Загальні відомості про систему управління базами даних ms Access

Access - це система управління базами даних (СУБД).

Як і інші продукти цієї категорії, Access призначена для збереження й одержання даних, представлення їх у зручному вигляді й автоматизації часто виконуваних операцій (наприклад, для ведення рахунків, обліку матеріальних цінностей, планування і т.п.).

Однією з переваг Access є те, що вона має прості та зручні засоби обробки кількох таблиць у одній базі даних.

Таблиця – це місце зберігання даних. Вона є основним об’єктом бази даних.

У системі Access є різні способи управління базами даних, а саме: системне меню, панелі інструментів, контекстне меню, покажчик миші та комбінації клавіш.

Access має значну кількість спеціальних програм, які отримали назву “майстри”. Так, є майстер таблиць, майстер кнопок, майстер форм і т.д. Майстри здійснюють діалог з користувачем, у процесі якого визначаються дані, необхідні для розв’язуванні відповідної задачі. Для зручності роботи майстри поділяються на кроки (етапи). Користувач може пропускати деякі кроки чи повертатися до попередніх.

Access має розвинену систему запитів, яка дозволяє отримувати на екрані різні відомості з таблиць. Користувач може задавати умови запиту, відповідно з якими з бази вибираються визначені дані чи формується нова таблиця.

Access забезпечує виведення на екран даних не тільки у вигляді таблиць, але й у вигляді інших форматів (форм). За допомогою майстра форм користувач може сам визначити форму виведення даних на екран.

В Access широко використовують поняття звіт. Звіт багато в чому схожий на форму. Його використовують при виведенні документів на друк.

Принципова різниця між Формою та Звітом в тому, що формати звітів відповідають стандартним форматам паперу.

Створення нової бази даних

На початку роботи користувач запускає систему Access.

На екрані в області задач з’являється закладка Приступаючи до роботи. Користувач має можливість створити або відкрити існуючу базу даних. При створенні вибирається пункт  Новая база данных, потім натискує ОК.

В результаті на екрані з’являється вікно Файл новой базы данных, у якому слід набрати ім’я файлу, визначити папку для збереження файлу і натиснути кнопку Создать.

Відкриється вікно бази даних з заданим іменем.

  

Вікно бази даних містить:

• об’єкти бази даних  (таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы, модули);

• режими роботи з об’єктами бази даних (режим перегляду – Открыть; режим змни структури об’єктів – Конструктор).

У вікні створення об’єкту перераховані засоби  створення обраного об’єкту

• конструктор;

• майстер.

Структура таблиці. Типи полів та їхні властивості.

Таблиця БД - місце збереження інформації про об’єкти БД, призначена для збереження первинних даних.

Створення бази даних починається у режимі таблиці, тому потрібно відкрити вкладнику Таблица і натиснути Создать.

У вікні Новая таблица перераховані способи створення таблиць, найзручнішим з яких є Конструктор. Тому вибираємо Конструктор і натискуємо ОК.

В цьому режимі потрібно задати Имя поля, Тип данных, Описание, Свойства.