1.5. Информационная база экономического анализа

Качество ЭА в значительной мере зависит от состояния информационной базы (ИБ), в состав которой входят:

а) учетные источники информации – бухгалтерский учет и отчетность, статистический учет и отчетность, оперативный учет и отчетность, выборочные учетные данные;

б) внеучетные источники информации – материалы ревизий, аудиторских проверок, лабораторного и врачебно-санитарного контроля, проверок налоговых служб, собраний и конференций трудовых коллективов (акционеров), печати, объяснительных и докладных записок, переписок с внешними источниками, полученные в результате личных контактов на различных уровнях взаимодействия;

в) планово-нормативные источники – все типы разрабатываемых на предприятии планов, а также нормативные материалы, ценники, проектные задания и др.

На основе маркетинговых подходов выделяют четыре части микроуровневой информационной системы:

1. внутренняя система учета и отчетности;

2. внешняя (разведывательная) система информации, позволяющая следить за состоянием рынка;

3. маркетинговые наблюдения и анализ, позволяющие оценить причины падения продаж основного продукта или выявить обстоятельства, позволяющие их значительно увеличить;

4. система поддержки маркетинговых решений, опирающаяся на экономико-математические методы и модели с использованием, как правило, компьютерной техники.

Потоки сведений, их переработку, хранение можно рационально организовать на основе математической теории информации, которая исследует способы определения и оценки информационных потоков, процессов хранения и передачи информации по каналам связи.

Информация может отражаться в стоимостных и натуральных, количественных и качественных, объемных и удельных (относительных) показателях. Каждый из этих перечисленных показателей имеет свою область эффективного применения.

При формировании ИБ следует придерживаться определенных принципов (правил):

• выявление информационных потребностей и способов наиболее эффективного их удовлетворения;

• своевременность и достоверность информации, объективность отражения с помощью ее положения дел на предприятии;

• единство (сопоставимость) информации, поступающей из различных источников, устранение дублирования в первичной информации;

• минимизация объема первичной информации и повышение коэффициента ее использования;

• обеспечение предпосылок (с помощью программного обеспечения) обработки информации на ЭВМ с целью ее последующего использования для экономического анализа и получения необходимых количественных показателей и зависимостей;

• разработка программ использования и анализа первичной информации для целей планирования и управления.

Формализация задач ЭА необходима в связи с тем, что она облегчает их последующую алгоритмизацию и программирование для ЭВМ; четко высвечивает действительную потребность в исходных данных для анализа; устраняет дублирование аналитических задач, облегчает группировку их в блоки для одновременной обработки; становится непосредственным объектом экономико-математического моделирования, что существенно повышает глубину аналитических исследований.

Важным моментом работы с информацией является подготовка ее к использованию, которая заключается в проверке:

а) правильности оформления отчетов, вычислений и подсчетов;

б) полноты, качества и сроков проведения инвентаризации, отражения ее результатов в учете;

в) правильности отражения в балансе торговых наценок на остатки нереализованных товаров;

г) соответствия показателей отчетности по платежам в бюджет и финансированию из бюджета данным финансовых органов;

д) обоснованности и законности списания на счет «прибыли и убытки», изменений уставного капитала, списания потерь по операциям прошлых лет, по невостребованной дебиторской задолженности, по недостачам, от стихийных бедствий, краж и др.;

е) правильности оценки статей баланса в соответствии с действующим Положением.

Обработка аналитической информации с помощи компьютеров позволяет оперативно осуществлять комплексную оценку работы предприятия, включая анализ обобщающих показателей производственно-хозяйственной деятельности, организационно-технического уровня, использования внеоборотных, материальных и трудовых ресурсов, результативности функционирования, финансового состояния и др. Наиболее эффективный путь использования ЭВМ в ЭА – это создание на предприятиях автоматизированных рабочих мест (АРМ) аналитика. Функционирование АРМов осуществляется с помощью программного обеспечения (общего и функционального) с использованием ППП. Комплекс программных средств разрабатывается как приложение к типовой методике ЭА. Пользователь ППП имеет возможность легко переходить от одного раздела методики анализа к другому, от одной задачи внутри раздела к другой. Использование АРМов обеспечивает:

• снижение трудоемкости и стоимости аналитических процедур,

• сокращение сроков обработки аналитических данных, повышение их качества и достоверности,

• создание условий для перехода к безбумажной технологии аналитических расчетов,

• повышение гибкости управления аналитическим процессом,

• совершенствование организации труда аналитических работников.

ЭВМ, соединенные в единую вычислительную сеть, позволяют перейти к комплексной компьютеризации экономического анализа, которая обеспечивает целостность (системность) анализа при условии децентрализованной обработки информации, соединение процесса обработки информации с процессом принятия решения, повышение оперативности и действенности анализа.