Виправлення в первинному документі

Особливу увагу слід звернути на порядок ви­правлень у первинних документах. Його вре­гульовано р. 4 Положення № 88. А саме: у тек­сті й цифрових даних первинних документів підчистки та необумовлені виправлення не допускаються. При цьому помилки в первин­них документах, створених від руки, виправ­ляються коректурним способом. Тобто непра­вильний текст або цифри закреслюються й над ними надписується правильний текст чи цифри. Закреслювання здійснюється однією рискою так, аби виправлене можна було прочитати.

Окрім того, виправлення помилки має супро­воджуватися написом "виправлено" й підтвер­джуватися підписами осіб, які завізували цей документ, із зазначенням дати виправлення.

Також у п. 4.5 Положення № 88 зафіксовано, що в документах, якими оформлені касові й банківські операції, а також операції із цінними паперами, виправлення не допускаються.

⁸При цьому Мінфін рекомендує відштовхуватися від вимог чинного законодавства про певні посади для підписання де­яких первинних документів і передбачати (або не передбача­ти) право для їх підписання заступниками керівників (лист від 04.08.10р. №31-34010-10-21/20263).

Підписання первинного документа

Підпис — обов'язковий реквізит будь-якого первинного документа. Але перш ніж говорити про техніку підписання, кілька слів про осіб, які мають на це право. Згідно з п. 2.13 Положення № 88, зважаючи на ч. 5 ст. 8 Закону про бухоб­лік, керівник підприємства затверджує пере­лік осіб, які мають право підписувати первинні документи, пов'язані з видачею (витрачанням) коштів і документів, товарно-матеріальних цінностей, нематеріальних активів та іншого майна⁸. Саме ці особи за ч. 8 ст. 9 Закону про бухоблік відповідають за несвоєчасність скла­дання первинних документів і недостовірність відображених у них даних. А тепер власне пре підпис. За п. 2.5 Положення № 88 документ має підписуватися особисто, а підпис може скріп­люватися печаткою.

Цікавий момент з аналогом власноручно го підпису — факсиміле. На сьогодні п. 2.' Положення № 88 допускає використання прі оформленні первинних документів факсиміль ного відтворення підпису в установленому за коном та іншими актами цивільного законе давства порядку. Попередня редакція цієї нор ми (діяла до 24.07.10 р.) дозволяла застосував ня факсиміле без додаткових умов.

Та думки Мінфіну змінювалися: у листі ві 19.01.05 р. № 31-04200-30-29/819 - "за" факсиміле, а в листі від 03.08.09 р. № 31-34000-20 16/20991 стверджується, що Законом про бухої лік застосування факсиміле для підпису первинних документів не передбачено. ВважаємІ після змін у Положенні № 88 непорозуміння факсиміле усунено. Недопустимо проставляї факсиміле лише на тих документах, щодо яке чинні нормативні акти роблять спеціальне зі стереження про необхідність власноручної підпису. Як приклад — касові документи (д< кладніше див. газету "Все про бухгалтерські облік" № 63 за 2011 рік, стор. 17).

Вищі судові органи, ще до згаданих змін Положення № 88, здебільшого визнавали пр во на використання факсиміле при підписав первинних документів (див., зокрема, пост нову ВГСУ від 16.03.10 р. №-11/284-09, ухва. ВАСУ від 18.10.Ю'р. № К-14583/07, від 23.09.10 № К-4868/08). На жаль, навіть тоді, час від часу, вони відходили від своєї точки зору з якихось, лише їм відомих причин, починаючи наполяга­ти, що факсимільному підпису на первинці не місце (див. ухвалу В АСУ від 10.05.11 р. № К-5721/08).

Зауважимо, що нинішні умови для застосу­вання факсиміле "у порядку, встановленому законом, іншими актами цивільного законо­давства" можуть свідчити про допустимість такої форми підпису, скажімо, за наявності письмової угоди сторін, у якій мають зазнача­тися зразки аналога їх власноручних підписів (ч. З ст. 207 ЦКУ). Опосередковано підтвер­джує допустимість такого механізму й Мінфін у листі від 27.02.12 р. № 31-08410-07-29/4796.

Та чинна судова практика виходить із того, що Закон про бухоблік не містить заборони на під­писання первинних документів (актів виконаних робіт (послуг)) із використанням факсиміле. Тому застосування на первинці факсимільного відтворення підпису у випадках, коли це прямо не заборонено законодавством, правомірне. При цьому жодним нормативно-правовим ак­том, зокрема Положенням № 88, не передбаче­но вимог, що особистий підпис учасника господарської операції має бути вчинений власноруч (див., наприклад, постанову Харківського ок­ружного адміністративного суду від 15.03.12 р. № 2-а-876/12/2070).

Кілька слів про електронний підпис. Саме ви­значення первинного документа з Положення № 88 передбачає, що таким є документ, створе­ний у письмовій або електронній формі. У свою чергу, спеціальних вимог до електронного до­кумента у ньому не висунуто. При цьому п. 2.3 Положення № 88 твердить, що первинка в електронному вигляді застосовується в бухоб­ліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи й електронний доку­ментообіг⁹, а його п. 2.5 уточнює, що електрон­ний підпис накладається відповідно до законо­давства про електронні документи й електронний документообіг. Інакше кажучи, слід керу­ватися спеціальним законодавством — зокрема Законом України "Про електронний цифро­вий підпис" від 22.05.03 р. № 852-ІУ (доклад­ніше див. у газеті "Все про бухгалтерський облік" № 75 за 2010 р., стор. 14), що підтвер­дила і ДПСУ у своєму листі від 26.12.11 р. № 10406/7/18-4017.

⁹Та це не означає, що будь-який первинний документ може складатися в електронній формі. Очевидно, що серед винят­ків опиняються, зокрема, бланки суворого обліку.