6.5. Выставочный менеджер и характер требований к нему

В выставочном менеджменте сегодня нужны профессиональные менеджеры, руководители и управляющие, так как этот бизнес теперь представляет собой очень важную часть общественной жизни. Этот бизнес для успешного ведения должен возглавляться лидерами, преданными делу и обществу, в котором они живут и работают. «Кто-то может сомневаться, - пишет управляющий выставочного центра Гонконга К. Уоллас, что сегодня выставочная деятельность для многих не просто работа, а скорее призвание, и даже образ жизни».

Мы живем в мире быстро меняющейся моды и привычек, - когда стало в порядке вещей ежедневное появление технических и культурных новшеств, когда экономика и торговля постоянно переживают взлеты и падения. В такой ситуации организация форумов и выставочных проектов является достаточно рискованным мероприятием, как для их устроителей, так и для инвесторов. Поэтому роль руководителя выставочных программ сегодня резко возросла. Сегодня одна из наиболее существенных тенденций в выставочном бизнесе - резко возрастающая значимость роли и влияния его руководителей. Хорошо, если они ранее уже зарекомендовали себя в других областях индустрии, сталкиваясь с решением сходных проблем. Но, прежде всего, они должны обладать определенным опытом именно в этом бизнесе.

Он предлагает три важнейшие предпосылки для успешного проведения массовых мероприятий, напрямую связанные с уровнем профессионализма работников:

• достаточный уровень знаний и опыта руководящего звена;

• постоянное повышение квалификации работников;

• активная творческая работа каждого менеджера.

Если спросить, каким бы хотелось вам видеть современного руководителя выставочного дела? Ответ на поставленный вопрос будет однозначным - «лучшим». Потому что практически любое дело должно претендовать на звание лучшего, в соответствии с его основными целями и задачами. И эта характеристика должна постоянно звучать эхом в голове менеджера и отражаться в каждом его решении и в каждом действии.

Проведение выставочного мероприятия - это, прежде всего, предоставление услуг. А общая задача каждого мероприятия - ориентироваться на запросы потребителей. Значит, все служащие должны знать, что ждут потребители (участники и посетители выставки) от данного мероприятия и уметь довести его до необходимого уровня, стараясь максимально оправдать и даже превосходя их ожидания.

Необходимо осознавать также, что клиенты могут иметь разные запросы, потребности и желания. В процессе подготовки и проведения выставки необходимо выработать эффективные пути построения первоначального диалога с участниками и посетителями, для выяснения и понимания их проблем, чтобы затем решать их.

Выставочному персоналу, и, в первую очередь, руководителю (администратору, менеджеру), необходимо соблюдать разумную степень гибкости, поскольку недостаток ее может подорвать сотрудничество с клиентом или партнером. И все-таки наиболее важным залогом успеха дела является искусство эффективного управления персоналом и ресурсами. Не все владеют им в полной мере. Эксперты по менеджменту приводят неутешительную статистику: 80% людей в свои 30 лет не обладают организаторскими способностями. А на долю настоящих, прирожденных руководителей приходится всего лишь 20% населения 30 -40 летнего возраста. Такие личности в большой цене, и они должны использоваться как можно эффективнее. Кроме высокого коэффициента интеллекта (IQ), коэффициента эмоциональности (EQ), они должны держать высокий уровень качества общения (SQ), т.е. проявлять такие черты характера, которые располагают к себе собеседников. При этом им нужно постоянно развивать свои личностные качества: самосознание, саморегуляцию, мотивацию, эмпатию; постоянно обогащать свой социальный опыт.

Основная задача хорошего руководителя заключается в том, чтобы собрать сплоченную команду, члены которой «болеют» за успех дела также как и он сам. Он должен найти стратегически верный компромисс во всех вопросах, касающихся выполнения главной задачи.

Хороший менеджер - прагматичен, сдержан, обладает аналитическим умом, но хороший руководитель отличается от него еще и чувством интуиции и способностями предвидения.

Поэтому именно менеджер, развивающий в себе эти способности, чаще других становится руководителем (топ-менеджером).

