15.2. Моніторинг інноваційного проекту

Моніторинг інновацій у вузькому розумінні полягає у відстеженні перебігу й результатів виконання окремого інноваційного проекту.

Моніторинг інноваційного проекту - це процес спостереження за ходом його виконання і використанням ресурсів, попередження можливих відхилень від запланованих результатів, а також внесен­ня змін для коригування цих відхилень [9].

Система моніторингу інноваційних проектів містить три основ­них елементи: технічні й якісні характеристики проекту; терміни (строки) його виконання; використання кошторису витрат на нього. Ці елемента тісно пов'язані між собою. Технічні й якісні характе­ристики проекту слід визначати у межах запланованих витрат й у встановлені календарним планом терміни. Усі три основні елемен­ти виконання проекту мають відстежуватися й контролюватися од­ночасно.

Технічні й якісні характеристики проекту, терміни його виконан­ня, а також фінансові показники вперше деталізуються на етапі пропозиції проекту. Згодом, після прийняття останнього до вико­нання, починається розробка робочого плану. На цьому етапі пере­віряється й переглядається кошторис проекту, аби відобразити в ньому найбільш реальні статті й напрями ресурсних витрат. На хід реалізації й досягнення запланованих параметрів проекту впливає чимало зовнішніх і внутрішніх дестабілізуючих чинників. Тому для досягнення поставленої мети необхідний контроль за перебігом ре­алізації проекту щодо запланованих технічних і якісних характери­стик, додержання термінів їх виконання робіт, витрати ресурсів. Контроль проекту полягає в гарантії того, що поставленої мета і за­вдань із цих трьох аспектів реалізації проекту буде досягнуто.

Іншими словами, моніторинг проекту може бути визначений як постійний і структурованйі процес спостереження її контролю, спрямований на перевірку просування робіт, а також на виконання коригувальних дій. Завдання його полягають у тому, щоб отримати фактичні дані про хід виконання проекту, порівняти їх з плановими характеристиками і виявити відхилення. Сам процес складається з таких етапів: безпосереднє спостереження за виконанням проекту й

526

527

отримання фактичних даних, їх аналіз; порівняння досягнутих ре­зультатів із запланованими і виявлення відхилень; прогнозування наслідків ситуації, яка склалася; коригувальні дії.

Оцінка відхилень від запланованих параметрів - завдання склад­не. Воно включає: визначення моменту, коли хід виконання проек­ту починає порушувати заплановані параметри; встановлення того, чи виходять ці порушення за межі припустимих норм; аналіз при­чин відхилень. Моніторинг будь-якого інноваційного проекту ґрун­тується на кількох вирішальних припущеннях, покладених в основу будь-якої системи відстеження й контролю. Вони базуються на то­му, що передбачається можливість оцінки менеджером проекту ступеня його виконання та існування особистої відповідальності за це. Береться до уваги також те, наскільки є сенс витрачати час на відстежування й контроль за відхиленнями, які можливості своєча­сного їх виявлення і внесення відповідних поправок.

Керівник проекту, одержавши дані про відхилення від заплано­ваних параметрів за межі припустимих норм, повинен вплинути на ситуацію, що склалася, та внести відповідні зміни.

Залежно від необхідної точності й особливостей об'єкта моніто­рингу розрізняють такі технології оцінки виконання проекту: конт­роль у моменти закінчення робіт (метод «0-100»); контроль у момент 50%-вої готовності робіт (метод «50-50»); контроль у зазда­легідь визначених точках проекту (метод контролю за попередньо визначеними точками); регулярний оперативний контроль (через рівні проміжки часу); експертна оцінка ступеня виконання робіт і готовності проекту [2, 10, 11].

Перший з цих методів називають ще методом простого контро­лю, оскільки він відстежує лише моменти завершення детальних завдань, і вважається, що роботу виконано з отриманням кінцевого результату [10].

Метод «50-50» надає можливість врахування деякого проміжного результату для незавершених робіт. Ступінь завершеності визнача­ється тоді, коли на роботу витрачено 50% бюджету [10].

Інші методи контролю застосовуються для проектів з тривалими строками виконання. При цьому заздалегідь визначаються окремі точки чи етапи робіт, які слід вважати певними ступенями завер­шеності проекту в цілому.

Одним із найважливіших чинників, що визначають ефектив­ність і результативність проекту в цілому, є досягнення всіх тех-

528

нічних і якісних його характеристик, встановлених в технічному завданні на його виконання. Моніторинг технічних і якісних ха­рактеристик інноваційного проекту полягає в комплексі управ­лінських, технічних та технологічних заходів щодо перевірки виконання поставлених технічних завдань, аналізу отриманих ре­зультатів і внесення коригувальних дій, спрямованих на усунення знайдених відхилень від запланованих техніко-економічних пока­зників.

