Лабораторное занятие №10 «Консолидация данных в электронной таблице Microsoft Excel»
При обработке большого объема табличной информации часто возникает потребность в объединении (консолидации) данных из нескольких однотипных таблиц в одну итоговую таблицу. Такая возможность имеется в электронной таблице Microsoft Excel. Запускается процедура консолидации через меню Данные команда Консолидация. Рассмотрим на практическом примере технологию реализации данной функции.
Задание
Проанализируйте данные списка Заказы покупателей с помощью процедуры консолидации данных, которые поставляются из пяти филиалов нашей фирмы. Проследите, какой товар больше всего способствовал росту объема продаж во всех вместе взятых филиалах.
Создайте новую рабочую книгу, сохраните ее как Тема 12.
Скопируйте из книги Тема 11 лист Список продуктов в новую книгу Тема 12. Добавьте столбцы Проданное количество и Объем продаж. Заполните в них ячейки: проданное количество – произвольно; объем продаж – с помощью формулы. Назовите этот лист Филиал №1. Подсчитайте Итого по объему продаж.
3. Скопируйте полностью заполненный лист Филиал №1 еще пять раз. Полученные листы обзовите соответственно Филиал №2, Филиал №3, Филиал №4, Филиал №5, Консолидация. Измените в них значения столбца Проданное количество произвольным образом. На листе Консолидация оставьте только столбцы Код продукта, Название продукта, Единица измерения, Отпускная цена.
4. На листе Консолидация поместите курсор в ячейку Е3 и выполните команду Консолидация из меню Данные.
В появившемся окне Консолидация в поле Функция выберите операцию Сумма. Заполните поле ввода Ссылка. Для этого поместите курсор мыши в поле Ссылка и, выполнив щелчок по красной стрелке, выделяем диапазон ячеек E3:F18 на листе Филиал №1, нажимаем клавишу Enter и кнопку Добавить в окне Консолидация. Ссылка на лист Филиал №1 добавилась в поле Список диапазонов.
Аналогично добавляются ссылки на диапазоны других листов с названиями филиалов. Установите флажок в поле Использовать в качестве имен на параметре Подписи верхней строки. А также поставьте флажок на параметре Создавать связи с исходными данными (для того, чтобы в случае смены исходных данных в полученной таблице-консолидации автоматически пересчитывались результаты). По окончании нажмите кнопку OК. Отформатируйте таблицу.
5. На листе Консолидация подсчитайте Итого по столбцу Объем продаж. Обратите внимание, что в левой стороне данного рабочего листа находятся элементы структуры, т.е. значки «+». С их помощью можно увидеть те данные, из которых определяется значение для консолидации. Самостоятельно поработайте со структурой.
Задание
1. Самостоятельно определите доли Объема продаж. Для этого добавьте столбец Доля продаж в конце таблицы Консолидация. Заполните этот столбец соответствующей формулой.
2. Проанализируйте объем продаж по филиалам из предыдущего задания с помощью сводной таблицы, источники данных для которой находятся в нескольких диапазонах консолидации. Проследите динамику сбыта отдельных продуктов по месяцам.
Создайте новый рабочий лист и назовите его Сводная таблица.
Поместите курсор в ячейку А1 и выполните команду Сводная таблица.
В первом появившемся диалоговом окне Мастера сводных таблиц установите флажок на строке В нескольких диапазонах консолидации. Нажмите кнопку Далее.
В появившемся окне Шаг 2а из 3, выберите элемент Создать поля страницы, что позволит присвоить имя диапазонам для каждого филиала. Нажмите Далее.
На шаге 2б из 3 перед указанием диапазонов консолидации активизируйте опцию 1, расположенную под полем Список диапазонов. Эта опция задает число полей страницы сводной таблицы. После выполнения этой операции становится доступным поле ввода Первое поле.
Переведите курсор в поле Диапазон и с помощью мыши выделите диапазон ячеек B3:F18 в листе Филиал №1. Нажмите кнопку Добавить и аналогичным образом поместите в поле Список диапазонов адреса диапазонов с данными из других рабочих листов с названиями филиалов. После указания всех диапазонов необходимо присвоить им соответствующие имена.
Для этого выделим нужный диапазон в поле Список диапазонов и введем желаемое имя в поле Первое поле. Используйте в качестве имен названия соответствующих филиалов. Для сохранения конкретного имени за диапазоном достаточно выбрать другой диапазон из поля Список диапазонов. После выполнения этих действий нажмите Далее.
6. В следующем диалоговом окне укажите Поместить таблицу в существующий лист. В Параметрах уберите флажок на поле Общая сумма по строкам. Нажмите кнопку Готово. На листе Сводная таблица должен появиться итог нашего труда. Отформатируйте полученную таблицу, указав вместо операции Количество значений по полю Значение операцию Сумма по полю Значение и убрав из таблицы столбец Единица измерения. Искомая сводная таблица по филиалу №3 будет выглядеть следующим образом.
7. Таким образом, выбирая названия филиала из списка в области страницы, мы получим данные об объеме продаж, проданном количестве и отпускной цене для каждого отдельного филиала.