6. 4. Створення запиту

Перш ніж приступитися до створення запиту, варто продумати відповіді на наступні питання:

• яка таблиця або таблиці містять потрібну інформацію,

• як зв'язати ці таблиці,

• який тип запиту використовувати,

• яким умовам повинні задовольняти відбираються записи, щоМ,

• яким повинен бути порядок їхнього сортування,

• які обчислення потрібно виконати над відібраними даними,

• яке ім'я повинен одержати створюваний запит.

Для створення запиту потрібно клацнути по вкладці Запити вікна БД, а потім по кнопці Створити над списком запитів. На екрані з'явиться діалогове вікно Новий запит, і Access надасть вам вибір: створити запит самому в режимі конструктора або скористатися допомогою одного з майстрів по розробці запитів.

За допомогою майстрів можна створити запити наступних типів:

• Простий запит. Створюється запит на вибірку із зазначених полів.

• Перехресний запит. Виводить дані у форматі електронної таблиці.

• Пошук повторюваних записів. Здійснюється пошук повторюваних записів у зазначеній таблиці або запиті.

• Пошук записів, що не мають підлеглих. Знаходить всі записи в головній таблиці, що не мають пов'язаних з ними записів у підлеглій таблиці.

Рис. 1. Вікно запиту в режимі конструктора

6. 5. Дії у вікні конструктора запитів

Додавання або видалення таблиці/запиту

Включення полів у бланк запиту

Додавання стовпця в бланк запиту

Видалення стовпця із бланка запиту

Переміщення поля в бланку запиту

Додавання обчислюється поля

Зміна ім'я поля в запиті

Відображення/приховання поля в результатах запиту

Зміна ширини стовпця в бланку запиту

Сортування результатів запиту

Вставка або видалення рядка умов відбору

Установка властивостей запиту

Установка властивостей полів запиту

Попередній перегляд результатів запиту

Виконання запиту

Щоб виконати раніше створений запит, потрібно знайти його в списку запитів, що перебувають у вкладці Запити вікна БД, і зробити подвійне клацання мишею по його значку або ім'ю.

Для виконання запиту, що перебуває у вікні конструктора, потрібно нажати кнопку Запуск на панелі інструментів. Щоб зупинити виконання запиту, варто нажати клавіші Ctrl+Break.

Збереження запиту

Для збереження запиту потрібно вибрати команду Зберегти в меню Файл або нажати кнопку Зберегти на панелі інструментів. Якщо зберігається новий запит, Access автоматично пропонує для нього стандартне ім'я. Краще замінити його більше змістовним ім'ям і нажати кнопку ОК. Збережений запит стає частиною БД. Його ім'я не повинне збігатися з ім'ям якої-небудь таблиці БД.

6. 6. Підведення підсумків

Іноді потрібно, щоб результатом виконання запиту були не значення окремих записів таблиць БД, а підсумкові значення по групах записів. Наприклад, може знадобитися визначити середні бали по іспитах у кожній навчальній групі або знайти сумарну стипендію, отриману студентами в якомусь місяці. Одержати відповідь на такі питання можна за допомогою підсумкового запиту.

Групування записів у підсумковому запиті

Для обчислення в запиті підсумкових значень потрібно клацнути по кнопці Групові операції на панелі інструментів. У бланку запиту з'явиться рядок Групова операція й для всіх полів у цьому рядку буде встановлене значення Групування. Це ж значення буде за замовчуванням встановлюватися й для полів, що додаються в бланк запиту. Необхідно пам'ятати, що в підсумковому запиті Access групує (поєднує в одну групу) записи з однаковими значеннями в полях, що мають у рядку Групова операція значення Групування. Тому, якщо виконати запит, у бланку якого всі поля мають значення Групування, то буде створений набір записів, що включає по одному запису з кожної групи.