2. Основні етапи здійснення зовнішньоторговельної операції

Міжнародна практика проведення експортно-імпортних операцій передбачає здійснення визначених видів діяльності, що складаються з етапів, на кожному з яких вирішуються конкретні завдання й виконуються формальності, пов’язані з підготовкою, оформленням, пересилкою та обробкою документів, необхідних для забезпечення і виконання операції.

Загалом слід виділити такі етапи здійснення зовнішньо-торговельних операцій:

1. Підготовчий:

• аналіз кон’юнктури міжнародного ринку за об’єктом торгівлі;

• вибір форм і методів роботи на ринку;

• планування зовнішньоторговельної операції;

• рекламна кампанія.

2. Організаційний:

• встановлення контакту з передбачуваним контрагентом;

• підготовка та організація переговорів;

• укладання міжнародного комерційного контракту.

3.Виконавчий:

• виконання зобов’язань контрагентами;

• підготовка товару до відвантаження;

• оформлення документації;

• врегулювання суперечок.

Вивчення кон’юнктури міжнародного ринку має на меті виявити попит на певні види товарів на світовому ринку чи то на ринках окремих географічних районів та країн. В процесі вивчення ринку повинні бути отримані наступні результати:

• з’ясувати існуючий та перспективний попит на існуючі товари;

• визначити вимоги щодо характеристик товарів для переорієнтації виробництва до потреб ринку;

• оцінка конкурентоспроможності товару на ринку;

• визначити загальні комерційні умови збуту, враховуючи рівень цін та тенденції їх зміни;

• оцінити кредитну політику конкурентів, існуючі форми розрахунків на ринку;

• обрати форми й засоби реклами;

• визначити форми та методи комерційної роботи на ринку.

Задля вибору найбільш доцільних форм роботи на ринку слід звернути увагу на такі обставини:

• торгово-політичні умови роботи, з точки зору можливості створення в країні збуту власних представництв, спільних підприємств, посередницьких структур;

• митний режим країни-імпортера, а також існуючі нетарифні бар’єри (заборона імпорту, ліміти цін, спеціальні вимоги щодо сертифікації та стандартизації);

• способи збуту, що використовуються в країні-імпортера конкурентами, оптимальні строки поставки, умови оплати;

• рівень розвитку споріднених галузей країни-імпортера, з метою встановлення доцільності здійснення виробничої та виробничо-збутової кооперації;

• нормативно-правові акти країни збуту, що стосуються способів розміщення імпортних замовлень.

Планування зовнішньоторговельної операції являє собою розробку поєднаних у часі та за змістом організаційних і комерційних заходів, зокрема:

• організацію системи збуту, тобто створення збутових філій, дочірніх фірм, укладання угод з посередниками, участь у ярмарках, виставках, біржовій торгівлі, аукціонах;

• проведення рекламної компанії щодо розробленої системи збуту;

• спрямування перспективним покупцям ініціативних пропозицій, проведення переговорів й підписання контрактів;

• встановлення контактів з постачальниками, розробка та освоєння конкурентоспроможних виробів.

Проведення рекламної компанії, як правило, включає видання та доведення друкованої реклами до потенційниго споживача, в т.ч. й поштова розсилка, публікація реклами в спеціалізованих і періодичних ЗМІ, проведення реклами через кіно, радіо, телебачення, участь у виставках, ярмарках, салонах, проведення рекламних конференцій, вручення пам’яток, сувенірів.

Експортери та імпортери можуть знаходитися по відношенню один до одного в таких положеннях:

1. Між експортерами й імпортерами наявні давні торговельні зв’язки та здійснюється регулярний обмін товарами через традиційних контрагентів.

2. Між експортерами й імпортерами були в минулому торговельні зв’язки нерегулярного характеру, про взаємні наміри в даний час вони не проінформовані.

3. Експортери та імпортери проінформовані про існування контрагентів, які цікавлять їх, але контактів із ними ніколи не підтримували.

