6.2. Классификация документов

Классификация бухгалтерских документов — это группи­ровка по определенным признакам бухгалтерских документов с целью изучения и правильного их использования. Такими признаками являются: назначение, порядок составления, способ отражения хозяйственных операций, место составления и поря­док заполнения.

Первичные документы по назначению можно подразделить на распорядительные, оправдательные (исполнительные), бух­галтерского (учетного) оформления и комбинированные.

Распорядительные — это документы, которые содержат при­каз, распоряжение на совершение определенных хозяйственных операций. Они разрешают произвести операцию, но не удосто­веряют ее совершение:

• приказы;

• доверенности;

• накладные на работу;

• чек на получение наличных денег с расчетного или валют­ного счета;

• платежное поручение банку на перечисление денежных сумм.

Данные документы не подтверждают факты совершения хо­зяйственных операций и поэтому не являются основанием для их отражения в системном бухгалтерском учете. Подписывают их работники предприятия, имеющие право давать указания на совершение отраженных в документах операций.

Оправдательные (исполнительные) документы отражают факт совершения операции, служат оправданием записей в бухгалтер­ском учете, основанием для отражения хозяйственных операций на счетах, свидетельствуя о получении, выдаче, списании денеж­ных и материальных средств. К ним, например, относятся:

• приходный (расходный) кассовый ордер на получение (вы­дачу) наличных денег из кассы предприятия;

• приходная (расходная) накладная — накладная на получе­ние (отпуск) товара;

• акт приемки и акт на списание товарно-материальных цен­ностей.

Документ бухгалтерского оформления предназначен для того, чтобы на основании распорядительных и оправдательных доку­ментов подготовить соответствующие учетные записи для обра­ботки с целью дальнейшего использования в учетном процессе. К ним относятся:

• накопительные ведомости;

• ведомости начисления и распределения амортизационных отчислений;

• ведомости распределения общепроизводственных и обще­хозяйственных расходов;

• расчеты отклонений от нормативной себестоимости;

• калькуляции фактической себестоимости продукции;

• разные виды справок и расчетов, составляемых бухгалте­рией.

К документам бухгалтерского оформления относятся различ­ные справки, расчеты, заполняемые бухгалтером.

Регистрировать принято только те хозяйственные операции, действительное совершение которых отражено в оправдательных документах. На практике очень часто распоряжение на соверше­ние операций и их фактическое совершение оформляется одним документом.

Комбинированные документы сочетают в себе разрешительный и оправдательный характеры (признаки распорядительных, оп­равдательных и документов бухгалтерского оформления). Приме­ром документа являются авансовый отчет, расчетно-платежная ведомость, требование на отпуск материалов, лимитно-заборная карта и др. Применение этого вида документов в учете очень удобно, так как упрощает их обработку, делает более наглядной, сокращает количество документов и расходы на изготовление бланков.

По порядку составления различают документы первичные и сводные.

Первичные документы составляются на каждую отдельную операцию в момент ее совершения или сразу же по ее оконча­нии путем первоначальной регистрации, удостоверяющей содер­жание хозяйственного факта и то, что он действительно имел место. К ним относятся документы:

• о поступлении материалов и отпуске их со складов пред­приятия в цеха (накладные, требования, лимитно-заборные карты);

• об отгрузке продукции покупателям (накладные, счета-фактуры);

• о начислении заработной платы работникам за выработан­ную продукцию, выполненную работу или оказанные услу­ги (табель учета рабочего времени);

• о поступлении и выдаче денежных средств (кассовые ордера).

Сводные документы составляются на основе первичных до­кументов.

По содержанию хозяйственных операций документы делятся на материальные, денежные и расчетные.

Материальные документы отражают наличие и движение средств и предметов труда, к которым относятся основные сред­ства, нематериальные активы и другие долгосрочные вложения, производственные запасы и затраты. К этой группе документов относятся:

• акты приема-передачи и списания основных средств;

• документы на оприходование и списание материальных ценностей;

• счета-фактуры, накладные и др.

Денежные документы показывают движение денежных средств. С их помощью учитываются кассовые и банковские операции. К ним относятся чеки, выписки банка, кассовые при­ходные и расходные ордера, квитанции о приеме денег, почто­вые и вексельные марки, займы, облигации, сберегательные сер­тификаты.

Расчетные документы отражают расчеты предприятия с юри­дическими и физическими лицами. К ним относятся платежные поручения и платежные требования, расчетные чеки, расчетно-платежные ведомости, авансовые отчеты.

По способу отражения хозяйственных операций документы подразделяются на разовые и накопительные.

Разовые документы единовременно фиксируют одну или не­сколько хозяйственных операций. При соблюдении определен­ных требований, предъявляемых к документу, информация, со­держащаяся в нем, служит основанием для составления бухгал­терской записи в учете. Это приходные и расходные кассовые ордера, накладные-требования на отпуск материалов.

Накопительные документы фиксируют однородные хозяйст­венные операции, которые совершаются в течение дня, недели или месяца. В конце периода в этих документах подсчитываются итоги по соответствующим показателям (ведомости, сводки).

По месту составления документы бывают внутренними и внешними.

Внутренние документы составляются и обращаются внутри данной организации. Ими оформляются операции, совершен­ные в пределах данной организации. К ним относятся:

• накладные на внутреннее перемещение товарно-матери­альных ценностей;

• расчетно-платежные и платежные ведомости на выдачу за­работной платы;

• товарные отчеты;

• авансовые отчеты подотчетных лиц.

Внешние документы поступают от других организаций или направляются из данной организации в другие организации. К ним относятся:

• товарно-транспортные накладные;

• счета-фактуры на поступившие от поставщиков товары;

• доверенности;

• платежные поручения.

По порядку заполнения документы можно классифицировать на составляемые вручную и при помощи вычислительной тех­ники.

Составляемые ручным путем документы заполняются вруч­ную.

Документы, заполняемые при помощи вычислительной техни­ки, автоматически регистрируют информацию о производствен­ных операциях в момент их совершения.