5.2. Правила безопасной работы с бухгалтерской программой

Вычислительная техника является верным спутником и надежным помощником бухгалтера до первого серьезного ЧП. К сожалению, различные сбои при автоматизированной обработке учетной информации – не такая уж большая редкость. Невозвратимая потеря или искажение учетных данных чреваты неприятностями с налоговыми органами и могут стать причиной глубокого нервного потрясения. В результате неизбежно появляется недоверие к конкретной программе, а также к процессу автоматизации бухгалтерского учета вообще. Чрезвычайных ситуаций на автоматизированном рабочем месте бухгалтера можно и нужно уметь избегать.

Все хозяйственные операции должны быть тщательно проконтролированы. По сравнению с ручной обработкой автоматизированные системы более доступны для ввода нереальных операций, пропуска или дублирования записей, нарастания ошибок. Могут возникнуть серьезные проблемы при переносе остатков прошлых периодов, объединении файлов отдельных счетов, использовании данных различных АРМ.

Ошибки при вводе и обработке экономической информации на ПЭВМ могут возникать по причинам различного характера. Это могут быть:

– технические сбои;

– программные ошибки;

–ошибки, допущенные бухгалтерами и операторами. Технические сбои и программные ошибки возможны на этапе ввода, обработки, хранения и вывода информации. Для уменьшения риска их возникновения главному бухгалтеру необходимо учесть следующее:

1. Покупать вычислительную технику и прикладные программы целесообразно у известных поставщиков. При прочих равных условиях необходимо выбирать фирмы, предоставляющие максимальный срок гарантии или бесплатное сервисное обслуживание. Такие услуги нередко распространяются на продукцию, предлагаемую на специализированных выставках. Желательно, чтобы консультации по телефону по всем возникающим вопросам вы получали также бесплатно.

При покупке следует лично удостовериться в качестве приобретаемого товара.

2. Все пользователи ПЭВМ должны быть ознакомлены с элементарными правилами техники безопасности. Имейте в виду, что в отличие от человека техника может отказаться работать при значительных температурных отклонениях. Системный блок нежелательно устанавливать вблизи батарей центрального отопления, на ярком солнечном свете. С трудом загружается машина и в холодных помещениях. При наличии неприятностей с напряжением в сети необходимо приобрести блок бесперебойного питания.

3. Перед началом работы ознакомьтесь с руководством по эксплуатации и руководством пользователя, встроенной системой помощи программного продукта.

4. Ограничьте доступ к дорогостоящему вычислительному оборудованию, используйте сигнализацию на дверях, окнах. Если компьютер пока не является вашей персональной машиной, непременно установите пароли и коды доступа. Они могут распространяться как на программу вообще, так и на конкретные функции, файлы, записи базы данных. Пароли должны быть легко запоминающимися. Не следует записывать их и оставлять в общедоступном месте. Для предотвращения установки непродуманных паролей программы, как правило, предлагают продублировать ввод.

5. Используйте современные антивирусные программы и в зависимости от интенсивности эксплуатации съемных носителей ежедневно, еженедельно или ежемесячно тестируйте свой компьютер на вирусы.

6. Сервисные функции архивирования и разархивирования в бухгалтерских программах несомненно полезны, но используются редко, в то время как систематическое (не реже одного раза в месяц) сохранение ваших баз данных на диске и (или) съемных носителях является надежным и бесплатным страховым полисом собственного изготовления. При вызове функции архивирования в экранной форме необходимо указать, маршрут создания архивной копии базы данных. Если неприятность все-таки произошла, необходимо перезагрузить ПЭВМ, а затем попытаться снова войти в программу. Как правило, пользователю при этом предлагается запрос на переиндексацию базы данных. Необходимо выбрать утвердительный ответ и после загрузки выборочно проверить информацию.

Обычно все оказывается в полном порядке. Но, случаются и отрицательные результаты. Тогда следует использовать инсталляционные диски и архивные копии баз данных на дисках, которые были заблаговременно подготовлены и спрятаны.

Механические ошибки операторов и бухгалтеров при вводе записей и использовании выходной информации практически неизбежны, особенно на этапе внедрения, обучения и начала работы.

Число таких ошибок можно уменьшить, для чего пользователю желательно пройти курсы по обучению работе с персональным компьютером и конкретной бухгалтерской программой.

Современные программы автоматически отслеживают ряд ошибок. На этапе ввода программы проверяют корректность ввода даты, соответствие введенных оперативных данных данным справочников, корректность вводимых проводок. При обработке записей программа укажет на дублирование записей, на наличие отрицательного сальдо на счетах, на нарушения в структуре массивов данных. Помимо этого в ряде программ предусмотрены дополнительные средства по отслеживанию опасных с точки зрения обработки данных ситуаций. (Например, в комплексной бухгалтерской системе «Ветразь» ведется контроль изменений. В программе «Финансы без проблем» существует возможность чернового введения хозяйственных операций.)

Бухгалтерам рекомендуется вести журнал регистрации возникших ошибок с указанием даты, характера, причины, масштаба обнаруженных искажений учетной информации.

Защита информации от несанкционированного просмотра, копирования, преднамеренною разрушения может быть обеспечена на аппаратном, системном уровне или на уровне прикладной программы. Она может быть обеспечена лишь при тщательно разработанной политике безопасности.

При выработке необходимого и достаточного уровня защиты главному бухгалтеру рекомендуется:

1) оценить степень коммерческого риска;

2) выработать максимально простой с точки зрения пользователя доступ к системе;

3) определить лицо, ответственное за защиту данных;

4) выбрать эффективное технологическое решение.