5.9. Исследование потоков и структуры информации. Обследование документов и документооборота системы управления. Изучение структурных единиц информации

В процессе предпроектного обследования изучаются состав, структура, форма и содержание информационных сообщений, а также информационные процессы, охватывающие сбор и регистрацию первичной информации, передачу данных, обработку сообщений, организацию хранения и доступа к информации для подготовки и принятия управленческих решений.

Информационный анализ предметной области выполняется в трех направлениях:

• смысловое содержание сообщений, их информативность для целей управления (семантический уровень);

• состав и структура сообщений, правила их построения на внемашинном и внутримашинном уровнях (синтаксический уровень);

• полезность сообщений для целей системы управления, выполнения функций управления и решения управленческих задач (прагматический уровень).

В процессе обследования необходимо создать единый альбом форм документов и установить важнейшие характеристики каждого документа:

• система документации, к которой относится документ (конструкторская, технологическая, плановая, отчетно-статистическая, первичная учетная, организационно-распорядительная, расчетно-денежная и т. п.);

• форма документа (для документов ручного заполнения форма бланка, для машинного документа – экранная форма, машинограмма);

• реквизитный состав документа или структура записи массива информации на машинном носителе;

• характеристики объема информации документа (количество экземпляров документа, документострок или символов за фиксированный интервал времени – год, месяц).

Устанавливается схема документооборота, которая отражает состав и последовательность выполнения управленческих процедур.

Данные о маршруте движения документа и характере обработки заносятся в оперограммы (Рис. 22).

Изучение основных единиц информации – реквизитов входных, выходных документов, полей записей файлов информационной базы и их групп – позволяет установить форматные характеристики данных и выявить структуру данных, что очень важно для построения информационно-логической модели предметной области.

Основными синтаксическими характеристиками реквизита являются:

• общепринятое наименование реквизита;

• условное обозначение (код);

• тип или формат значений реквизита (символьный, числовой, формат типа даты или времени, логический тип);

• диапазон допустимых значений реквизита.

Целесообразно вести единый справочник (словарь) реквизитов по всем формам документов, что позволит унифицировать характеристики реквизитов. Изучение структурных (составных) единиц информации (СЕИ) – групп взаимосвязанных реквизитов и вложенных СЕИ – позволит выделить ассоциативно взаимосвязанные реквизиты, объединенные процессами обработки и использования, установить количественные характеристики вхождения (одиночные, множественные значения реквизитов, массивы значений СЕИ), правильно рассчитать объемы информации.

СЕИ характеризуется: наименованием и условным обозначением; структурой СЕИ; количеством экземпляров СЕИ. Под экземпляром СЕИ (значением СЕИ) понимается некоторая конструкция, в которой каждому входящему в СЕИ реквизиту присвоено отдельное или множественное значение. Для описания структуры данных СЕИ используются графический и аналитический способы записи. Рассмотрим пример СЕИ (Рис. 23).

СЕИ S имеет вложенные СЕИ С11, С12, С13. В свою очередь, СЕИ С11 содержит вложенные СЕИ С21, С22, С23.

СЕИ принимает отдельное (экземпляр) или множественное (массив) значение.

S – массив из m значений (экземпляров) СЕИ, С11 – одиночное значение СЕИ внутри S, С12 – массив из 6 значений для каждого экземпляра S.

Аналитическая форма записи структуры СЕИ, представленной на рисунке 23