Менеджер может научить и мотивировать. Но руководитель, кроме того, может (по крайней мере, должен уметь) вдохновить и заинтересовать. Менеджер может быть хорошим исполнителем, но лишь руководитель может наделить его определенными полномочиями.

От решений руководителей во многом зависит успех всего дела.

Многие считают удачное решение случайным делом. Им кажется, что успешное решение открылось как озарение, как «вспышка сознания». Хотя это не так. На самом деле это результат длительного сознательного и подсознательного процесса анализа информации, итерации уровней знания ситуации и варьирования логикой до того, как будет поставлена окончательная точка.

Другие руководители приходят к какому-то определенному выводу, изучая мнения и точки зрения коллектива своих специалистов, т.е. практикуют выработку решений путем коллективного обсуждения проблемы, проведения специальных совещаний, иногда прибегая к «мозговым атакам». Но и здесь успех не всегда гарантирован. Потому что есть другие составляющие творческого процесса.

Наиболее удачные решения рождаются, когда обе крайности (интеллектуальное творчество руководителя и различные мнения специалистов или экспертов) синтезируются в едином информационно-аналитическом процессе. Потому что необходимо принимать во внимание все составляющие выработки решения: собственную логику рассуждений, критические высказывания, неожиданные, но веские чужие аргументы, альтернативные предложения, мнение меньшинства и т.п.

Современный менеджмент требует, чтобы лидер был профессионалом и в кризисном менеджменте.

Современные форумы и выставки постоянно используются для организации визитов и выступлений известных личностей, членов правительств и администраций, деятелей высокого ранга из политики или бизнеса. А сегодня их присутствие вызывает интерес не только у рядовой публики и СМИ, но и у «протестных групп», лоббистов и «групп давления». Именно возможная публичная демонстрация негативных отношений, ненужные публичные выступления и реакции, проявления общественного протеста на массовых мероприятиях требуют кризисного менеджмента, включая экспертное прогнозирование, планирование действий персонала и меры предупреждения ЧП в местах проведения мероприятий. Поэтому сегодня в прямые обязанности главного администратора выставки должно входить предусмотрение всех целесообразных мер избежания или разрешения критических ситуаций на всех этапах проведения мероприятия. Если появились признаки конфликтной ситуации и тем более, если таковая возникала, требуется обеспечить быстрое устранение проблемы.

Если возникает кризисная ситуация, именно директор или главный администратор должен иметь дело с «горячими изданиями», «эмоциональными редакциями» радио и телевидения. Поэтому директор (администратор) выставки должен быть всегда готов оказать положительное воздействие на прессу и делать это уверенно и четко. Он должен встречаться с прессой и публикой, представляя факты спокойно и уверенно, в пределах компетенции и здравого смысла прокомментировать событие, а с учетом возможных осложнений даже честно признать недостатки, если это сможет стать наиболее приемлемым путем разрешения кризисной ситуации.

Задания для самостоятельной работы

1. Компетенция №1: Определение эффективности выставочно-ярмарочной деятельности.

1. Определите, участие в какой выставке будет наиболее эффективно для определенного предприятия, производящего и реализующего конкретный вид продукции. Обоснуйте свой выбор.

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

2. Проанализируйте историю участия конкретного предприятия в выставках и ярмарках с точки зрения эффективности этого участия. С чем связано изменение эффективности участия данного предприятия в выставочно-ярмарочной деятельности.

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

2. Компетенция №2: Вычисление затрат и проведение ценообразования выставочной деятельности.

1. Составьте список основных затрат, необходимых для проведения выставки определенного предприятия.

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

2. Составьте алгоритм ценообразования для участия в конкретной выставке.

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

3. Компетенция №3: Планирование организации обслуживания участников и посетителей выставок.

1. Определить необходимые действия для планирования организации обслуживания участников выставки.

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

2. Определить необходимые действия для планирования организации обслуживания посетителей выставки.

