6.4. Документационное обеспечение выставочной деятельности

Общие положения и номенклатура дел предприятия. Производственно-хозяйственная деятельность выставочной организации и управление ею связаны с огромным количеством документов для решения задач планирования, финансирования, бухгалтерского учета и отчетности; проектирования и монтажа выставок, технологического обеспечения производства, анализа выставочной деятельности. Для обеспечения бесперебойности работ, во избежание потери нужных документов и быстрого их получения в случае необходимости каждое предприятие в соответствии с установленными правилами осуществляет деятельность по их учету, систематизации и хранению.

Все исполненные документы, не подлежащие уничтожению, должны храниться в специальных папках-скоросшивателях. Такая папка с документами называется «Дело». Каждое дело должно иметь на титульной стороне регистрационный номер, краткое название, указание на принадлежность, год начала ее ведения и срок хранения. Все папки с регистрационными номерами подлежат учету в главном документе делопроизводства «Номенклатура дел предприятия».

Номенклатура дел - это систематизированный перечень дел с указанием номера дела, его названия, количества томов и сроков их хранения. Обязательно указывается номер статьи, на основании которой установлены эти сроки хранения.

Делопроизводство подразделяют на общее и специальное. Общее делопроизводство для всех типов предприятий, независимо от их статуса, ведомственной принадлежности и вида собственности распространяется на пять видов обязательных документов: организационные документы, распорядительные документы, справочно-информационные документы и переписка, документы по личному составу предприятия, документы бухгалтерского учета и отчетности.

Другие группы документов включаются в делопроизводство, по мере возникновения необходимости в них у подразделений фирмы и, как правило, по согласованию со службой документационного обеспечения или по решению руководства. Это может быть планово-финансовая документация, документация по кредитам и ценным бумагам, административно-управленческая, проектно-конструкторская, технологическая документация и другие виды документов, появляющиеся в процессе деятельности предприятия. На большинстве предприятий из-за специфики производственно-хозяйственной деятельности, наряду с общим ведется и специальное делопроизводство. Включение в него специальных видов документов определяется или общеправовыми требованиями или решением руководства предприятия. В специальное делопроизводство выделяется, прежде всего, Документация с грифом ограничения доступа: «Лично», «Конфиденциально», «Для служебного пользования», «Секретно» и т.п. Вопрос о выделении выставочного делопроизводства в специальное при наличии общего остается для профильных организаций дискуссионным. Сейчас в каждой организации этот вопрос решается по усмотрению руководства. В органах управления, государственных архивах, ведомственных учреждениях и в большинстве самих выставочных организаций оно ведется, как раздел «Выставки и ярмарки» в общем делопроизводстве и все его дела включаются в основную номенклатуру дел предприятия или учреждения. В некоторых выставочных организациях, особенно там, где выставочно-ярмарочная деятельность не является основной или единственной, оно формируется и ведется как специальное делопроизводство со своей собственной номенклатурой дел. Связано это с тем, что особенность выставочной деятельности порождает специфические виды документов, нигде более не встречающиеся. При регистрации вновь создаваемой выставочной фирмы в органах государственной статистики она будет зарегистрирована сразу по нескольким кодам отраслевой классификации, поскольку выставочную деятельность нельзя отнести к какой-то одной отрасли. Например, при регистрации консалтинговой фирмы «СЕРВИС ЭКЗИБИТ» ей были присвоены коды ОКОНХ сразу по пяти отраслям народного хозяйства: культура, музеи и выставки, информация, образование, торговля и ярмарки. Значит, в статистических органах отчетность фирмы будет проходить по нескольким отраслям. Нигде больше, кроме выставочной практики, не встречаются документы типа: «Заявка-Договор на участие в выставке», «Условия участия в выставке-ярмарке», «Тематический план», «Тематико-экспозиционный план» и многие другие.

