Документальное оформление заказа

1. Поставщику отправляют стандартный бланк заказа, который включает следующие пункты: название «Заказ» или «Заказ на поставку»; порядковый номер; название и адрес компании; лицо, ответственное за заказ; дату, наименование и адрес поставщика; сроки поставки и количество поставляемых товаров; описание товаров (спецификацию); адрес поставки; цену; расчетный счет (свой).

2. Копии заказа должны быть направлены в отделы матери­льно-технического снабжения и финансовый отдел для сверки поступившего товара.

3. Уведомление об отгрузке направляет поставщик после подготовки продукции к отправке.

4. Сопроводительное письмо подтверждает, что эти товары пред­назначены для вашей организации.

5. Документ доставщика применяется, когда он пользуется транспортными услугами третьего лица.

В нем указываются: название и адрес отправителя; описание продукции; ее масса; особенности транспортировки; название доставщика.

6. Подтверждение получения поставки используют для инфор­мирования подразделений-потребителей о фактической доставке товаров и для контроля в бухгалтерии.

7. В книге регистрации товаров указываются: номер сопроводи­тельного письма; дата поставки; отправитель; способ транспортировки; краткое описание товара.

На рис. 3.1 приведен порядок документооборота в процессе выполнения заказа.

Рис. 3.1. Порядок документооборота в процессе выполнения заказа

Выбор поставщика

Наиболее распространены и эффективны следующие способы выбора поставщика.

- конкурсные торги (тендеры);

- письменные переговоры между поставщиком и потребителем.

1. Конкурсные торги (тендеры) проводят в случае, если предполагается закупить сырье, материалы, комплектующие на значительную' денежную сумму, превышающую определенный порог, или начадить долгосрочные связи между поставщиком и потребителем.

Проведение тендера включает следующие этапы:

- реклама;

- разработка тендерной документации;

- публикация тендерной документации;

- приемка тендерных предложений;

- оценка тендерных предложений по единым критериям;

подтверждение квалификации участников торгов;

- предложение и присуждение контракта.

2. Письменные переговоры между поставщиком и потребителем.

2.1. Инициатива вступления в переговоры исходит от продавца товара. Он рассылает потенциальным покупателям своей продукции предложения (оферты), которые имеют различную форму, но включают обычно следующие реквизиты: наименование товара, его количество и качество, цену, условия и срок поставки, условия платежа, характеристику тары и упаковки, порядок приемки-сдачи.

Различают твердые и свободные оферты.

Твердые оферты направляются только одному покупателю с указанием срока действия оферты, в течение которого продавец не может изменить свои условия. Неполучение ответа в течение этого срока освобождает продавца от сделанного предложения. Иначе ведутся переговоры.

Свободные оферты не включают в себя никаких обязательств продавца по отношению к покупателю и высылаются неограниченному количеству потенциальных потребителей.

2.2. Инициатива вступления в переговоры исходит от покупателя. Он рассылает потенциальным поставщикам письма или запросы с целью получения предложения.

В запросе указываются: наименование товара, его требуемое количество, условия и сроки поставки, платежа. Не указывается только цена.

При выборе одного или нескольких поставщиков из множества потребители используют следующие основные критерии:

- стоимость продукции или услуг;

- качество продукции (обслуживания);

- надежность поставки (обслуживания).

Кроме основных критериев, используют и другие:

- удаленность поставщика от потребителя;

- сроки выполнения текущих и экстренных заказов;

- наличие у поставщика резервных мощностей;

- организацию управления качеством продукции у поставщика-

- риск забастовок у поставщика;

- кредитоспособность и финансовое положение поставщика.

Традиционно используется такая последовательность оценки (определения рейтинга) поставщиков. Сначала необходимо установить вес для каждого оценочного критерия (показателя). Следует отметить, что вес критерия показывает значимость того или иного показателя для предприятия. Так, например, для организации важнейшим показателем является «цена поставляемого сырья». В этом случае вес данного критерия должен иметь наибольший размер по сравнению с остальными показателями. Сумма весовых значений по выбранному перечню оценочных показателей (критериев) должна быть равна единице. Далее нужно оценить каждого поставщика по каждому из выбранных критериев (обычно по десятибалльной шкале). Подчеркнем, что вес критерия и оценка в данном случае определяются экспертным путем. Рейтинг определяется суммированием произведений веса критерия на его оценку для данного поставщика. Рассчитывая рейтинг разных поставщиков и сравнивая полученные результаты, определяют наилучшего партнера.

Следует подчеркнуть, что подобная методика определения рейтинга поставщиков во многом носит субъективный характер. Так, например, если максимальная цена отличается от минимальной на 20%, оценки по десятибалльной шкале могут отличаться в два раза и более.

В этой связи при выборе поставщика важно провести анализ цены по пути от места отправки товара до его поступления к потребителю, тем самым более объективно оценивая поставщиков по «стоимости продукции» – важнейшему показателю.

Для осуществления подобных расчетных работ должна быть собрана необходимая информация.

