5. Анықтамалық – ақпараттық құжаттаманың белгіленуі және құрылымы

Басқарушылық шешімдерді қабылдау процессі нақты және әділ ақпаратты жинақтау мен өңдеуге негізделген. Басқару жүйесіндегі әрекеттердің нақты жағдайы туралы ақпарат әртүрлі қайнар көздерде сақталады, алайда, олардың арасындағы маңызды орынды анықтамалық-ақпараттық құжаттар алады: актілер,анықтамалар,баяндаухаттар,хат алмасу және т.б

Бұл жүйедегі құжаттар ұйымдастырушылық – құқықтық және үйлестіруші құжаттарға қатысты қызметтік рольді атқарады. Анықтамалық-ақпараттық құжаттардың ешқандай тапсырмасы жоқ тапсырмаларды орындауға міндеттемейді,нақты бір шешімдерді қабылдауға оятатын,яғни басқарушылық шешімдерді ынталандыратын,басқарушылық әсердің қандай да бір әдісін таңдауға мүмкіндік беретін мәліметтерді ұсынады. Бұл құжаттардың ерекшелігі- олар басқару жүйесі бойынша төменнен жоғары қарай жүреді: жұмыскерден бөлім жетекшісіне, бөлім жетекшісінен ұйым жетекшісіне, ведомстволық ұйымнан жоғары тұрған ұйымға қарай жүреді.

Анықтамалық-ақпараттық құжаттардың құрамына баяндаухат,түсініктеме хат, қызмет хат,ұсыныс,сұраныс,өтініш,хат алмасудың барлық түрлері,хаттама,акт,анықтама,қорытынды,тізім және т,б кіреді

Анықтамалық-ақпараттық құжатта негізгі топты хат алмасу құрайды-ұйым арасындағы жедел ақпаратпен алмасу құралы ретінде қолданылатын мазмұны бойынша әртүрлі құжаттардың (қызметтік хат,телеграмма,телекс,факсограмма,электронды хабарлама) жалпылама аталуы.

6. Анықтамалық – ақпараттық құжаттаманы жасау және рәсімдеу

Басқарушылық шешімдерді қабылдау процессі нақты және әділ ақпаратты жинақтау мен өңдеуге негізделген. Басқару жүйесіндегі әрекеттердің нақты жағдайы туралы ақпарат әртүрлі қайнар көздерде сақталады, алайда, олардың арасындағы маңызды орынды анықтамалық-ақпараттық құжаттар алады: актілер,анықтамалар,баяндаухаттар,хат алмасу және т.б

Бұл жүйедегі құжаттар ұйымдастырушылық – құқықтық және үйлестіруші құжаттарға қатысты қызметтік рольді атқарады. Анықтамалық-ақпараттық құжаттардың ешқандай тапсырмасы жоқ тапсырмаларды орындауға міндеттемейді,нақты бір шешімдерді қабылдауға оятатын,яғни басқарушылық шешімдерді ынталандыратын,басқарушылық әсердің қандай да бір әдісін таңдауға мүмкіндік беретін мәліметтерді ұсынады. Бұл құжаттардың ерекшелігі- олар басқару жүйесі бойынша төменнен жоғары қарай жүреді: жұмыскерден бөлім жетекшісіне, бөлім жетекшісінен ұйым жетекшісіне, ведомстволық ұйымнан жоғары тұрған ұйымға қарай жүреді.

Анықтамалық-ақпараттық құжаттардың құрамына баяндаухат,түсініктеме хат, қызмет хат,ұсыныс,сұраныс,өтініш,хат алмасудың барлық түрлері,хаттама,акт,анықтама,қорытынды,тізім және т,б кіреді

Анықтамалық-ақпараттық құжатта негізгі топты хат алмасу құрайды-ұйым арасындағы жедел ақпаратпен алмасу құралы ретінде қолданылатын мазмұны бойынша әртүрлі құжаттардың (қызметтік хат,телеграмма,телекс,факсограмма,электронды хабарлама) жалпылама аталуы.

7.Баяндаухат дегеніміз не?

Баяндаухат-бұл жазушының қорытындылары мен ұсыныстары бар қандай да бір сұрақты нақты баяндаудан тұратын ұйымның жетекшісінің атына жазылған құжат.

Әдетте баяндаухат басшылыққа шешім қабылдауды талап ететін қандай да бір туындаған оқиғалар,құбылыстар,жағдайлар туралы ақпарат беру үшін қолданылады. Баяндаухат ішкі немесе сыртқы болуы мүмкін.

Сыртқы баяндаухат жоғары тұрған ұйымның жетекшісіне,ішкі-ұйым немесе бөлімше жетекшісіне беріледі; ішкі баяндаухаттар жұмыскердің ынтасы бойынша немесе оның тікелей басшысының ынтасы бойынша ұйымның тиімділігін жоғарылату үшін жазылады.

Сыртқы баяндаухаттар ұйымның жалпы бланкінде,ішкілер-стандартты қағаз парақта жазылады. Баяндаухаттар міндетті деректемелері болып ұйымның аталуы, құжат түрінің аталуы, күні мен номері, жазылған орны, жазушы,мәтіннің тақырыбы,қолы табылады.

Баяндаухаттың мәтіні екі немесе үш мәндік бөліктерден тұрады: бірінші бөлігінде оны жазудың себебі болған себептер,фактілер мен құбылыстар ашылады,екінші бөлігінде туындаған жағдайға талдау жасалады және шешудің мүмкін болатын нұсқалары беріледі,үшінші бөлігі нақты әрекеттер туралы қорытындылар мен ұсыныстар жазылады. Баяндаухатта екінші бөлігі болмауы мүмкін.