Лабораторное занятие №8 «Автоматическое подведение итогов в базе данных электронной таблицы Microsoft Excel»
В электронной таблице Microsoft Excel имеется возможность структурировать табличные данные на нескольких уровнях детализации.
При этом по каждому уровню можно выводить итоговые данные. Такая процедура во многом облегчает работу с большим объемом информационного материала, организованного в виде таблицы. Для автоматического подведения итогов в электронной таблице Microsoft Excel используется функция Итоги из меню Данные.
Команда Итоги вставляет строки промежуточных и общих итогов для выбранных столбцов в соответствии с заданной итоговой функцией. Для получения итогов по группам следует заранее упорядочить строки списка. Подведение итогов выполняется при изменении значений в столбце, который образует группы. Команда Итоги может выполняться для одного и того же списка записей многократно, ранее созданные промежуточные итоги могут как заменяться новыми, так и оставаться неизменными посредством установки или снятия флажка параметра Заменить текущие итоги. Таким образом, имеется возможность подведения итогов различных уровней вложенности.
Рассмотрим применение функции автоматического подведения итогов на практическом примере.
Задание
Составьте табличную базу данных «Успеваемость студентов за неделю» по форме, изображенной на рис. 49. Задайте структуру и получите итоги по трем уровням: 1-го уровня – средний балл по каждой учебной группе; 2-го уровня – средний балл по каждому предмету по всем учебным группам; 3-го уровня – средний балл по каждому виду занятий определенных предметов по всем учебным группам.
Создайте новую рабочую книгу Тема 10.
Назовите первый лист Успеваемость студентов и заполните его данными согласно рис.
3. Отсортируйте список записей по следующим ключам:
– по номеру группы – по возрастанию,
– по коду предмета – по возрастанию;
– по виду занятий – по возрастанию.
4. Активируйте команду Итоги меню Данные. В диалоговом окне Промежуточные итоги задайте следующие параметры:
– При каждом изменении в: Номер группы;
– Операция: Среднее;
– Добавить итоги по: Оценка;
– Заменить текущие итоги: Нет;
– Конец страницы между группами: Нет;
– Итоги под данными: Да.
В результате после нажатия ОК будет рассчитан средний балл по каждой учебной группе.
5. Создайте второй уровень итогов – по учебным предметам. Запустите команду Итоги. В диалоговом окне Промежуточные итоги укажите:
– При каждом изменении в: Учебный предмет;
– Операция: Среднее;
– Добавить итоги по: Оценка;
– Заменить текущие итоги: Нет;
– Конец страницы между группами: Нет.
Нажмите ОК. В результате будет рассчитан средний балл по каждому предмету по каждой учебной группе.
6. Создайте третий уровень итогов – по виду занятия. Выполните команду Итоги. В диалоговом окне Промежуточные итоги укажите:
– При каждом изменении в: Вид занятия;
– Операция: Среднее;
– Добавить итоги по: Оценка;
– Заменить текущие итоги: Нет;
– Конец страницы между группами: Нет.
Нажмите ОК. В результате будет рассчитан средний балл по каждому виду занятий определенного предмета в учебной группе (Рис. 71).
7. Просмотрите элементы структуры, закройте и откройте иерархические уровни. Для закрытия уровня щелкните мышью по кнопке с минусом, а для открытия – с плюсом, в левой части рабочего листа.
8. Убрать все предыдущие итоги можно с помощью команды Убрать все диалогового окна Промежуточные итоги. После выполнения задания уберите все итоги.
Задание
Самостоятельно в таблице «Успеваемость студентов» создайте новые промежуточные итоги вида: на первом уровне – по учебному предмету, на втором уровне – по виду занятия, на третьем уровне – по номеру учебной группы.
Задание
Самостоятельно создайте промежуточные итоги для листа Заказы покупателей из задания Темы 9, куда включите итоги следующего вида: на первом уровне – по коду продукта вывести итоги в столбцах Сумма заказа и Уплачено, на втором уровне – по коду продукта вывести количество одинаковых названий продукта. Обратите внимание, что при сортировке таблицы по любому полю столбец Номер заказа теряет свою автоматизацию, поэтому его целесообразно скрыть.