Тема 4. Программные продукты в экономической деятельности

4.1. Поколения и краткая характеристика автоматизированных систем бухгалтерского учета

Системы автоматизированного бухгалтерского учета (САБУ) первого поколения (1988 – 1992 гг.) характеризуются функциональной примитивностью и сложностью адаптации к быстро меняющимся правилам бухгалтерского учета. Они были предназначены для эксплуатации в виде АРМ на автономных компьютерах.

Первый этап разработки программ автоматизации бухгалтерского учета совпал по времени с перестройкой, когда в России появилась реальная потребность в программных продуктах такого типа для нужд малых предприятий и кооперативов, обслуживания временных трудовых коллективов и других новых субъектов бухгалтерского учета. Этот период характеризовался массовым ввозом в нашу страну персональных компьютеров, что в значительной степени обусловило выбор последних в качестве основной аппаратной платформы для бухгалтерских разработок. Большинство программ создавалось в виде АРМ (автоматизированных рабочих мест) и предназначалось для эксплуатации на автономных компьютерах.

В это время были популярны первые бухгалтерские программы: «Финансы без проблем» («Хакере Дизайн»), «Турбо-бухгалтер» («ДИЦ»), «Парус» («Парус»).

САБУ второго поколения (1993 – 1995 гг.) отличаются большей функциональной полнотой и приспособленностью к различным изменениям в системе бухгалтерского учета. Среди них впервые появились САБУ, сочетающие в себе ряд функций учета, непосредственно не связанных с бухгалтерией. Они были предназначены для эксплуатации в локальных сетях или автономного использования.

Второй этап был связан с развитием коммерческих структур и началом приватизации. Десятки тысяч создаваемых ТОО, АОЗТ и кооперативов нуждались в бухгалтерском учете. На волне всеобщей коммерциализации наблюдался бурный рост тиражируемых разработок, в значительной степени вытеснивших заказные. Энтузиастов-одиночек и временные трудовые коллективы сменили профессиональные группы специалистов, объединившихся в собственные компании, которые хотели получать прибыль с продаваемого тиража бухгалтерских программ.

Именно тогда были образованы сегодняшние фирмы-лидеры: «1С», «Диа-софт», «Омега», R-Style Software Lab.

Современные САБУ третьего поколения интегрированы в комплексные системы автоматизации деятельности предприятий. Большинство таких систем работает под Windows и предназначено для эксплуатации в сети. Новые САБУ, как правило, имеют встроенные средства развития и полностью совместимы с другими программными продуктами фирмы-разработчика, обеспечивающими автоматизацию избранного объекта (банка, гостиницы, торговой или страховой фирмы).

Современный (третий) этап развития бухгалтерских систем характеризуется созданием интегрированных программных средств, объединяющих несколько предметных областей автоматизации.

4.2. Классификация и характеристика бухгалтерских программ

Программы по автоматизации бухгалтерского учета являются лишь одной из составляющих огромного мира программного обеспечения, однако уже сегодня они имеют значительный удельный вес в группе прикладных программ и их рынок продолжает весьма динамично развиваться. Ввиду разнообразия и неоднородности бухгалтерских программ классифицировать их достаточно сложно.

По степени автоматизации бухгалтерского учета специалисты чаще всего выделяют следующие классы программ: 1) мини-бухгалтерия; 2) интегрированная бухгалтерская система; 3) инструментальная система (бухгалтерский конструктор); 4) бухгалтерский комплекс; 5) бухгалтерия-офис; 6) система учета международного уровня; 7) международная система.

Учитывая степень актуальности и уровень спроса, остановимся на 3, 4 и 5 классах.

Инструментальные системы (бухгалтерский конструктор) отличаются наличием средств настройки, что позволяет адаптировать их к особенностям учета любого предприятия. Программы этого класса предоставляют пользователям возможность самостоятельно, без помощи разработчика, изменять методику учета, корректировать учетную политику предприятия, выбирать вариант начисления износа малоценных и быстроизнашивающихся предметов исходя из их сроков службы и стоимости либо в соответствии с нормативными или сметными ставками и т.д.