Есть небольшие особенности в организации долговременного хранения выставочных дел. Хотя сроки хранения документов, утверждаемые Федеральным архивным агенством Российской Федерации, полностью распространяются и на выставочную деятельность, по отдельным документам, сдаваемым в государственные архивы на постоянное хранение, требуется специальное согласование с экспертными комиссиями архивов. Общие требования по подготовке и оформлению дел среднесрочного и долговременного хранения, сдаваемых в архивы, полностью распространяются и на выставочную документацию форматов А4 и А5. Но при сдаче в архивы архитектурно-планировочной и другой крупноформатной документации по оформлению выставок предъявляются требования, аналогичные требованиям к архитектурно-проектной документации. Материально-техническое обеспечение выставочного делопроизводства тоже имеет некоторые особенности. Прежде всего, это касается компьютеризации документации при переходе на безбумажное делопроизводство. Выставочная практика потребовала специальных компьютерных технологий и программного обеспечения для разработки эскизных и технических проектов, художественного оформления; строительства выставок из сборных элементов, для стыковки между собой различных сборно-разборных конструкций несущего оборудования, для компьютерного выполнения монтажных листов.

Группировка документов и формирование дел. Формирование дел - это отбор документов по определенным признакам и подшивка их в папки с титулом «Дело №». Поэтому прежде чем начать формирование дел, нужно решить, какие виды документов и по каким признакам будут в них направляться. Основные признаки группировки документов следующие: номинативный - документы группируются по наименованиям документов (протоколы, приказы, акты и т.п.); предметный - по предмету переписки; номенклатурный - по номенклатуре и ассортименту продукции; территориальный - по городам деловых связей; географический - по странам; проблемный; отраслевой; хронологический; авторский и т.д.

Какие признаки лучше выбрать для группировки документов и формирования дел предприятия - определяет служба документационного обеспечения по согласованию с руководством и исполнителями. Каждый направляемый в дело документ должен иметь номер и дату регистрации, подпись и отметку об исполнении. Запрещается подшивать в дело неисполненные или не законченные в производстве документы, разрозненные экземпляры из комплектов и документы, подлежащие возврату.

Желательно группировать документы одного календарного года исполнения, а для документов со сроками исполнения в последующие годы следует заводить дополнительные папки. Документы долговременного хранения группируются по папкам со сроками хранения: 10, 25, 50, 75 лет, постоянно.

Включаемые в папку документы должны соответствовать названию дела. Название дел должно быть кратким и четко определяющим тип включаемых документов. Не рекомендуется давать название делу с неявно выраженными признаками группировки типа «Общая переписка», «Разные документы» и т.п. Лишь в начале своей деятельности, когда предприятие еще только начинает устанавливать деловые связи и объем поступающих писем и информации незначителен, когда все поступившие документы практически на виду, предприятие может себе позволить иметь всего 2 -3 рабочих папки с названием общего характера. Но когда поток документов становится интенсивным, а папок становится все больше и больше, важные документы, случайно попавшие в папки с такими названиями, могут быть там просто «похоронены». Потому что ни кому и в голову не придет искать документ с названием «Акт приемки-сдачи работ» в папке «Разные документы». Приложения, независимо от даты их утверждения или срока регистрации, присоединяются к' сопроводительным документам, с которыми они пересылались. Если это невозможно, следует на сопроводительном документе сделать отметку о местонахождении его приложения.

Организационные и распорядительные документы. В «Номенклатуру дел предприятия» разделы с этими документами включаются первыми как основополагающие.

Организационные документы - это комплект документов, необходимых для учреждения самого предприятия, а также документация, используемая для организации его производственно-хозяйственной деятельности, например, для учреждения ярмарок или регистрации планируемых выставок.

Основными организационными документами являются: устав предприятия, протокол собрания учредителей, учредительный договор, должностные инструкции, инструкция о внутреннем распорядке, структура предприятия, положения о структурных подразделениях, штатное расписание, бизнес-план и т.п.

Распорядительные документы - разновидность организационных документов, имеющих персонифицированные указания кому, что и в какой срок сделать.

Основные виды распорядительных документов: постановление, приказ, распоряжение, указание, поручение. В качестве распорядительного документа может выступать протокол собрания, заседания, совещания и других аналогичных мероприятий, если в нем по результатам голосования дается поручение кому-либо что-то сделать, и указаны сроки исполнения. Но в отличие от единоличных распорядительных документов (приказов и распоряжений) протокол собрания является коллективным распорядительным документом.

Следует обратить особое внимание на то, что в делопроизводстве используются две разные формы приказов: «Приказы по основной деятельности» и «Приказы по личному составу предприятия». После оформления они регистрируются и хранятся раздельно. У них есть существенные различия в оформлении текста и реквизитов.

