Реквізити первинного документа

Із ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік випливає, що первинні документи можуть складатися на паперових або машинних носіях і мати такі обов'язкові реквізити:

• назву документа (форми);

• дату та місце складання;

• назву підприємства, від імені якого скла­дено документ;

• зміст й обсяг господарської операції, оди­ницю її виміру;

• посади осіб, відповідальних за здійснення госпоперації та правильність її оформлення;

• особистий підпис або інші дані, що дають можливість ідентифікувати особу, яка брала участь у госпоперації.

Положення № 88 із 24.07.10 р. щодо реквізитів узгоджено із Законом про бухоблік і багато в чому дублює його норми. У ньому (п. 2.4) лише уточнюється, що "обсяг господарської опера­ції, одиниця виміру господарської операції" наводяться "у натуральному та/або вартіснаму вираженні". Причому тут уже фігурує "та/ або", а не "і", як було раніше. Іноді це важли­во, адже специфіка деяких відносин передбачає складання акта суто в натуральному виражен­ні (базуючись на показниках приладів обліку) з наступним виставленням рахунку (який, як ми з'ясували раніше, не є первинним документом). Або ж, навпаки, лише в грошовому вимірі, що особливо характерно для деяких послуг. Тож у цій площині справа простіша.

Раніше переліку реквізитів у Положенні № 88 передував текст "для надання їм юридичної сили та доказовості". Але, по суті, вимоги до реквізитів, як і досі, фактично до цього й зво­дять їх правове значення.

Розглядаючи ті чи інші первинні документи, суди насамперед аналізують їх на відповідність наведеним у Законі про бухоблік (Положенні № 88) реквізитам. Брак обов'язкових рекві­зитів цілком може стати підставою для відмо­ви в наданні такому документу доказової сили. Звернемо вашу увагу на, здавалося б, не вельми суттєві деталі, що стосуються реквізитів первин­ки. Як свідчить практика, подекуди вони відігра­ють важливу роль при вирішенні спорів.

1. Часто-густо підпис відповідальної особи є, але не зазначено її посади. Тоді для такого паперу статус первинного документа під ве­ликим сумнівом (див., наприклад, рішення Господарського суду м. Києва від 19.05.10 р. № 14/206, від 26.05.10 р. № 14/211).

Іноді підпис не супроводжується прізвищем (ім'ям, по батькові) особи, що також змушує за­мислитися про дійсність первинного документа (дме. ухвалу ВАСУ від 11.03.10 р. № К-11579/07). Цікаво зауважити, що ч. 2 ст. 9 Закону про бух­облік (на відміну від п. 2.4 Положення № 88) у переліку обов'язкових реквізитів чітко не на­зиває прізвища відповідальної особи (хоча ро­бить це, коли говорить про складання регістрів бухобліку).

Відмовить суд у визнанні належного стату­су й тому документу, який підписано особою, повноваження якої на відповідні дії не знайшли підтвердження (див. постанову Київського апе­ляційного адміністративного суду від 16.08.12 р. № 2а-8749/11/2670). Наприклад, особою, ві­домостей про яку, як про таку, що має право діяти від імені юрособи, немає в Єдиному дер­жавному реєстрі юридичних осіб і фізичних осіб — підприємців (ухвала ВАСУ від 12.07.12 р. № К/9991/І0767/12).

2. Можуть виникнути проблеми, коли пер­винний документ не містить обсягу госпоперацїї. Тоді визнати його таким неможливо (див. рішення Господарського суду м. Києва від 03.12.09 р. № 13/163). Підтверджує особ­ливу увагу до реквізитів "зміст і обсяг госпо­дарської операції, одиниця її виміру" й поста­нова Одеського окружного адміністративного суду від 27.06.12 р. № 10101/10/1570.

3. Акцентуємо увагу: іноді висувається ви­мога щодо необхідності зазначення місця та часу надання послуг. Наприклад, Окружний адміністративний суд м. Києва в постанові від 16.06.09 р. № 6/187 взагалі називає ці відо­мості обов'язковими реквізитами первинки, через відсутність яких суд відмовив підпри­ємству у валових витратах. Та й ДПАУ в листі від 27.12.04 р. № 14170/5/14-3216 стверджува­ла, що незазначення в актах виконаних робіт (тоді йшлося про посередницькі та інформаційно-консультаційні послуги) місця та дати їх надання вважають порушенням ст. 9 Закону про бухоблік і п. 2.4 Положення № 88. На наш погляд, такі відомості не можна віднести до обов'язкових реквізитів первинного докумен­та. Адже серед таких — дата й місце складання документа, а не здійснення госпоперації. Тим паче що первинку складають "під час здійснення господарської операції, а коли це неможли­во — безпосередньо після її закінчення" (ч. 1ст. 9 Закону про бухоблік). Підтверджується такий висновок і практикою ВАСУ (див. ухва­лу від 07.03.12 р. № К/9991/68705/11).

