1.3. Технология электронной обработки экономической информации. Технология работы с первичной информацией

Любая целенаправленная деятельность требует разработки технологического процесса.

Технологический процесс машинной обработки экономической информации (information technology) – взаимосвязанная последовательность операций, исполняемая в строго заданном порядке с момента возникновения хозяйственной операции до получения необходимой системы обобщающих показателей и документов. Основным элементом этого процесса является технологическая операция – комплекс однородных действий над информацией, ее носителем на одном рабочем месте. Технологические операции могут объединяться в процедуры.

Процедура (procedure) – обозначенная совокупность исполняемых операций, в результате выполнения которых сведения получают конкретную завершенную форму (документ, выходная форма документа, информационный массив).

На выбор технологического процесса и его организацию оказывают влияние следующие факторы: а) вид комплекса технических средств; б) методы контроля; в) вид носителей сведений и способ их получения; г) алгоритм решения задачи.

В общем виде процесс обработки экономической информации включает четыре этапа: начальный, подготовительный, основной и заключительный.

Начальный этап: сбор, измерение и регистрация исходных сведений; передача информации на вычислительную систему.

Подготовительный этап: прием, контроль и регистрация входящей информации на вычислительной системе; подготовка машинных носителей информации.

Основной этап: формирование массивов и вычислительная обработка информации; получение результатной информации.

Заключительный этап: контроль и вывод результатной информации; размножение и передача результатной информации потребителям; сохранение результатной информации.

Первый этап в зависимости от вида применяемых технических средств делится на способы: а) механизированный (простейшие технические средства); б) автоматизированный (машиночитаемые документы и др.); в) автоматический (в режиме реального времени).

На втором этапе передача информации с мест ее возникновения на вычислительную систему осуществляется с помощью почтовой службы, курьера и систем связи.

Схемы организации технологических процессов в системе управления могут быть разные. Так, возможны варианты информационных процессов с последовательным их исполнением:

Сборрегистрацияпередачахранениепередачаобработкаиспользование.

Сборрегистрацияхранениепередачаобработкаиспользование.

Сборрегистрацияобработкахранениепередачаобработкаиспользование.

Экономическая информация выявляет деятельность предприятий через систему показателей. В своей основе она дискретная, что означает ее формирование по мере исполнения тех или иных фактов и иллюстрируется в виде документов и машинных носителей.

Информация по своей природе является цифровой и алфавитной. Она характеризуется массовостью и объемностью, линейностью формы, относительно несложными арифметическими и достаточно сложными логическими процедурами преобразования первоначальных сведений в итоговые.

Значительный удельный вес принадлежит стабильной информации (условно-постоянной). При обработке необходимо формировать и сохранять промежуточную информацию. Конечная информация представляется в виде документов заранее заданной формы. Существует значительная часть архивов.

Какой бы сложной и «разумной» ни была автоматизированная система обработки данных, ее применение бесполезно, если входные данные неточно отображают свойства предметной области.

Роль и значение первичной информации переоценить невозможно. Поэтому любому экономисту важно знать технологию работы с первичной информацией.

Для регистрации любой хозяйственной операции, то есть для получения первичных (исходных) сведений о процессах, протекающих в объекте управления, необходимо выполнить такие действия, как идентификация, привязка ко времени, измерение.

Идентификация – это действие, процесс, в результате которого устанавливают (узнают, определяют) идентификатор объекта. Объектом здесь может быть и субъект труда (кто выполнил операцию), и объект труда (какая деталь обработана), и объект передачи (что передано), и субъект передачи (от кого, кому), и пр.

Идентификатором называется комбинация признаков, сопоставленная с объектом идентификации и однозначно отличающего от любого другого объекта (в данной информационной системе в пределах данного класса объектов). Другими словами, идентификатор – это уникальное имя объекта. Идентификатором может быть и цифровой код получателя, и признаки защиты денежного знака.

В зависимости от конкретных обстоятельств идентифицировать требуется либо только вид объекта (например, модель холодильника, достоинство банкноты, сорт ткани), либо и вид, и экземпляр объекта (работник предприятия с его уникальным табельным номером, смарткард).

Привязка ко времени (датирование) – действие, процесс, в результате которого фиксируется (документируется) время/дата (возможно, начало и завершение) выполнения операции.

Измерение – это нахождение какой-нибудь мерой значения какой-либо величины. Способы, средства и единицы (штуки, килограммы, литры, рубли) измерения существенно зависят от вида, сущности объекта измерения. Объединяющим здесь является то, что именно в процессе измерения формируются первичные данные.

Процесс получения первичных данных имеет ряд особенностей, которые необходимо иметь в виду при создании автоматизированной системы обработки информации.

Прежде всего следует учитывать, что сбор данных есть обычный трудовой процесс, и он требует определенной квалификации затрат сил, времени. Причем затрат не малых, так как операции сбора данных часто носят массовый характер. Кроме того, первичные данные должны точно описывать первичные хозяйственные операции. Иными словами, первичная информация должна быть достоверна. Но и этого мало. Она должна быть еще и своевременной.