Бухгалтерский комплекс представляет собой систему, состоящую из отдельных взаимосвязанных модулей – автоматизированных рабочих мест (АРМ):

АРМ «Финансы», «Заработная плата», «Склад», «Торговый зал» и др., каждое из которых предназначено для автоматизации отдельного участка бухгалтерского учета. Работа отдельных АРМ может быть организована как на одном компьютере, так и на нескольких, объединенных в локальную сеть. Совместная работа различных АРМ обеспечивается чаще всего через АРМ главного бухгалтера, в котором аккумулируется вся совокупность учетных записей, созданных в иерархически подчиненных АРМ. Такая организация работы системы позволяет глубже проработать отдельные участки учета и требует меньшей доработки системы конечными пользователями, так как обладает широкими функциональными возможностями.

Программы класса «Бухгалтерия-офис» помимо учетных функций выполняют аналитические задачи, оптимизируют сбыт продукции, управляют закупками сырья, обеспечивают организацию делопроизводства на предприятии, а в некоторых системах – и правовую поддержку бизнеса (благодаря возможности совместной работы со справочными правовыми системами, которые поставляются отдельно от основного модуля). Бухгалтерская составляющая здесь может не быть главенствующей, так как система предоставляет широкие возможности в области менеджмента и маркетинга. Большее внимание в данных программах уделяется взаимосвязи всех составных частей системы, их интеграции и возможности эффективного управления предприятием в целом.

Бухгалтерские программы могут также классифицироваться по признаку: работающие «от проводки» и «от документа». В первом случае учет ведется, как правило, с использованием одного или нескольких журналов хозяйственных операций, предназначенных для регистрации проводок. По совокупности введенных проводок составляются первичные документы, формируются отчеты и т.д. Во втором случае ввод данных по любой хозяйственной операции осуществляется на основе заполнения экранных форм с реквизитами первичных документов (кассовых ордеров, авансовых отчетов и т.д.). По введенным данным формируются проводки.

Данная классификация достаточно условна, поскольку почти все современные программные продукты имеют инструменты организации учета как «от проводки», так и «от документа», чем достигается их гибкость.

В соответствии с еще одним подходом программные продукты по автоматизации бухгалтерского учета классифицируют на предназначенные для организации учета: на малых предприятиях; на средних и крупных предприятиях; в концернах и корпорациях.

Такая классификация наиболее часто используется на практике и бухгалтерами, и разработчиками программного обеспечения. При этом для отнесения к тому или иному классу используют не такие общепринятые характеристики предприятий, как численность персонала и объём реализации, а чаще всего – объем учетных работ, сложность организационной структуры.

Рассмотренные выше классификации программных продуктов по автоматизации бухгалтерского учета дают представление о программах с точки зрения их функциональных возможностей. Однако для бухгалтера, оперирующего учетными понятиями, важно проанализировать возможности и особенности различных программ с точки зрения принципов организации самого бухгалтерского учета. Такой подход позволяет выделить два класса программных продуктов: универсальные и функциональные.

Универсальные бухгалтерские программы состоят из одного-двух модулей. Входящие в них функции позволяют автоматизировать любой раздел бухгалтерского учета, но не подразделяются по его участкам.

Отличительной особенностью таких программных продуктов является наличие журнала (книги) хозяйственных операций. Работа с данными программами организована по следующей простой схеме: в журнал вносятся проводки и документы, на основании которых затем формируются журналы-ордера, ведомости и т. д.