1. Фактические или прогнозные размеры спроса (потребления) по каждой позиции всей номенклатуры производственных запасов за установленный период времени (например, квартал, год).

2. Цены реализации у потенциальных поставщиков по каждой щии производственных запасов.

3. Карту-схему, определяющую удаленность и взаимное расположение организации-потребителя и потенциальных поставщиков.

4. Издержки по содержанию 1м² склада за месяц, а также возможности складского помещения для размещения соответствующих наименований производственных запасов (размер площадей, налиме специальных стеллажей и т.д.).

Возможные способы доставки по каждой позиции производственных запасов, предусматривающие в том числе возможность поставки товара транспортом потенциальных поставщиков. При этом должен быть учтен вид транспортной маршрутизации – доставка осуществляется посредством выполнения маятниковых или кольцевых маршрутов.

Представим порядок выбора поставщика на таком производственном примере: распределительные оптовые центры А и Б являются потенциальными поставщиками листовой стали (линейными размерами 6000x1500x10мм) для мелкооптовой посреднической организации П (рис. 3.2), квартальное потребление данной стали у которой составляет 40т. Сталь хранится на складе с допустимой нагрузкой на 1м² пола 6т/м² и затратами на содержание 1м² площади пола склада за месяц 5тыс.руб. Известно также, что доставка стали будет осуществляться транспортом оптовых центров А и Б, цена на листовую сталь у которых составляет соответственно 3000 и 2900тыс.руб. за 1т. Транспортные тарифы центров А и Б равны соответственно 1,5 и 1,7тыс.руб. за 1км пути. Требуется определить, какой из оптовых центров (А или Б) с экономической точки зрения является более предпочтительным поставщиком листовой стали для мелкооптовой посреднической организации П.

Рис. 3.2. Карта-схема взаимного расположения мелкооптового потребителя П, оптовых центров А и Б

Для решения поставленной задачи необходимо сравнить затраты на закупку и доставку листовой стали для мелкооптового потребителя П посредством привлечения услуг оптовых центров А и Б.

Определим издержки мелкооптового потребителя П на закупку и доставку листовой стали за квартал из оптового центра А (С_А), принимая во внимание формулу (2.3), по следующей зависимости:

Транспортные расходы на выполнение одного заказа по доставке листовой стали из центра А (С^e_oА) определяются как произведение величины тарифной ставки на оказание автотранспортных услуг центром А (1,5тыс.руб./км) и протяженности пути движения автотранспорта туда и обратно (200км∙2=400км). Они составят 600тыс.руб.(400км∙1,5тыс.руб./км).

В нашем примере фактический или планируемый размер заказа не задан (в качестве исходной информации), поэтому рассчитаем оп­тимальный размер заказа листовой стали, поставляемой из центра А, по формуле (2.8).

Определим издержки на хранение 1т листовой стали за квартал на складе мелкооптового потребителя П (С^e_хр). С учетом линейных размеров стального листа (6000х1500мм), допустимой нагрузки на 1м² пола для складов по хранению стали (6т/м²), а также ширины проходов и проездов минимально необходимая площадь хранения должна составлять 15м². Тогда затраты (С^е_хр) составят 35,2тыс.руб./(т∙кв.) (15м²∙5тыс.руб./(мес.∙м²)∙3мес./кв.:6,4т), где 6,4т – предполагаемое среднее количество стали, которое будет находиться на складе в течение года.

Принимая значение коэффициента эффективности финансовых вложений (Е) за квартал 0,1 (т.е. предполагая возможность дальнейшего развития мелкооптовой базы П), определяем оптимальный размер заказа листовой стали из оптового центра А согласно зависимости (2.8)

Издержки мелкооптового потребителя П на закупку и доставку листовой стали за квартал из оптового центра А (С_А) составят:

Таким же образом были рассчитаны издержки мелкооптового потребителя П на закупку и доставку листовой стали за квартал из оптового центра Б (С_Б), которые составят:

Сравнение затрат на закупку и доставку листовой стали для мел­кооптового потребителя П посредством привлечения услуг оптовых центров А и Б позволяет утверждать, что с экономической точки зрения доставку листовой стали для мелкооптового потребителя П целесообразно осуществлять из оптового центра Б, так как, несмотря на значительное превышение затрат на транспортировку одного заказа из центра Б по сравнению с центром А (70%) и относительно небольшую разницу в цене за 1т стали (3,3%), экономический эффект в результате сокращения прямых затрат на закупку и доставку листовой стали из оптового центра Б составит 3,455млн.руб.

Исходя из изложенного выше, необходимо отметить следующее:

- к выбору поставщиков нельзя подходить лишь из расчета ми­нимальной цены реализации, но также важно учитывать удаленность поставщиков, количество заказов и величину потребления по каждому наименованию производственных запасов.

- этот методический подход рекомендуется для использования в качестве дополнения при выборе (определении рейтинга) поставщиков сырьевых материалов на производственных предприятиях.