4. Експортери й імпортери не знають контрагентів, що були б зацікавлені в купівлі-продажу групи товарів, які пропонуються.

В першому випадку слід методично проводити маркетингові дослідження нових ринків й на їх основі здійснювати цільові рекламні компанії, надаючи потенційним покупцям інформацію як про власний товар, так і щодо власної фірми як досвідченого постачальника якісної продукції, формуючи імідж фірми, інформувати контрагентів про підвищення технічного рівня виробництва, про випуск нової продукції з тим, щоб протидіяти рекламним компаніям конкурентів.

В другому випадку, поряд з маркетинговими дослідженнями нових ринків, слід вести рекламну роботу, мета якої – показати старим контрагентам технічний та організаційний розвиток фірми, стабільність її фінансового положення, досвід виконання великих замовлень, зв’язки з відомими на світовому ринку покупцями.

В третьому випадку у відносинах з контрагентами, із якими раніше ділових стосунків не підтримувалося, найбільш ефективною є реклама, котра передбачає представлення загального профілю виробництва, його технічного рівня, науково-дослідної бази, високої якості продукції, стабільність фінансового стану, досвід роботи із великими споживачами та їх відгуки на виконання замовлень.

У четвертому випадку слід здійснювати комплексне маркетингове дослідження ринку з тим, щоб встановити об’єкти, форми та засоби конкретної рекламної компанії, спрямованої на конкретного потенційного клієнта.

В практиці міжнародної торгівлі передбачено застосування різних видів комерційних пропозицій (встановлення контакту з очікуваним контрагентом).

У відносинах з традиційними контрагентами укладання контрактів здійснюється, як правило, досить оперативно з мінімальною кількістю проміжних етапів. У цьому випадку експортер використовує тверду пропозицію. Вона містить інформацію про найменування, кількість, строки поставки, ціну товару, а також зазначається, що усі інші умови залишаються без змін, як за попередньо укладеними контрактами. В тому випадку, якщо імпортер дає згоду, він направляє експортеру в межах встановленого строку, телексне, факсне чи телеграмне підтвердження згоди, а згодом відбувається підписання контракту. Ініціативні пропозиції надсилаються в усіх інших випадках. Вони містять набагато більше інформації: повну характеристику товару, його кількість, мінімальні строки поставки й максимальну кількість товару, яка може бути поставлена в зазначені строки, базисні умови поставки, ціни або їх прейскуранти, знижки залежно від обсягу поставки, умови кредитування, порядок розрахунків, терміни дії пропозиції.

Підготовка та укладання контракту відбувається в умовах проробки та погодження отриманих пропозицій. Проводяться комерційні переговори з погодження умов контракту. Спірні питання розв’язуються методом уторговування, тобто взаємного вивчення об’єктивних аргументів сторін й прийняття на цій основі компромісних рішень. В результаті сторони складають спільний проект контракту, що має два оригінали, які й підписуються сторонами. Перед підписанням контракту кожна із сторін здійснює погодження його умов з функціональними підрозділами фірми.

Виконавчий етап передбачає виконання зобов’язань контрагентами, підготовку товару до відвантаження, оформлення супровідної документації, врегулювання суперечок.

Так, основними етапами виконання простих експортних контрактів є:

• укладання договорів на основі загальних положень умов поставки товарів;

• систематичний контроль за виготовленням експортних товарів;

• інформування імпортера щодо відвантаження товарів для своєчасного фрахтування суден, відкриття акредитивів, надання гарантій оплати;

• оплата рахунків постачальників експортних товарів;

• страхування товарів;

• оформлення товаросупроводжувальних й платіжних документів на продукцію;

• увідомлення імпортерів щодо поставки товарів;

• отримання з імпортерів плати;

• розгляд й задоволення претензій імпортера.

Отож, важливим аспектом є кропітка робота на усіх етапах здійснення зовнішньоторговельної операції.