Универсальные программы обычно покрывают потребности всей бухгалтерии на малых предприятиях с простым учетом. Их возможностей, как правило, достаточно и для автоматизации практически всего учета на средних предприятиях. Но в дополнение к такой программе могут потребоваться специальные программы для автоматизации бухгалтерских функций, которые ведутся на данном предприятии специфическим образом. На крупных предприятиях универсальные программы часто применяются как инструмент главного бухгалтера, а также для автоматизации тех участков, где нет сложного документооборота.

К данному классу программных продуктов, наиболее распространенных на отечественном рынке, можно отнести системы «1С: Предприятие» («1С: Бухгалтерия») фирмы «1С», «Инфо-Бухгалтер» ТОО «Информатик», «Турбо Бухгалтер» фирмы «ДИЦ», «Финансы без проблем» фирмы Hackers Design, «Анжелика-Бухгалтер» фирмы Golden Software (Минск) и некоторые другие.

Программы, основанные на использовании принципов упрощенной формы учета, предназначены прежде всего для малых и средних предприятий, поскольку они способны удовлетворить ограниченные информационные потребности небольшой бухгалтерии. На крупных предприятиях в связи с возрастанием объема учетных работ бухгалтерия объективно разделяется на участки учета. На каждом из них сохраняются общие принципы учета и в то же время выполняются специфические для данного участка функции. Поэтому для сохранения специфики учета на каждом участке применяются функциональные бухгалтерские программы. В их основе не лежат классические принципы мемориально-ордерной, журнально-ордерной или упрощенной формы учета. К данному классу программных продуктов можно отнести комплексную бухгалтерскую, складскую и торговую систему «БЭСТ-4» ЗАО «Интеллект-Сервис», систему «Профит-комплекс» фирмы «Профит», систему «Офис 2000» фирмы «Мифлейм», комплексную систему бухгалтерского учета «БУХСИСТЕ-МА» ООО «С-Сервис Информ», сетевой комплекс автоматизации учета на средних и крупных предприятиях «Анжелика Плюс» фирмы Golden Software, многопользовательский сетевой комплекс полной автоматизации фирмы (корпорации) «Галактика» АО «Новый Атлант» и НТО «Топ Софт», систему «Ветразь» НТО «Люкс-Софт», SBC-Предприятие и некоторые другие.

Особенностью этих программ является наличие автоматизированных решений различных учетных задач, таких, как учет основных средств и нематериальных активов, учет материальных ресурсов, учет труда и заработной платы, а также специального модуля для сведения главной книги и построения баланса. В различных пакетах число таких автоматизированных решений (программ-модулей) варьируется от пяти до двадцати. Такие автоматизированные решения могут быть либо оформлены как самостоятельная программа-модуль (АРМ), способная работать самостоятельно и согласованно с другими программами комплекса, либо объединены в единый комплекс.

На практике данные классы бухгалтерских программ отличаются следующим:

- универсальные программы более просты в освоении и использовании;

- стоимость функциональных программ чаще всего значительно выше стоимости универсальных;

- универсальные программы используются, как правило, на малых и средних предприятиях, а функциональные – на крупных;

- универсальные программы чаще всего позволяют гибко настраиваться на специфические особенности учета на конкретном предприятии (для этого они имеют специальные средства макропрограммирования и отладки); функциональные – менее гибки и позволяют автоматизировать учет стандартными средствами.

Естественно, ответа на вопрос, какие программы универсальные или функциональные лучше, не существует. Например, «1С: Предприятие» – универсальная программа, основной особенностью которой является ее конфигурируемость. В работе с этой системой можно выделить два этапа – конфигурирование (создание модели функционирования предприятия) и эксплуатация (ввод, хранение, передача, обработка и вывод результатов обработки информации о финансово-хозяйственной деятельности предприятия). На этапе конфигурирования система оперирует такими универсальными понятиями (объектами), как «Документ», «Журнал», «Справочник», «Регистр» и др., что позволяет автоматизировать различные стороны финансово-хозяйственной деятельности предприятия (бухгалтерский учет, оперативный учет товарно-материальных запасов, кадров и т. д.). Если к примеру, это раздел бухгалтерского учета, то пользователь оперирует счетами, справочниками основных средств и нематериальных активов МБП и т. д., механизмами начисления износа, закрытия счетов и др. В разделе оперативного учета товарно-материальных ценностей может вестись учет резервов, заказов, движения ценностей.

