1. Аналитический обзор существующей системы

Для анализа существующей системы необходимо произвести детальное изучение основных задач, решаемых отделом записи пациентов (ОЗП), его структуры и выполняемых им функций. В различных медицинских учреждениях имеется различная организационная структура и своя медицинская информационная система (МИС). В данной работе аналитический обзор и дальнейшее проектирование осуществляется на основе детского медицинского центра «До 16-ти» города Омска, который использует МИС «МЕДИАЛОГ».

1. Описание и функции озп

   1. Общие положения

Запись пациентов на приём к врачу обеспечивается ОЗП данного учреждения. От эффективности работы ОЗП зависит количество пациентов, которое сможет получить медицинскую помощь, либо консультацию специалиста, следовательно, и эффективность всего медицинского учреждения.

Во главе ОЗП стоит старший администратор, одной из обязанностей которого является координация и контролирование работы ОЗП.

Старший администратор, в свою очередь, подчиняется главному врачу. Во главе организации стоит директор, в отличие от бюджетных медицинских учреждений, в которых во главе организации находится главный врач. Организационная структура рассматриваемого медицинского учреждения, связанная с работой ОЗП, представлена на рисунке 1.

Рисунок 1 – Организационная схема

2. Основные задачи озп

Основными задачами старшего администратора отдела записи пациентов являются:

• занесение в МИС расписание врачей, составленное главным врачом;

• составление путевых листов для транспортной службы медицинского учреждения;

• составление графика работы регистраторов;

• обеспечение рабочего процесса ОЗП.

Задачами регистраторов являются:

• приём телефонных звонков от клиентов;

• запись пациентов на приём к необходимому врачу;

• сообщение клиентам о ценах на предоставляемые услуги;

• информирование клиентов о длительности приёма врачей в соответствии со стандартом о нормах времени;

• предварительный звонок клиентам, у которых на следующий день намечен приём;

• сообщение клиентам о предстоящих праздничных мероприятиях, проводимых в медицинском центре;

• ответы на вопросы клиентов, связанные временем работы и местоположением медицинского центра.

3. Функции озп

Старший администратор в соответствии с поставленными перед ним задачами должен выполнять следующие функции:

• организация и обеспечение эффективной работы ОЗП;

• координирование действий регистраторов;

• проведение вводного инструктажа новых регистраторов;

• взаимодействие с транспортной службой медицинского центра.

Регистраторы обязаны выполнять следующие функции:

• осуществлять обслуживание клиентов с имеющимися в организации стандартами;

• выполнение ФЗ №152 от 27 июля 2006 года «О персональных данных» при работе с персональными данными клиентов;

• обеспечивать достоверность информации, сообщаемой клиенту.

2. Анализ существующей системы обработки информации и управления

Проблема неравномерности распределения входящих телефонных звонков в ОЗП возникла уже давно, но её решение так и не было осуществлено. Входящие звонки при отсутствии свободного телефонного аппарата регистратора переходят в режим ожидания, реализуемый функционалом установленной мини АТС. Для наглядности процесс записи пациента к врачу через ОЗП показан в виде графической схемы на рисунке 2.

Рисунок 2 – Процесс записи на приём к врачу через ОЗП

Из приведённой выше схемы видно, что свободного регистратора может и не оказаться во время телефонного звонка клиента. Исходов такого случая всего лишь два:

• клиент ожидает некоторое время, пока не освободится один из регистраторов, после чего мини АТС автоматически подключит его к освободившемуся регистратору;

• клиент, не дожидаясь ответа регистратора, прерывает звонок и обращается в другое медицинское учреждение.

Результатом длительного ожидания свободного регистратора может быть недовольный, либо упущенный клиент. Пропускная способность при этом определяется числом сотрудников ОЗП.

Внесённая запись в МИС становится доступна для просмотра врачам и регистраторам-кассирам с их рабочих мест, поэтому никаких дополнительных усилий для оповещения врачей и кассиров-регистраторов о приходе пациента на приём в медицинский центр делать не стоит.

В составе технического обеспечения ОЗП используется телефонные аппараты Panasonic KX-TS2350 RUW, подключённые к мини АТС PANASONIC KX-TES824RUP, ноутбуки Samsung NP-RV515-S06RU, подключённые через коммутатор D-LINK DES-1024A к серверу USN Zeus Intel iGT100 с процессором Intel Xeon E3-1230 и объёмом оперативной памяти 8 Гб.

В состав программного обеспечения ОЗП входит программное обеспечение МИС «МЕДИАЛОГ», ОС Windows 7, ОС Windows Server 2008, программа Rander для мониторинга работы мини АТС, групповой чат для общения внутри организации Intranet Chat, Radmin для администрирования компьютеров локальной сети.

Частота выполнения определённых функций и текущий уровень автоматизации объекта исследования сведены в таблицу 1.

Таблица 1 – Частота выполнения функций и текущий уровень автоматизации объекта исследования

Должностное лицо	Функция	Частота выполнения	Уровень и используемые средства автоматизации
Старший администратор	Составление месячного отчёта о скорости ответов на звонки клиентов	Раз в месяц	Частичная автоматизация. Используется программа «Rander». Данные, полученные из программы нуждаются, в ручной обработке.
Старший администратор	Составление месячного отчёта о количестве записанных пациентов каждым регистратором	Раз в месяц	Частичная автоматизация. Отчёт формируется из МИС «МЕДИАЛОГ» после задания необходимого временного промежутка.
Регистратор	Приём телефонных звонков	25-30 раз в час	Частичная автоматизация. Для распределения и удержания телефонных звонков используется мини АТС.
Регистратор	Запись пациентов на приём	20-25 раз в час	Частичная автоматизация. Запись осуществляется через модуль «Расписание» МИС «МЕДИАЛОГ».