Тема 5. Этапы проектирования экономических информационных систем

5.1. Подготовка к автоматизации бухгалтерии

Вопросы обоснования выбора программного обеспечения (ПО) для бухгалтерии стали уже хрестоматийными – настолько часто они обсуждались и обсуждаются. Вопросы же подготовки бухгалтерии к переходу на автоматизированный учет практически не обсуждаются, хотя корректное их решение способно сократить время перехода и сделать сам процесс менее болезненным. Несмотря на различие причин, условий перехода к ПО и целый ряд нюансов, зависящих от специфики выбранного для автоматизации ПО, бизнес-процессов организации, да и просто от личностей инициаторов и исполнителей, можно привести несколько общих рекомендаций, которые необходимо учитывать как в подготовительный период, так и в процессе внедрения.

К сожалению, во многих случаях этап подготовки к заключению договора сводится к прочтению и визированию подготовленных исполнителем документов, а возникающие в дальнейшем разногласия решаются в рабочем порядке. Если есть возможность оплатить услуги консультанта, то обращение к нему позволит избежать множества ошибок. Рынок ПО для бухгалтерии в значительной мере сегментирован, и найти консультанта, знающего его достаточно хорошо, не всегда удается. Но если повезет, то вы избавитесь от множества проблем.

Грамотно подготовленное письменное заключение должно содержать постановку учетных задач у вашей организации, возможные пути решения, обзор рынка и анализ соответствия ПО вашим задачам, отлип времени и стоимость внедрения, рекомендации по выбору внедряющей организации. К сожалению, плата за привлечение такого консультанта часто сопоставима с ценой приобретаемого ПО, поэтому обычно предпочитают обходиться собственными силами.

Остановимся на некоторых моментах, требующих повышенного внимания именно в таких случаях.

Организационные вопросы:

1. Сроки внедрения ПО и предполагаемые конечные результаты должны быть четко зафиксированы в договоре. С одной стороны, это сделает исполнителя более обязательным, а с другой – позволит оплатить наиболее ценную часть обязательств.

2. Самое пристальное внимание следует обратить на предлагаемое техническое задание. (В некоторых случаях оно вообще отсутствует, что, конечно же, недопустимо.) Чем детальней будет разработан этот документ, тем меньше возникнет вопросов на этапе внедрения и проблем при эксплуатации. Кроме того, зафиксировав требования в виде технического задания, вы получаете юридические основания не платить денег в случае, если ваши требования не выполняются.

3. Если выполнение работ начато, и вы в течение недели-другой не замечаете особых сбоев в работе, это не означает, что все трудности позади. Обязательно оговорите с поставщиком период пилотной эксплуатации – он должен составлять не менее одного квартала или года. Только выполнив все расчеты, необходимые для квартального или годового отчета, вы можете быть уверены в правильности работы программы.

4. Сопровождение установленного ПО – необходимая составляющая его нормальной эксплуатации. Если оно не будет осуществляться внедряющей организацией, то необходимо еще на этапе внедрения заручиться договоренностью со сторонней организацией или подготовить своих сотрудников. Они должны быть готовы к исполнению своих обязанностей сразу после установки ПО.

5. Если дальнейшее обслуживание будет осуществляться другой организацией, следует подойти к составлению договора на сопровождение и обслуживание не менее серьезно, чем к договору на внедрение. Где вы будете получать необходимую информацию, кто, в какие сроки и на каких условиях будет выполнять обновление ПО, как быстро исполнитель будет реагировать на ваши запросы – все эти вопросы должны быть детально оговорены. Нельзя забывать, что, внедряя автоматизированный учет, вы в какой-то мере становитесь его заложником, и некорректная работа или потеря данных грозит большими неприятностями.

6. Если обучение сотрудников предполагается на стороне, не отправляйте их на первые попавшиеся курсы. На некоторых из них бухгалтеру пытаются объяснить, что при работе ПО используются SQL-запросы, а связь между компьютерами осуществляется по протоколу TCP/IP.

Неприязнь к компьютеру наименьшая из бед, которые можно ожидать после такого «обучения».

Вообще же знаний, как ввести данные, получить необходимые отчеты и распечатки на своем рабочем месте, наряду с чисто профессиональными, вполне достаточно для успешной работы.

Если необходима взаимозаменяемость, опытные сотрудники могут в дальнейшем обучить других.

Эксплуатационные характеристики программы:

1. Определить, насколько готовое решение соответствует потребностям. ПО считается удовлетворительным, если оно обеспечивает решение задач па 60-70%. Остальное устраняется в процессе настройки ПО. Чем меньше готовое решение соответствует вашим потребностям, тем больше средств и времени уйдет на его доработку. Возможно, в этом случае имеет смысл обратиться к другому разработчику или поставщику.