4. Зчаста постає запитання про необхід­ність посилатися в накладній (акті приймайня-передачі виконаних робіт тощо) на конкретний договір як на підставу для госпопера­ції. Законодавство не містить безпосередньо вимоги про це (підтверджує сказане й ВГО в постанові від 21.01.10 р. № 39/71). Але таке посилання (особливо якщо між сторонами укладено кілька договорів щодо ідентичних товарів, робіт) усе-таки слід визнати принаймндоцільним. Більше того, суди іноді вбачають у ньому обов'язковий реквізит первинного документа (див., зокрема, постанову Київською апеляційного господарського суду від 21.11.06 І 38/397) і неодноразово згадають про неможливість визнання такого документа доказом постачання за конкретним (не названим в ньому) договором (див. постанови Київського апеляційного господарського суду від 03.04.07] № 6/639, від 11.03.08 р. № 34/570 і від 11.03.10 №40/394).

Повторимося, обов'язковості посилатися в договір немагє. Та й щодо реквізитів первинної документа п. 2.4 Положення № 88 спеціально робить застереження, що залежно від характеру операції і технології опрацювання даних до первинки можуть уключатися додаткові реквізити: ідентифікаційний код підприємства з держреєстру, номер документа, підстава для здійснення операцій, дані про документ, що посвідчує особу — одержувача тощо.

Як бачимо, посилання на договір (тобто можлива підстава для здійснення операції) розглядається Положенням № 88 лише як додатковий реквізит, який може входити до первинки.

5. Дуже часто податківці не сприймають до­кументи без печатки як первинні. Одразу за­уважимо: печатка не обов'язковий реквізит первинки. Адже її немає в переліку таких. Окрім того, у п. 2.5 Положення № 88 сказано: "Підпис може бути скріплений печаткою". Отже, використання печатки в загальному ви­падку не обов'язкове. Причому це твердження чинне як до змін, унесених наказом Мінфіну від 07.06.10 р. № 372 до Положення № 88, так і після. Але мовиться не про ситуації, у яких окремі нормативно-правові акти, що регулю­ють правила заповнення конкретної (типо­вої) форми первинного документа, вимагають ставити печатку. Зрозуміло, заповнюючи такі документи, без відбитка печатки не обійтися (див. також розділ статті "Форми первинних документів").

Так, на деяких типових бланках вимога до на­явності печатки позначена літерами "М. П." Наприклад, в Акті приймання-передачі об­ладнання до монтажу (ф. № М-15а), Акті про виявлені дефекти обладнання (ф. № М-17), Лімітно-забірній картці (ф. № М-28а) (наказ Мінстату від 21.06.96 р. № 193), Акті на списання автотранспортних засобів (ф. № ОЗ-4) (наказ Мінстату від 29.12.95 р. № 352). Про те, коли й на яких документах потрібно ставити печатку, ви можете прочитати в газеті "Все про бух­галтерський облік" № 44 за 2011 рік, стор. 44 (також тему обов'язковості відбитку печатки на акті наданих послуг (виконаних робіт) ми досліджували в матеріалі, опублікованому в газеті "Все про бухгалтерський облік" № 56 за 2009 рік, стор. 7.

• Важливо!

Дотримання вимог до реквізитів первин­ного документа — цілком необхідна умова для надання йому юридичної сили. Однак далеко не завжди відомості, на яких напо­лягають контролюючі органи, насправді є обов'язковими реквізитами первинки.

Рекомендуємо (з огляду на судову практи­ку) у первинних документах позначати й такі "необов'язкові" реквізити:

• прізвище особи, яка його підписує;

• місце й час госпоперації;

• посилання на підставу для операції (на­приклад, на конкретний договір).

Також важливо розуміти, що незначні недолі­ки в первинному документі не мають призво­дити до невизнання факту здійснення госпо­дарської операції, яку таким документом під­тверджено. Суди, скажімо, готові заплющувати очі, якщо в первинному документі не містить­ся вказівки на місце його складання або є інші недоліки, які при цьому не перешкоджають установленню сторін зобов'язання та інших важливих показників госпоперації (див. ухва­лу ВАСУ від 27.04.11 р. № К/9991/8140/11, по­станови ВАСУ від 30.08.11 р. № К-38259/10 і від 13.12.11 р. № К/9991/48451/11). Як підкреслює ВАСУ помилки в заповненні первинних доку­ментів самі по собі не є підставою для виснов­ку про відсутність самої господарської операції (див. інформаційний лист ВАСУ від 01.11.11 р. № 1936/11/13-11).