6. Планирование и управление выставочной деятельностью

6.1. Методы планирования выставочных работ и выставочных программ

Планирование подготовки и управления процессом работ на базе четкого плана является основой рационального использования всегда ограниченных средств, сил и времени. В выставочной практике используются три метода планирования:

• планирование по контрольным срокам;

• метод линейных диаграмм;

• сетевое планирование.

Каждый из них может быть использован на любом уровне, в любой организации и на любом этапе организационной деятельности.

Метод планирования по контрольным срокам - перечень операций (или мероприятий) с указанием сроков выполнения и ответственных за них лиц (или подразделений).

Это наиболее доступный, а потому и самый распространенный, метод планирования. В качестве примера рассмотрим план подготовки выставки, устраиваемой на предприятии к юбилейной дате. Выставка готовится и оформляется собственными силами, за счет собственных средств с использованием собственных материалов и людских ресурсов. Поэтому все ответственные за контрольные сроки - местные специалисты и руководители.

К сожалению, этот метод не дает детальной картины организационных и производственных процессов. Детали, как правило, формируются в головах исполнителей. Если по такому плану выполняется несколько видов работ одновременно (или параллельно), контроль синхронности их выполнения достаточно затруднителен. В таком плане трудно учесть все тонкости на бумаге, и малейшая неточность в представлениях, несовпадение предпочтений руководителя и исполнителей могут приводить к рассогласованию общего взаимодействия.

Метод линейных диаграмм - это метод планирования, в котором этапы работ оформляются графическими отрезками с разметкой по срокам, отведенным для исполнения работ.

Метод удобен именно тогда, когда одновременно ведутся работы по нескольким направлениям, когда несколько этапов разных работ приходятся на один и тот же период. Он устраняет существенные недостатки первого метода. Исключает необходимость разработки множества планов с контрольными сроками для разных служб. Концентрирует внимание на совмещении во времени этапов разных работ и других критических моментах. Синхронизирует действия руководителей и исполнителей, облегчает контроль и координацию действий. При своевременных отметках исполнения заданий наглядно показывает продвижение и отставание на разных участках плана; дает «пищу» для анализа и оценки, как идет дело в целом, на разных участках и у отдельных исполнителей; предупреждает, где и когда нужно принимать особые меры по привлечению дополнительных трудовых и материальных ресурсов. Он доступен для освоения рядовым плановым работникам, не сложен в расчетах и оформлении, обычно умещается на листе бумаги формата А4, может быть увеличен в любом масштабе. Графическое оформление к тому же привлекает внимание. Такой план, вывешенный для всеобщего ознакомления на участках исполнителей, повышает персональную ответственность, мобилизует коллектив в Целом, делает процесс управления более демократичным.

Метод сетевого планирования. Многие возникающие проблемы при помощи диаграмм разрешить не удается. Возможности детальной проработки такого плана ограничены. Часть работ, операций и связей между ними остаются в личных планах или в памяти исполнителей. Приходится лишний раз собирать совещания и уточнять детали несходимости или причины рассогласования. Рассматриваемый метод сетевого планирования работ - наиболее сложный, но и самый эффективный, и к тому же получающий в выставочной практике все большее применение. В сетевом плане каждый этап отображается графическим фрагментом, как и в линейных диаграммах. При этом кружочком обозначается событие (факт), а линией - процесс и требующееся для него время. Все кружки в свою очередь связывают линиями - фрагментами процесса работ. Центральный фрагмент плана напоминает упрощенную линейную диаграмму, к которой в местах, обозначенных кружком, привязываются задания и работы, выполняемые параллельно (рис. 1).

Стержнем сетевого графика является «критический путь» - кривая, определяющая продолжительность всего комплекса работ и лимитирующая время выполнения отдельных этапов и операций. В выставочной практике это обычно путь и сроки от начала работ до приемки или открытия выставки. Но критическими могут оказаться и другие пути. В любом случае контроль и координация действий ориентируются на критический путь.

При систематическом контроле хода работ выполнение отдельных заданий периодически отмечается на графике сети. Систематическая отметка на сетях выполненного дает возможность, обратившись к графику, в любой момент получить ответ на любой вопрос; позволяет руководителю работ достоверно оценивать складывающиеся ситуации, прогнозировать сбои, своевременно принимать меры к их предотвращению, выявлять резервы времени и ускорять работы.

Рисунок 1. График сетевого планирования

Сетевой график подготовки выставки

Обозначения центрального фрагмента:

1. Подготовка распорядительного документа - 21.01;

2. Составление сметы расходов - 31.01;

3. Приглашение участников и реклама выставки - 15.05;.

4. Определение перечня экспонатуры и экспонентов - 15.06;

5. Разработка художественного проекта выставки - 15.07;

6. Издание каталога выставки и рекламных материалов - 10.08;

7. Монтаж и художественное оформление выставки - 14.09;

8. Приемка и расстановка экспонатов на стендах - 17.09;

9. Встреча и размещение участников - 19.09;

10. Сдача выставки приемной комиссии - 21.09;

11. Открытие выставки - 25.09.09.

Двойными цифрами обозначены этапы параллельных видов работ.

Пунктиром обозначены «фиктивные» графы вероятностных действий.

Еще одно достоинство сетевого графика - на нем можно нанести работы и этапы, которые могут быть, а могут и не быть, то есть, вероятность которых невелика или сомнительна. Это позволяет предусмотреть для них лимит времени и другие ресурсы, заранее определить их место в общем процессе на случай, если они все-таки состоятся. В сетевой план они вводятся пунктирными линиями и называются «фиктивными графами». Специальные методики расчетов лимитов времени позволяют с высокой степенью достоверности и качества спланировать и контролировать работы любой сложности. Существует два типа методик расчетов сетей плана: «от начала работ» и «от конца работ». От начала работ расчеты ведутся, когда нужно определить общий конечный срок и наметить плановое время для всех участков работ. От конечного срока расчеты ведутся в случаях, когда дата проведения мероприятия или окончания работ уже определены, и надо установить лимиты времени на проведение работ на отдельных участках.

Разнообразие выставочных мероприятий породило множество технологий их подготовки и подходов к их организации. Тем не менее, существуют этапы и последовательности, присущие всем выставкам, независимо от их вида, тематической направленности или статуса. Плановых этапов может быть достаточно много и зависит это от детальности проработки плана.

Традиционно весь процесс планирования делится на три последовательных раздела плана:

1) период подготовки выставки;

2) период работы выставки;

3) закрытие, демонтаж и анализ результатов.

Каждый из разделов детализируется (разбивается на этапы, подэтапы и работы) в зависимости от особенностей выставки, опыта и предпочтений менеджмента. По каждому этапу или пункту плана должно быть обеспечено финансирование, спланированы материальные и трудовые ресурсы, предусмотрена отчетность, соответствующие платежи и вознаграждения.

Выставочным работникам приходится иметь дело также с тематическими и экспозиционными планами выставочных мероприятий. Данные формы и методы планирования специфически выставочные. По сути, они ближе к проектированию, чем к традиционному планированию организации работ, так как в них доминируют не сроки и лимиты времени, а позиции, определяющие содержание и задачи выставочного мероприятия. Как проектно-плановые документы они формируют содержание выставки и принципы ее художественного оформления, определяют количественную и качественную сторону решаемых задач.