Все приказы по основной деятельности желательно оформлять на бланке предприятия. Главный реквизит документа - слово «ПРИКАЗ», напечатанное прописными буквами чуть ниже наименования предприятия в центре листа. Далее следуют реквизиты: регистрационный номер приказа, город издания документа (проставляется с левой стороны листа чуть ниже слова «ПРИКАЗ») и дата регистрации документа (с правой стороны на одном уровне с городом издания документа). Ниже с красной строки печатается содержание приказа. Приказ по основной деятельности всегда начинается с констатирующей части, являющейся одновременно и основанием для его издания. Констатирующая часть начинается с красной строки словами: В связи..., В соответствии с..., На основании... и т.п. Слева под констатирующей частью прописными буквами пишется слово «ПРИКАЗЫВАЮ»: (с двоеточием), а под ним с красной строки дается текст распорядительной части, каждое поручение в котором, нумеруется арабскими цифрами, например:

1. Главному художнику Черкасову С.Ф. подготовить...

2. Планово-финансовому отделу (зав. Семенцов Н.В.) разработать...

3. Главному бухгалтеру Чистяковой Л. В. обеспечить оплату работ и материалов...

Последним пунктом определяется лицо, на которое возлагается контроль исполнения данного приказа. Например:

Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на первого заместителя генерального директора Иванова С.И.

Далее следует реквизит «подпись», состоящий из трех частей: полного наименования должности руководителя организации, подлинной подписи и ее расшифровки. Расшифровка всегда начинается с инициалов руководителя.

Поскольку кадровые приказы регистрируются и хранятся отдельно от приказов по основной деятельности, их нумерация может дублироваться. Во избежание путаницы, к номеру кадрового приказа добавляются буквенные обозначения: № 42-к - движение кадров (прием, увольнение, перевод и т.п.), № 43-км - командировка, № 44-о - отпуск и т.д.

Приказ по личному составу предприятия не имеет констатирующее части и слова «ПРИКАЗЫВАЮ», а начинается прямо с распорядительных пунктов, нумеруемых арабскими цифрами. Распорядительные пункты начинаются глаголом в повелительном наклонении: Назначить на должность..., Уволить по собственному желанию..., Перевести в должность... и т.д. Под каждым распорядительным пунктом проставляется слово «Основание»: (с двоеточием), за которым следует наименование соответствующего документа (личное заявление, контракт, докладная записка и т.п.). Ниже пишется фраза: «с приказом ознакомлен». Здесь работник расписывается и ставит дату ознакомления.

Обратим внимание на существенное отличие этой части документа. Если приказ по основной деятельности доводится до сведения исполнителей руководителями подразделений в удобной для них форме, то с приказом по личному составу работник знакомится лично и под расписку.

Поскольку процесс подготовки и проведения выставки связан с большими затратами материальных ценностей, трудовых ресурсов и финансов, ни одна выставка не должна проводиться без соответствующего юридического документа, разрешающего эти затраты. С другой стороны, каждая выставка преследует определенные цели, которые не могут быть достигнуты без четко установленного задания, - как организаторам выставки, так и организациям-участникам. Эти и другие вопросы четко определяются соответствующим распорядительным документом о проведении выставки. Чаще всего это приказ, в котором констатируется принятое решение организовать выставку, устанавливаются цели, задачи, место и сроки ее проведения, ориентировочная программа подготовительных мероприятий, ответственные исполнители и очерчивается предварительный круг обязательных (или потенциальных) участников выставки.

Практика показывает, что целесообразно этим же приказом создать организационный комитет, рабочую группу и дирекцию выставки, что не исключает возможности последовательного и самостоятельного решения данных вопросов дополнительными распорядительными документами устроителя выставки или специальными решениями оргкомитета. Важно, чтобы эти органы были созданы и были определены их полномочия и состав, так как на них ложится конкретная исполнительская функция по координации всех видов работ. Нужно также, чтобы в подобном документе были установлены источники финансирования, сроки списания затрат и отчетности по выставке. Очень действенным бывает изложение уже в данном приказе основных принципов подведения итогов выставки и установление форм поощрения для наиболее отличившихся работников и организаций.

Первый приказ обычно издается: по местным и региональным выставкам - за 3 -6 месяцев до их проведения; по международным выставкам и ярмаркам - за 12 -18 месяцев.