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Глоссарий

№ п/п	Новое понятие	Содержание
1.	Творческий процесс	поиск и нахождение лучшего способа, лучшей формы, лучшего варианта показа
2.	Выставка	способ визуального оповещения (информирования) о чем-либо новом, лучшем или редком, а также способ установления человеческих контактов для достижения каких-либо целей
3.	Связи с общественностью (паблик рилейшнз)	отношения, связи с общественностью; искусство и наука достижения гармонии организации, учреждения, социальной группы, личности с общественностью
4.	Интегрированные маркетинговые коммуникации (ИМК)	новый способ понимания целого, которое нам видится составленным из таких отдельных частей, как реклама, связи с общественностью, стимулирование сбыта, материально-техническое снабжение, организация взаимоотношений с сотрудниками и т. д.
5.	Маркетинговые коммуникации	процесс передачи целевой аудитории собранной и обобщенной информации о товаре
6.	Язык выставочной практики	язык, обеспечивающий достаточную степень взаимопонимания оперирующих им субъектов
7.	Ярмарка	международная экономическая выставка образцов, которая независимо от ее наименования в соответствии с обычаями страны, на территории которой она проводится, представляет собой крупный рынок товаров широкого потребления и/или оборудования, действует в установленные сроки в течение ограниченного периода времени в одном и том же месте и на которой экспонентам разрешается представлять образцы своей продукции для заключения торговых сделок в национальном и международном масштабах
8.	Экспозиция	размещение в определенной системе материала для показа зрителям
9.	Выставочная деятельность	комплексный инструмент, позволяющий одновременно и рекламировать свою продукцию, и знакомиться с партнерами и конкурентами, и оценивать состояние рынка, и позиционировать (определять свое место в современном рынке), и устанавливать новые контакты
10.	Пресс-релиз	письменная форма информирования СМИ о деятельности фирмы
11.	Пресс-конференция	встреча представителей фирмы с журналистами, в ходе которой журналисты получают информацию по вопросу, обозначенному в повестке дня
12.	Медиа-сообщения	сообщения, направляемые получателям через газеты, журналы, радио и телевидение
13.	Коммуникационный менеджмент	целенаправленная деятельность по обеспечению надежного функционирования коммуникационных процессов в пространстве и времени, системообразующий (по отношению объекта и предмета) механизм коммуникационного функционирования социальных структур, регионов, государств, планетарного сообщества
14.	Принцип	(от лат. principium - начало, основа) исходное положение какой-либо теории, учения или науки
15.	Принципы социального управления	основополагающие требования, которыми руководствуются элементы управляемой социальной системы, в особенности - субъекты социального управления
16.	Принцип научной обоснованности	совершение любых управленческих действий на основе научных методов и подходов
17.	Принцип демократизма социального управления	характеристика функционирования системы управления в масштабах общества в целом или его отдельных звеньев
18.	Принцип объективности	следование требованиям объективных закономерностей
19.	Принцип общественной целесообразности	социально-управляющие действия на уровне общества должны осуществляться на основе сочетания общественных и личных интересов
20.	Принцип объективности	субъект управления, представляющий собой какой-либо управленческий орган или руководителя, знаком с системой общих законов и закономерностей общественного развития и особенностями управленческой деятельности, частными социологическими концепциями и результатами социологических исследований
21.	Принцип системности	обеспечение взаимосвязи и взаимообусловленности планов в единую целевую программу, а также интеграция компонентов, принадлежащих различным сферам жизнедеятельности
22.	Принцип комплексности	полный учет всех аспектов протекающих управленческих процессов: экономических, социальных, политических, культурных; психологических, организационных и др
23.	Принцип соц. ориентации производственного процесса	получение значительно превышающих результатов за счет учета социокультурных факторов
24.	Принцип эффективности	достижение поставленной цели в возможно короткий срок и при меньших затратах
25.	Принцип саморегулирования	принцип, позволяющий противостоять социальной системе воздействию извне путем внутреннего самостоятельного переустройства
26.	Принцип состязательности, конкуренции	выявление наиболее результативных, эффективных путей социального развития
27.	Принцип целевой направленности	правильное определение, способы и характер управленческих действий
