за день, виводить залишок грошей на наступне число і передає в бухгалтерію в якості звіту касира другий відривний лист (копію записів в касовій книзі за день) з прибутковими і видатковими касовими документами під розписку в касовій книзі.

Для формування звіту по касовим операціям в типовій формі конфігурації призначено звіт “Касова книга”. Відмитим, що даний звіт формується на основі проводок з рахунком 30 “Каса”.

Для складання звіту слід обрати пункт “Касова книга” в меню “Звіти” головного меню в формі вводу вказати період (дату), за яку необхідно сформувати звіт, № листа касової книги і каси, для якої буде сформований справжній звіт.

Відмітимо, що при завданні довільного періоду формування звіту він буде сформований на кожен касовий день окремим аркушем касової книги.

Каса вибирається з довідника “Рахунок нашої фірми” так можна отримати касову книгу для кожної каси окремо, наприклад, для каси в гривнях, для каси в доларах і т д . Якщо реквізити в “Касі” діалогової форми запиту залишити не заповненим, то звіт сформується по всім касам в гривневому покритті.

В формі запиту параметрів звіту можливо також виявити останнього аркуша касової книги: буде це звичайний аркуш, останній листок в місяці чи в році. Крім того якщо в якості періоду формування вибраний один день, до додатково, можна вказати суму, виплаченої з каси організації, на зарплату.

Для формування звіту необхідно натиснути кнопку “ОК” або кнопку “Сформувати”.

Сформований звіт відкривається у вигляді табличного документа, який потім може бути викликаний в друк. При використанні кнопки “ОК” після формування вікна форми настройки параметрів звітів закривається. При використанні кнопки “Сформувати” вікно залишається відкритими, що дозволяє змінити параметри звіту і сформувати інший звіт.

Сформований звіт буде мати залишки на початок дати по 30 рахунку по вибраній касі (або по всім касам фірми), всі проводки по 30 рахунку по вибраній касі за цю дату, а також кінцеві обороти і залишки на кінець дня.

Коли курсор миші виводиться в виді лупи (на строках звіту), при натисканні кнопки Enter або подвійне натискання кнопки миші на екран видаються відповідні операції для перегляду і редагування, при цьому курсор автоматично встановлюється на вибрану проводку на вікні операцій.

Розрахунки з підзвітними особами.

Підзвітними особами вважаються працівники підприємства, які отримували авансом готівку з каси підприємства на операційні і господарські потреби або витрати на відрядження.

Видача готівки під звіт на витрати по відрядженню здійснюються в межах сум, які видаються підзвітним особам на ці цілі.

Видача готівки під звіт на адміністративно-господарські потреби здійснюються, як правило на основі записки підзвітної особи, в якій вказується ціль витрат, строки і вказуються суми. Цільове призначення виданої під звіт готівки фіксується в авансовому звіті підзвітної особи, до якого прикладаються різні виправ дальні документи (чеки, квитанції, білети). По складу витрат визначає кореспондуючі рахунки і підводить підсумки розрахунків з підзвітними особами.

В типовій конфігурації обліку розрахунків с підзвітними особами ведеться на активно пасивному рахунку 2ого рівня 372 “Розрахунки з підзвітними особами” в розрізі субрахунків 372.1 “Розрахунки з підзвітними особами в національній валюті” 372.2 “Розрахунки з підзвітними особами в іноземній валюті”. Для субрахунку 372.2 в плані рахунків встановлено признак ведення валютного рахунку, аналітичний облік ведеться в розрізі субконто “Співробітники”.

Факт видачі готівки під звіт регіструється в типовій формі конфігурації документів “Видатковий касовий ордер”. Повернення невикористаної готівки підзвітною особою в касу організації оформлюється за допомогою документа “прибутковий касовий ордер”.