Структура таблиці

Розглянемо структуру таблиці. Таблиця в БД складається з рядків і стовпців. У системі Access рядок таблиці ототожнюється з терміном “запис”, а колонка – з терміном “поле”.

Запис містить інформацію про один елемент бази даних: одну людину, книжку, продукцію, рейс тощо. Він складається з полів, які формують структуру запису. Структура запису фактично визначає структуру таблиці і всієї БД, якщо в ній є лише одна таблиця.

Поле — це мінімальна (але найважливіша) порція інформації в записі, над якою визначені операції введення, виведення, перетворення тощо.

Поле має ім'я, значення, характеризується типом і властивостями.

Від властивостей залежить, які типи даних можна вносити у поле, а які ні, а також те, що можна виконувати з даними, що містяться у полях.

Імена полів бажано задавати літерами англійського алфавіту. В одній базі даних імена полів не повинні повторюватись (повинні бути унікальними).

Тип поля залежить від типу даних, що в ньому зберігаються.

Типи полів та їхні властивості

В Access використовують такі типи полів:  

Тип поля	Тип даних
1. Текстовий	текстові дані не більше за 255 символів
2. Числовий	числові дані
3. Дата/час	дати, час
4. Логічний	дані, що набувають значень "так" чи "ні"
5. Грошовий	грошові суми
6. Поле об’єкту OLE	зв’язані або впроваджені об’єкти (фотокартки, відео, звук і т.і.)
7. МЕМО	текстові дані не більше за 65535 символів
8. Лічильник	автоматично привласнює наступний порядковий номер запису

Текстове поле. У текстовому полі можуть записуватись літери, цифри та інші символи.

Числове поле. У числове поле можуть записуватися цілі числа і числа у нормальному вигляді, тобто з плаваючою крапкою. Числові поля мають властивості, які схожі до властивостей текстових полів. 

Поле Дата/время. Це поле використовують для запису дат та часу. Багато із властивостей цього поля такі самі, як і текстового поля.

Логічне поле. У логічному полі може записуватися одне з таких двох значень: “так” або “ні”, “хибне” чи істинне” - “ввімкнено” чи “вимкнено”. Логічні поля можуть використовуватися з різною метою. Але найчастіше їх використовують в анкетних даних, де є тільки дві можливі відповіді.

Поле типу лічильник. Виконують як лічильник записів, його також часто використовують як ключове поле.

Поле типу Memo.  В цьому полі може вміщуватися текст або комбінація тексту та чисел, яка містить велику за обсягом інформацію.

Поле об’єкту ОLE. Це поле вміщує безпосередньо не інформацію про об’єкт, а посилання на ім’я об’єкту. Як ім’я об’єкту може бути ім’я додатку, наприклад електронна таблиця Excel, редактор Word, засобами яких можуть бути створені об’єкти для впровадження їх у таблицю Access. Крім того, об’єктами можуть бути малюнки, звукозаписи.

Властивості полів залежать від їхніх типів. Деякі властивості задаються програмою за замовчання.

Отже, структура таблиці — це структура запису, тобто сукупність назв полів, їхніх типів та властивостей, визначених користувачем під час аналізу конкретної задачі. Структура визначає послідовність розташування даних у записі на фізичному носії і вигляд даних на екрані.