До завдань моніторингу входить систематичний контроль за тех­нічними характеристиками інноваційного проекту, порівняння фак­тичного стану з заданими значеннями. Основною умовою цього є наявність чіткої мети, вимог, параметрів інновацій, які визначено в кількісних показниках, і організація надходження відповідної інфо­рмації про хід їх виконання до менеджера проекту.

Порівняння дає змогу розробити плани заходів щодо виконання технічних характеристик проекту.

Чимало вітчизняних фахівців не поділяють погляди щодо необ­хідності моніторингу як спеціального спостереження за досяг­ненням технічних і якісних характеристик інноваційного проекту. Для ряду учасників проекту постійне спостереження і контроль технічних характеристик передбачається самим процесом вико­нання проекту. І ніхто краще за них не визначить досягнуті техні­чні результати на тому чи іншому етапі виконання проекту: наскільки вони відповідають запланованим показникам, які існу­ють відхилення від діючих стандартів, норм і нормативів. Профе­сійним обов'язком цих фахівців є довести в тій чи іншій формі (графічній, аналітичній) до керівників інноваційного проекту об'єктивну інформацію про стан виконання технічних завдань. Проте не виключається можливість перевірки технічного рівня виконання проекту експертами з інших підрозділів організації-никонавця або ж залученими іззовні фахівцями. Експертам нада­ються певні повноваження, їм створюються відповідні умови для проведення такої роботи. Це, насамперед, надання необхідної ін­формації стосовно мети й технічних завдань проекту, отриманих на момент перевірки результатів, своєчасність виконаної в його рамках роботи, якість вирішення проблем технічного характеру, а також придатність шляхів і методів, що ведуть до завершення

проекту.

і у

34™

529

Моніторинг термінів (строків) виконання проектів. Відповідно до загальновизнаного принципу керування інноваційними проекта­ми вважається, що ефективне керування термінами (строками) ро­біт є ключем до успіху проекту взагалі. Там, де строки виконання проекту надто затягуються понад встановлені терміни, існує вірогі­дність значного збільшення витрат і виникнення серйозних про­блем із якістю роботи.

Раніше вже було відзначено, що вихідні точки спостереження й кон­тролю інноваційних проектів закладаються ще на етапі планування останніх. Тому в усіх основних методах керування роботами з проектів головний акцент робиться на календарному плануванні робіт і контролі за дотриманням календарного графіка. Перевіряється виконання за­вдань технічного характеру в терміни, передбачені в календарному плані. Інформація про хід робіт порівнюється з графіком, аби визначити можливі відхилення від календарного плану. Задля цього можуть вико­ристовуватися будь-які методи і схеми. Велику користь у цьому разі можуть принести сітьові графіки й діаграми, оскільки вони передбача­ють гранично припустимі значення, які можна прийняти, не вносячи змін до плану проекту. У разі затримки якихось робіт проводиться ана­ліз відхилень, визначаються їхні причини й розглядаються різні варіан­ти входження в графік робіт. Варіанти заходів коригування відхилення, що виникло, необхідно оцінити з погляду технічної, організаційної й інших можливостей їхнього здійснення. Якщо причиною є те, що за­плановані терміни порушено або зірвано, все зводиться до їхньої зміни. Якщо за допомогою діаграм технічних та якісних характеристик проек­ту і показників витрат виявляється, що вони не виходять за межі запла­нованих, а терміни виконання порушено, виникає достатня підстава для висновку, що заплановані терміни були нереальними, і необхідно їх змінити. Якщо ж причиною є неправильне формулювання технічної мети проекту або невірно обрано методи його виконання і т. ін., потрі­бен ретельний аналіз і пошук інших шляхів і методів вирішення про­блеми. Варто зважати на те, що часто-густо причини відхилень термінів виконання проектів є багатофакторними й поєднують у собі зовнішні й

* Сучасне українське цивільне і господарське законодавство розрізняють по­няття «термін» і «строк». Під «терміном» розуміється конкретна дата настання якоїсь події (дії) - виконання угоди, завдання тощо. Під «строком» розуміється період часу наприклад, від дати початку до дати завершення якоїсь дії (час, потрібний для виконання угоди, завдання, проекту тощо), який вимірюється днями, декадами, місяцями, роками тощо.- ред.