28.	Принцип адресности	определение правильного выбора при определении главных субъектов управления - исполнителей тех или иных управленческих ролей
29.	Принцип гласности в социальном управлении	обеспечение доступности к управленческой информации и принятым управленческим решениям всех заинтересованных лиц или организаций
30.	Принцип иерархичности и обратной связи	создание многоступенчатой структуры управления, в которой контроль над функционированием всех звеньев управления осуществляется на основе обратной связи
31.	Прямой эффект выставки	эффект, при котором осуществляется суммарное информационно-эмоциональное воздействие на посетителей и участников, т.е. воспринятый массой людей объем информации с «положительными эмоциями» по отношению к ней, порождаемыми значимостью полученных сведений
32.	Прямой вторичный результат (каскадный эффект)	эффект, возникающий в сфере трудовой деятельности посетителей и участников выставок
33.	Побочные (косвенные) результаты выставок	результаты не связанные напрямую с выставочной информацией
34.	Бюджетная эффективность выставочной деятельности	налоговые отчисления устроителей выставок в городской бюджет
35.	Материально-техническая база выставочно-ярмарочной деятельности	общее количество функционально действующих стационарных сооружений в стране, общий размер их площадей, качество инженерного оборудования и уровень технического оснащения
36.	Материально-техническая база выставочно-ярмарочной деятельности	приспосабливаемые помещения непрофильных учреждений, используемых для устройства выставок и ярмарок (дворцы спорта, киноконцертные комплексы, музеи, дворцы культуры, театральные залы, холлы гостиниц и пр.)
37.	Рынок выставочно-ярмарочных услуг	пространство, на котором товаропроизводителям или их посредникам предоставляется возможность выбора конкретных выставочных мероприятий в определенных административных центрах для демонстрации своей продукции на коммерческой основе
38.	Первичный эффект выставочно-ярмарочной деятельности	результат, полученный в тех сферах, на которые непосредственно направлены усилия инфраструктуры
39.	Индикатор заинтересованности целевой общественности фирмы	доля аудитории, имеющей устойчивый интерес увидеть продукты/услуги компании, а также доля посетителей, имеющих компетентность решающего слова или рекомендации для закупки одного или более продукта/услуги, экспонируемых на торговом показе
40.	Показатель активности аудитории	заинтересованность посетителей посмотреть продукцию данной компании
41.	Коммуникативная личность	личность, имеющая совокупность индивидуальных свойств и характеристик, которые обеспечивают умение выбрать схему передачи информации в конкретной ситуации и адекватно воспринимать информацию
42.	Принцип самоокупаемости	принцип, при котором производственная и хозяйственная деятельность предприятия ведется без образования прибыли
43.	Принцип самофинансирования	высшая форма хозяйствования, при которой получаемый трудовым коллективом доход за определенный период обеспечивает возмещение не только текущих, но и долговременных затрат и капитальных вложений
44.	Сводная смета затрат	комплект смет затрат по каждой выставке плюс итоговая смета, суммирующая показатели по соответствующим статьям смет затрат по каждой выставке
45.	Метод планирования по контрольным срокам	перечень операций (или мероприятий) с указанием сроков выполнения и ответственных за них лиц (или подразделений)
46.	Метод линейных диаграмм	метод планирования, в котором этапы работ оформляются графическими отрезками с разметкой по срокам, отведенным для исполнения работ
47.	Обслуживание в теории массового обслуживания	комплекс мер или определенный порядок действий, удовлетворяющих какие-либо потребности человека, сделавшего запрос или высказавшего пожелание на подобное обслуживание
48.	Обслуживание на выставке	процесс передачи информации конкретным посетителям и вытекающие из этого действия персонала
49.	Номенклатура дел	систематизированный перечень дел с указанием номера дела, его названия, количества томов и сроков их хранения
50.	Организационные документы	комплект документов, необходимых для учреждения самого предприятия, а также документация, используемая для организации его производственно-хозяйственной деятельности, например, для учреждения ярмарок или регистрации планируемых выставок
51.	Распорядительные документы	разновидность организационных документов, имеющих персонифицированные указания кому, что и в какой срок сделать

Рабочий учебник в соответствии с балансовым методом проектирования образовательных программ содержит:

3-дифференциальных компетенции;

51 – приведенное понятие.