Раздел оперативного учета кадров может реализовывать функции организации учета персонала предприятия, ведения штатного расписания и т. д. Это – потенциальные возможности системы которые реализуются с помощью встроенного программного языка, механизма запросов встроенных редакторов текста, диалогов, табличных документов, конструкторов, отладчиков и т.д. Однако, типовая поставка программы «1С: Предприятие» дает возможность организовать лишь бухгалтерский учет, который не разделен на участки и для ведения которого используется журнал операций (а также совокупность специальных журналов). В таком журнале может содержаться вся учетная информация.

Система «Галактика» – функциональная программа. Решение всей совокупности задач, на которую она ориентирована, обеспечивается четырьмя функциональными контурами: оперативного управления, бухгалтерского учета, управления производством и административного управления.

Каждый контур в свою очередь состоит из модулей. Например, в контур бухгалтерского учета входят модули «Касса», «Банк, отчеты», «Матценности», «Малоценка» и др. которые предназначены для ведения учета по участкам. Система позволяет автоматизировать всю систему управления предприятием, начиная от подготовки и планирования производства и заканчивая сбытом готовой продукции и формированием финансовой и бухгалтерской отчетности, которая через обратную связь замыкается на функцию планирования. Естественно, необходимость согласованной работы всех модулей системы требует жесткого соблюдения последовательности учетных процедур, которую пользователь должен усвоить. В таких условиях главная цель – не адаптировать систему к конкретным условиям предприятия, а изменить организацию учета на предприятии в соответствии с технологией, заложенной в программу. А поскольку в «Галактике» реализовано свыше тысячи функций, параметры настройки ее функционирования исчисляются несколькими десятками, отсутствует единый универсальный регистр, такой как, например, журнал операций в универсальных программах, то пользователю требуется затратить значительные усилия на освоение системы и решение проблем, связанных с ее эксплуатацией.

Таким образом, подходы, реализованные как в универсальных, так и в функциональных программах, имеют свои достоинства и недостатки. В универсальных программах («1С: Предприятие») просто не только отразить хозяйственную операцию, но и проконтролировать правильность ее отражения на счетах. В функциональных программах («Галактика») процесс ввода самих характеристик хозяйственной операции может быть обособлен от непосредственного отражения ее на счетах бухгалтерского учета, а также требуется использование в определенной последовательности специальных режимов.

На практике бухгалтеры стремятся найти «золотую» середину – тот программный продукт, который бы обладал широкими функциональными возможностями и был прост в эксплуатации.

Однако это не простая задача, так как расширение возможностей ведет к усложнению системы.

Для решения многих практических задач с использованием прикладного программного обеспечения по автоматизации бухгалтерского учета, а также для оценки качества и уровня бухгалтерской программы важно уяснить, каким образом та или иная позволяет реализовать приемы бухгалтерского учета.

Присущие любому виду учета приемы наблюдения, измерения, регистрации и обобщения в бухгалтерском учете используются в более сложном специфическом виде. Так, наблюдение осуществляется с помощью документации и инвентаризации; измерение – путем оценки и калькуляции; регистрация ведется с использованием системы счетов и двойной записи.

Обобщение данных бухгалтерского учета осуществляется в балансе и других формах отчетности. Перечисленные приемы являются неотъемлемыми частями, элементами метода бухгалтерского учета и применяются в строгой последовательности и по правилам, определяемым законодательством. В программном же обеспечении по автоматизации бухгалтерского учета разработчики реализуют эти приемы индивидуально, и от качества, проработанности и последовательности этой реализации зависят универсальность, гибкость и простота бухгалтерских программ.