5.6. Организация предпроектного обследования

Предпроектная стадия включает комплекс научно-исследовательских работ и организационно-технических мероприятий по обследованию объекта автоматизации. На этой стадии исследуются экономические показатели работы или учреждения, его организационная структура, информационные потоки, документооборот, методы учета и планирования. Обследование способствует определению основных параметров проектируемой системы и подразумевает сбор данных об объекте автоматизации в соответствии с конкретно выбранными методами. Важным этапом на этой стадии является анализ результатов обследования, который учитывая характер собранных данных, их объем, и, как правило, жесткие сроки, целесообразно проводить с применением вычислительной техники (ВТ). Цель такого обследования заключается в определении экономической целесообразности автоматизации и подготовке научно обоснованных, рациональных направлений по совершенствованию управления. От качества проведенного обследования зависит весь дальнейший ход проектных работ. На этой стадии можно выделить два этапа, которые завершаются подготовкой и утверждением двух документов: технико-экономического обоснования (ТЭО) и технического задания (ТЗ).

ТЭО – первый документ, создаваемый на предпроектной стадии разработки системы, подтверждающий ее экономическую целесообразность и производственную необходимость. Разработка ТЭО базируется на результатах обследования объекта автоматизации и имеет вид пояснительной записки. В него включены: обоснование цели проектирования и состава комплекса подсистем и задач, перечень организационно-технических мероприятий по разработке и внедрению системы, оценка экономической эффективности.

Техническое задание – документ, завершающий предпроектную стадию создания АИС и включающий в себя правовое обоснование проектирования, к которому относятся издаваемые вышестоящими организациями постановления и приказы; описание цели и расчет экономической эффективности разработки; требования к задачам, техническому комплексу, обеспечивающим подсистемам и их составу. В ТЗ определяется очередность проектирования и внедрения АИС с приложением сетевых графиков и указанием источников финансирования работ.

К работам на предпроектной стадии привлекается заказчик проекта, который заключает договор с проектирующей организацией на создание ТЭО и ТЗ, составляет план организационно-технических мероприятий по обследованию организации, описание действующей системы управления и действующего документооборота, согласовывает в установленном порядке предложения по изменению методов и организационной структуры управления объектом; утверждает ТЭО и ТЗ. Разработчик на этой стадии участвует в разработке плана – графика совместных работ, составляет программу предпроектного обследования и принимает участие в его проведении. Кроме того, на предпроектной стадии проектировщик системы должен обеспечить обучение персонала объекта автоматизации современным методам управления с применением разнообразных средств ВТ и оргтехники. На этой стадии разработчик согласовывает вышеназванные документы с заказчиком, рассматривает и утверждает их.

Как было сказано выше, в процессе предпроектного обследования вскрывается организационная и функциональная структура объекта и разрабатываются предложения для их оптимизации. Сбор данных об объекте автоматизации и осуществляемых видах деятельности позволяет тщательно изучить и вскрыть «узкие» места в прохождении информационных потоков с целью их последующей «расшивки».

При этом применяются два подхода к обследованию информационных потоков:

• организационный, когда анализируются потоки информации по подразделениям предприятия (рабочим местам специалистов, производственным цехам, секторам, лабораториям, отделам и т.д.);

• функциональный, когда исследуются информационные потоки по отдельным процедурам, задачам, комплексам задач, функциям или подсистемам управления.

В процессе предпроектного обследования формируются наборы процедур, задач и комплексов задач для создаваемой АИС.

Предпроектное обследование затрагивает как операции управления (управленческие процедуры, задачи, функции), так и потоки информации. Обследование проводится по специальной программе с использованием определенных методик и документированием результатов. В методическом плане обследование управленческих процедур и информационных потоков удобнее рассматривать раздельно. Предпроектное обследование согласуется с принятой стратегией создания системы.

Децентрализованная стратегия (функциональный подход) заключается в последовательном проектировании функциональных подсистем. Для каждой из них создается автономная информационная база. Такая стратегия обеспечивает быстрое внедрение функциональных подсистем, однако оптимальная организация информационного обеспечения и АИС в целом достигается с меньшей вероятностью.

Централизованная стратегия (информационный подход) предполагает, в первую очередь, создание интегрированной БД, являющейся основой разработки функций и задач автоматизированного управления.

В соответствии с децентрализованной стратегией предпроектное обследование предприятия может производиться путем исследования его организационной и/или функциональной структуры. Звеньями организационной структуры являются подразделения предприятия: отделы, производства, цехи, участки, рабочие места. Функциональными звеньями являются: функции управления, функциональные подсистемы, задачи, процедуры. Централизованная стратегия делает упор на информационном анализе предметной области, изучении состава и структуры информационных потоков с целью их интеграции.

Рекомендации по созданию автоматизированной информационной системы вырабатываются обобщением всех выводов и рекомендаций, полученных в результате предпроектного обследования предприятия. Основными направлениями в совершенствовании управления являются:

• упрощение организационной структуры благодаря устранению излишних промежуточных звеньев и сокращению многоступенчатости;

• повышение централизации отдельных функций управления и ликвидация самостоятельных подразделений в небольших и средних цехах (техническое бюро, бухгалтерия и т.д.);

• внедрение безцеховой структуры управления на небольших предприятиях;

• высвобождение отдельных работников управления;

• совершенствование существующей системы документооборота (устранение излишних документов и реквизитов; сокращение маршрутов движения документов; применение стандартных бланков).

Существенным моментом является совершенствование методов управления, повышение достоверности и своевременности получения необходимой информации работниками системы управления, уменьшение трудоемкости управленческих процедур.

Все предложения по совершенствованию управления, намеченные в результате предпроектного обследования, разделяются на две группы. В первую группу включаются рекомендации, которые могут быть реализованы в производстве до внедрения АИС, во вторую – все рекомендации и предложения, которые требуют внедрения различного рода средств автоматизированного управления.