530

внутрішні аспекти діяльності організації - виконавця проекту. При­чинами змін у змісті робіт інноваційного проекту можуть бути: змі­ни на ринку; дії конкурентів; технологічні зміни; зміни у цінах і доступності ресурсів; економічна нестабільність; похибки у планах і оцінках; похибки у виборі методів, інструментів, організаційної структури і стандартів; зміни в контрактах і специфікаціях; затрим­ки поставок або поставки низької якості; вплив інших проектів чи одночасно виконуваних інших робіт або програм.

Моніторинг вартісних показників проекту полягає у постійному порівнянні фактичних витрат з плановими (кошторисом витрат) і контролю за ними. Основними його завданнями є: одержання точ­них підтверджених оцінок витрат, розподіл їх за термінами вико­нання проекту, своєчасність звітності з витрат; виявлення помилкових витрат. Це дає можливість керівникові проекту підго­тувати звіт про фінансовий стан проекту, прогнозувати витрати на найближче майбутнє і виявити можливі проблеми.

Порівняння фактичних витрат з кошторисом ведеться за заздалегідь встановленими контрольними точками й надає змогу визначити, чи все йде так, як намічено. Якщо встановлюється, що кошти витрачаються без відхилень, значить виконання наступних робіт здійснюється відпо­відно до плану. При встановленні невідповідності фактичних витрат плановим необхідно знайти причину розбіжностей і вжити заходів що­до їх усунення, з одночасним урахуванням інших складових проекту.

Часом необхідно оцінити рівень завершеності проекту. Метод його оцінювання нагадує підхід до спостереження рівня витрат. Ви­значається, яку частину (у відсотках) проекту завершено у відпові­дних контрольних точках, скажімо, у місячні інтервали. Крім того, використовується графічне відображення запланованого й фактич­ного технічного рівня виконання проекту.

Згадані питання системи моніторингу свідчать про неподільний зв'язок між плануванням інноваційного проекту та функціями спосте­реження і контролю за його виконанням. Більше того, вони підтверджу­ють думку, що планування проекту і його моніторинг - важливі істотні елементи єдиного процесу забезпечення результативності проекту.

Слід підкреслити, що ключовий елемент успіху здійснення моні­торингу полягає у його організації таким чином, аби забезпечити результативність проекту, а також роботи фахівців. Один із шляхів досягнення цього полягає в передачі відповідальності за керування проектом та інструментів його реалізації керівникам проектів.

34*

531

Контроль технічних параметрів і якості, термінів виконання й вартості проекту вимагає від керівника детального й точного знан­ня перебігу виконання робіт із проекту. Джерелами необхідної ін­формації є відповідні звіти й наради (збори).

Для досягнення максимальної ефективності функцій контролю звітна інформація на дане число або діючий період має включати такі відомості:

• кошторисну вартість. Це необхідно для порівняння фактичних і прогнозованих результатів;

• фактичні результати - виконання заданих обсягів робіт;

• відхилення фактичних і прогнозованих результатів від планових або розрахункових показників;

• прогнозовані результати - стан проекту та його складових елеме­нтів на наступний період;

- передбачувані й непередбачені причини та обставини, що визна­- чають фактичний стан здійснення проекту в цілому та його окре­- мих операцій, відхилення від планових показників. Періодичні наради фахівців, які працюють над виконанням прое­- кту, є надзвичайно корисними, але вимагають ретельної підготовки. До основних завдань наради можна віднести: обмін інформацією, коли кожна група учасників проекту дізнається про виконання ро-­ біт іншими групами і про виконання програми робіт над проектом у цілому; обговорення проблем, складностей і загальних інтересів; висловлення пропозицій стосовно можливостей завершення тієї або іншої роботи в термін, установлений календарним планом.

У відповідності з прийнятою періодичністю (доба, тиждень, де­када, місяць) перебіг реалізації проекту зазнає регулювання. Цей процес виявляється в циклічному повторенні таких процедур:

• збір і підготовка оперативної інформації про хід виконання робіт, передбачуваних змін у вихідних характеристиках робіт, що на­лежить виконувати, й передача їх керівництву проекту;

• оновлення моделей і підготовка даних для їхнього розрахунку (перерахунку);

• розрахунок (перерахування) сітьових моделей і календарних планів;

• аналіз фактичного стану комплексу робіт і підготовка рішень щодо його подальшої реалізації;

• розробка оперативних календарних планів (квартальних, місяч­них, тижневих, добових і ін.) і доведення їх до відповідальних виконавців і керівників відповідних рівнів.

Завершення проекту можливе після виконання всіх передбачених ним робіт або внаслідок прийняття рішення про припинення роботи з незавершеного проекту.