2. Необходимо учитывать, что со временем вы можете поменять учетную политику, ваши требования к системе учета возрастут, предприятие может перепрофилироваться или расширить свою деятельность, наконец, изменится законодательство. Все это потребует изменений в установленной программе. Обладает ли программа такими возможностями? Кто и как это будет делать?

3. При эксплуатации любого ПО ошибки пользователей неизбежны. Если устанавливаемое ПО не имеет механизмов защиты, выявления и исправления таких ошибок, то работать с ним вы не сможете.

4. Программы могут сбоить, компьютеры отказывать, а питание в сети пропасть. Что произойдет в этом случае с вашими данными? Как восстановить нормальную работу после сбоев? Кто и в какие сроки будет это делать? Непременно решите эти вопросы с поставщиком, иначе вам не избежать серьезных неприятностей.

5. Тщательно обсудите с поставщиком вопросы подготовки и ввода первичной информации.

Для ведения автоматизированного учета в базы данных программы необходимо ввести большое количество информации: сведения о партнерах, товарах, сотрудниках; нормативную информацию и т.д. Возможно, вы уже вели учет по каким-то участкам на компьютере с использованием Excel или других программ. В этом случае имеет смысл оговорить перенос имеющейся информации в базу данных устанавливаемого ПО. Ручной способ ввода не гарантирует отсутствие ошибок, которые необходимо будет затем находить и исправлять, что сильно затянет этап внедрения.

Другие вопросы, требующие внимания:

1. Много времени уходит на достижение общего подхода к автоматизации отдельных участков бухгалтерского учета. Предоставление внедряющей стороне заранее подготовленного полного комплекта документов, используемых для ведения учета, способно значительно упростить ситуацию.

2. Поднимите все документы, касающиеся учетной политики, проводимой в организации. Несомненно, сотрудники бухгалтерии знают, что нужно делать, но ведь теперь большую часть рутинной работы можно и нужно передать машине, для чего многое из того, что раньше получалось как-то само собой, необходимо формализовать и изложить в четкой логической последовательности.

3. Определите, чем придется жертвовать. Если организация не новая, то в ней уже существует отработанная система учета, которая так или иначе обеспечивает потребности организации. С другой стороны, поставщик приходит с готовым ПО, настроенным на ведение учета в некоей формальной модели организации, осуществляющей деятельность, близкую к вашей. В процессе внедрения необходимо либо перенастраивать ПО, либо менять привычные схемы работы.

Несмотря на всю привлекательность первого варианта, не лишним будет еще раз взглянуть на существующие схемы и оценить, что предлагает поставщик. Возможно, вы найдете более эффективные решения. Кстати, чем меньше дополнительных настроек, тем ниже цена.

4. Аналитический учет – одно из «тонких» мест автоматизированного учета. При «ручном» учете подготовку необходимой информации часто поручают одному из сотрудников. Последний, изучив огромное количество документов и опросив всех сотрудников (при этом оторвав их от работы), в конце концов собирает требуемую информацию (правда, достоверность ее вызывает некоторое сомнение). Автоматизированный учет позволяет «раскапывать» требуемую информацию в общей базе данных, но при условии правильной организации последней. Лучше сразу подвергнуть ревизии базу данных, иначе в дальнейшем это потребует значительных усилий либо окажется невозможным. Попробуйте, например, структурировать входящие остатки, если учет долгое время велся общими суммами. Конечно, это потребует дополнительных затрат, но они необходимы, если хотите, чтобы в дальнейшем поиском занимался компьютер.

5. Продумайте, какие данные и откуда будут заноситься для обработки бухгалтерским ПО. Если руководство проводит политику «лоскутной» автоматизации, то избежать дублирования и ручного ввода данных довольно сложно. Однако при наличии такой возможности необходимо предусмотреть специальное ПО для переноса информации между различными программами – это сократит как время ввода, так и количество ошибок. Если же бухгалтерское ПО является частью общей информационной системы организации, то возможности переноса данных, подготовленных в различных подразделениях, предусмотрены изначально. Но и здесь есть свои «подводные камни» Вы еще не задумывались над тем, что произойдет, если одному и тому, же товару товаровед присвоит один код, а бухгалтер – другой? Как это воспримет компьютер?

Поэтому необходимо провести организационную работу по согласованию параметров информации, циркулирующей в различных подразделениях. Организационная работа при переходе на автоматизированный учет является важной составляющей общего успеха.