3. Құжаттарды жасау және дайындау процессі

Құжаттармен жұмыс істеуді жетілдіру үшін кең перспективалары жаңа техникалық шешімдерді қолданылатын техникалық құралдарды (ұйым техникасын) ашады.

Басқарушылық әрекеттердің жалпы кешенін шешіде үлкен орынды құжаттық процестер алады.

Ұйымтехникасы құралдарының негізгі топтары:

1. Құжаттарды жасау және дайындау;

2. Көшіру;

3. Көбейту;

4. Жасау;

5. Сақтау және тасымалдау;

Қолданылатын техникалық құралдардың түрлеріне байланысты құжаттарды құрастырудың және дайындаудың келесі әдістері қолданылады:

• Жазба ( хат құралдары көмегімен );

• Машиналамен жазу (жазба машиналары, баспа құралдары,компьютерлер көмегімен)

• Акустикалық (диктофон көмегімен)

• Аралас ( әртүрлі техникалық құралдардың үйлесуі)

Құжаттарды құрастыру және дайынндау құралдары туралы айтқанда осы мақсатта қолданылатын қағаз түрлері туралы айтып өткен жөн:

• Типографиялық;

• Жазба;

• Сызу-серут салы;

• Техникалық;

• Буып-түю;

• Түскен сезімтал жуне т.б;

Құжаттарды жасау кезінде қолжазба әдісі әлі де кеңінен таралған әдістердің бірі болып табылады,мысалы,бухгалтерияда,есептеуде,тауарды сүйемелдеу құжаттарында қолданылады.

Хат құралдарын жұмыс орындарында орналастыру үшін арнайы органайзер қолданылады, олардың жабдықталу кешеніне хаттың әрүрлі құралдары ғана емес, сонымен қатар кеңсе заттары да кіреді: қайшылар, қағаз кесетін пышақтар,қағазтескі, қыстырғыштар, қарындашты үшкірлейтін құралдар, жабыстырғыш таспалар және сағат пен күлсалғыш.

Машинамен жазу әдісі көбінесе компьютердің көмегімен іске асырылады. Құжаттың түпнұсқасы дисплейде қалыптасып реттеледі, одан кейін баспа құралдары арқылы шығарылады, ал көшірмеге деген қажеттілік принтер немесе көшірме аппараттары қолданылады.

Акустикалық әдіс әртүрлі ауыспалы және стационарлы диктофонның (негізінен жиналыстарды,маслихаттарды жазуға арналған) көмегімен іске асырылады.

Құжаттардың көшірмесі дайындалатын техникалық құралдарға факсималь сапасындағы талаптар қойылады. Көшірме түпнұсқаға мазмұны мен сыртқы келбеті бойынша сәйкес келетіндей сапада болады, ал айырмашылықтар тек қана түсі мен оның көлемінде болуы мүмкін. Құжаттарды көшіруге деген қажеттіліктер тек басқарушылық процесстер кезінде ғана емес, сонымен қатар мекеменің басқа да қызмет түрлерін іске асыру кезінде туындауы мүмкін (мысалы,оқу – әдістемелік жұмыс,жарнама). Көшірме техникасына жүгінген кезде оны қолданудың ұйымдастырушылық және экономикалық аспектілері (орталықтанған, орталықтанбаған), жеке типографияны жасауға деген қажеттілікті анықтау, техниканы басқа да ұйымдармен бірігіп ұжымдық қолдану мүмкіндігі ескеріледі.

4. Көшірме аппараттарынын оларды пайдалану сипаттамалары бойынша жіктеу4

А) минутына бірнеше копия санын дайындау жылдамдығы

• Азжылдамдықтағы(минутына 3 тен 16 көшірмеге дейін)

• Орташажылдамдықтағы(минутына 35көшірмеге дейін)

• Жоғарыжылдамдықтағы(минутына 55 көшірмеге дейін)

Б) габариттері бойынша:портативті,тасымалдаушы. Оларға жеңіл салмақ (12кг дейін) және тасымалдау үшін ыңғайлылылық тән.

• Үстел үстіндегі(әдеттегідей,35-60 кг салмақтағы орташажылдамдықтағы аппараттар). Оларды орнату үшін қажет болған жағдайда аппараттың орналасу орнын ауыстыруға мүмкіндік беретін жылжымалы үстелдер қолданылады

• Стационарлы. Бұл жоғарыжылдамдықтағы аппараттар, оларды да қажет болған жағдайда орналастыруға да болады. Бұл қорлар үшін жалпылама ретінде келесі пайдаланушы сипаттамалары тән:

А3-А6 көшірме түпнұсқаларының форматтары:

Алғашқы көшірмені алу уақыты (5,5-5,8 секунд). Сонымен қатар САРФ жаңа технолониясы пайда болып келеді, бұл аппараттармен «Канон» фирмасының аппараттары жабдықталған,артықшылығы: қыздыруға уақыт кетпейді;