Тема 6. Управління комунікаціями в організаціях
Модель організаційної комунікації.
Основні функції комунікації в організації та її вплив на поведінку персоналу.
Вплив та влада в діяльності менеджера.
Лідерство та його замінники.
Організаційна культура.
Модель організаційної комунікації
Важливим чинником управління поведінкою людей в організації є ефективний обмін інформацією між менеджерами та виконавцями на різних ієрархічних рівнях. Удосконалення комунікаційної системи сприяє кращому взаєморозумінню й прийняттю оптимальних рішень, запобігає виникненню конфліктів та стресів.
Комунікація
– це процес передачі та інтерпретація
вербальних та невербальних повідомлень.
Рис. 1. Загальна модель процесу комунікації
Кожне повідомлення має вигляд чотирикутника (модель Фрідмана Шульца фон Туна) (рис.2).
Взаєморозуміння в процесі комунікації та адекватна поведінкова реакція виникають за умов, коли адресант вміє донести до адресата ідею, що він сформулював у своїй уяві, а адресат спроможний розшифрувати всі чотири сторони повідомлення.
Рис. 2. Структура повідомлення в процесі комунікації
Рис. Модель організаційної комунікації
Організаційна комунікація забезпечує:
- взаємозв’язок між компонентами індивідуальних систем організації, творчу взаємодію між ними, формування функціональної поведінки;
- кооперацію та координацію діяльності всередині та між окремими сегментами організаційної системи;
- стосунки організації із зовнішнім середовищем, вплив на нього, зворотний зв'язок.
Основні функції комунікації в організації та її вплив на поведінку персоналу
Основні функції комунікації в організації:
Інформація.
а) зовнішня інформація пов’язана з маркетингом, рекламою, зв’язками з громадськістю (РR), продажами тощо.
б) внутрішня інформація забезпечує реалізацію цілей організації на засадах координації, кооперації та контролю за діяльністю структурних підрозділів, груп, окремих виконавців.
Розпорядження та інструкції.
За допомогою розпоряджень та інструкцій менеджер забезпечує ефективну роботу підрозділів та індивідів у напрямі досягнення цілей організації.
Розпорядження та інструкції повинні узгоджуватися з політикою організації; чітко й всебічно відображати зміст праці та завдання виконавців; бути основою для навчання; зводити до мінімуму операційні помилки в процесі виконання роботи.
Вплив та переконання.
За допомогою різних засобів комунікації контролює поведінку підлеглих; мотивує індивідів до виконання завдань на достатньому рівні продуктивності; емоційно наближує працівників до усвідомлення цілей організації шляхом підвищення персональної відповідальності за результати виконання роботи, визнання досягнень, росту авторитету тощо.
Інтеграція та підтримка.
Комунікація сприяє об’єднанню організації в одне ціле в контексті реалізації необхідних цілей на засадах регуляції взаємодії людей та підтримки в них як відчуття власної значущості, так і належності до організації. Це зумовлює можливість подальшого організаційного розвитку.
Особливості вербальної та невербальної комунікативної поведінки наведені на рис. 3.
Ефективна комунікація в організації сприяє:
Зменшенню інформаційних перевантажень (особливо у керівників вищої ланки управління) і на цих засадах запобігає втраті контролю.
Удосконаленню організаційної структури та диференціації рівня прийняття управлінських рішень на засадах аналізу потоків формальної та неформальної інформації.
Контролю за впливом неформальних мереж розповсюдження інформації та спілкування на поведінку персоналу та реалізацію цілей організації.
Посиленню мотивації трудової активності виконавців.
Поліпшенню соціально-психологічного клімату в робочих групах, структурних підрозділах, організації в цілому.
Зниженню опору організаційним змінам та впровадженню інновації.
Підвищенню відповідальності щодо впливу діяльності організації на зовнішнє середовище та посиленню зворотного зв’язку з ним.
Комунікація в організації здійснюється за допомогою різних засобів, а тому менеджер повинен володіти знаннями і навичками щодо передавання й сприйняття вербальних та невербальних повідомлень. Необхідно вміти уважно й активно слухати, формулювати чіткі розпорядження та інструкції, доводити власну точку зору.