5. Відділ організації діловодства

Архівний відділ Солом’янської районної в місті Києві державної адміністрації є структурним підрозділом апарату Солом’янської районної в м. Києві державної адміністрації, підпорядкований голові адміністрації та заступнику голови з організаційних та кадрових питань - керівнику апарату. Базується на Конституції України, законом Про Національний архівний фонд та архівні установи та інших нормативно-правових актів України, прийнятих відповідно до нього. Державну політику у сфері архівної справи і діловодства визначає Верховна Рада України, а також Кабінет Міністрів України та інші органи виконавчої влади.

Він знаходиться поза межами Солом’янської райдержадміністрації за адресою Повітрофлотський пр-т, 17А . Наразі начальником відділу є Жига Людмила Олексіївна.

Завданням архівного відділу є забезпечення реалізації державної політики у сфері архівної справи і діловодства, здійснення управління архівної справою і діловодством на території Солом’янського району м. Києва.

Працівники архівного відділу призначаються на посаду та звільняються з посади головою адміністрації за поданням начальника загального відділу. Структура цього відділу і чисельність його працівників затверджується головою районної в м. Києві державної адміністрації.

Згідно з Положенням про архівний відділ Солом’янської районної в місті Києві державної адміністрації відповідно до покладених на нього завдань відділ здійснює такі функції:

• забезпечує у межах своїх повноважень захист прав і законних інтересів фізичних та юридичних осіб;

• надає адміністративну послугу з надання архівних довідок та копій документів, які зберігаються в архівному відділі та іншим шляхом задовольняє запити фізичних і юридичних осіб;

• здійснює державний контроль за дотриманням в органах державної влади, на підприємствах, в установах та організаціях району, незалежно від форми власності, законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, за дотриманням строків зберігання архівних документів, вимог щодо умов їх зберігання, порядку ведення обліку та доступу до них, надає зазначеним підрозділам і службам методичну допомогу в організації діловодства та зберігання документів;

• координує діяльність підприємств, установ та організацій усіх форм власності, які розташовані на території району, з питань архівної справи та діловодства;

• складає, і за погодженням з Державним архівом м. Києва подає для затвердження в установленому порядку проекти державних цільових програм, затверджує плани розвитку архівної справи в районі, забезпечує їх виконання;

• організовує роботу з укомплектування, зберігання, обліку та використання архівних документів: документів Національного архівного фонду, переданих відділу органами державної влади, підприємствами, установами та організаціями, незалежно від форм власності та об’єднаннями громадян, які діють (діяли) на території району; документів особового походження; фотодокументів та аудіовізуальних документів, що мають значення для вивчення історії району; друкованих, ілюстративних та інших матеріалів, що використовуються для довідково-інформаційної роботи; облікових документів і довідкового апарату до них;

• інформує Державний архів м. Києва про виявлення документів, що не мають власника або власник яких невідомий, а також про здійснення продажу документів Національного архівного фонду з метою реалізації переважного права держави на їх придбання;

• подає адміністрації пропозиції щодо складу підприємств, установ та організацій району, документи яких надходять на державне зберігання;

• перевіряє роботу архівних підрозділів і служб діловодства;

• надає консультативно – методичну допомогу та роз'яснення фізичним та юридичним особам, структурним підрозділам адміністрації стосовно архівної справи;

• веде зведений облік архівних документів (органів державної влади, підприємств, установ та організацій району), що знаходяться на зберігання в архівному відділі адміністрації, подає належні відомості про ці документи до Державного архіву м. Києва;

• передає до Державного архіву м. Києва у визначені ним терміни документи та довідковий апарат до них для постійного зберігання;

• створює і вдосконалює довідковий апарат до документів Національного архівного фонду;

• здійснює організаційно - технічне забезпечення діяльності експертної комісії з проведення попередньої експертизи цінності архівних документів Солом'янської районної в місті Києві державної

адміністрації.