2. Витяги з наказу

Витяг - це копія будь-якої частини оригіналу документа. У практичній роботі витяги з наказів оформляють досить часто для вирішення питань виробничої діяльності підприємства.

Витяг з наказу має фактично ті самі реквізити, що й наказ, але з нього береться лише та розпорядча частина тексту, яка потрібна для практичної роботи. Констатувальну частину тексту переносять у витяг повністю. Крім того, оформляють позначку про завірення копії (реквізит 27, але без слова ''Копія''). Витяги з наказів оформляють на загальних, спеціальних бланках або на чистих аркушах паперу формату А4 чи А5 залежно від обсягу документа. Перевагу віддають бланкам із поздовжнім розташуванням основних реквізитів.

РЕКВІЗИТИ ВИТЯГУ З НАКАЗУ:

10 - назва виду документа (ВИТЯГ З НАКАЗУ);

11 - дата (переносять з оригіналу);

12 - індекс (переносять з оригіналу);

14 - місце складання чи видання (переносять з оригіналу); 19 - заголовок до тексту (переносять з оригіналу); 21 - текст (переносять з оригіналу всю констатувальну частину, слово ''НАКАЗУЮ'' та потрібні пункти розпорядчої частини); 23 - підпис (переносять з оригіналу, але керівник не підписується); 27 - відмітка про засвідчення копій (без слова ''Копія'').

3. Вказівка

Вказівка - правовий акт, що видається органом державного управління переважно з питань інформаційно-методичного характеру, а також з питань, пов'язаних з організацією виконання наказів, інструкцій та інших актів даного органу та керівних органів управління.

Вказівка як розпорядчий документ розглядається в УСОРД. Видають вказівки керівники при вирішенні поточних організаційних питань. Вони також доводять до виконавців нормативні акти.

Текст вказівки, я,к і текст наказу, ділиться на дві частини: констатуючу, в якій викладаються причини та мета видання вказівки, розпорядчу з конкретними пропозиціями та завданнями, переліком виконавців та термінів виконання.

Вказівка відрізняється від наказу лише словом ''ПРОПОНУЮ'', яким починається розпорядча частина. Воно також друкується з відступом у два інтервали від констатуючої частини, великими літерами від нульового положення табулятора. Друкується вказівка на загальному бланку, має ті ж реквізити, що і наказ.

4. Інструкція та пояснювальна записка

Інструкція - правовий акт, що видається органом державного управління (або затверджений його керівником) з метою встановлення правил, регулюючих організаційні, науково-технічні, технологічні, фінансові та інші спеціальні сторони діяльності суб'єктів (їх підрозділів та служб), посадових осіб та громадян.

Різновидністю інструкцій є посадові інструкції, що визначають права посадових осіб.

Інструкція є організаційним документом довготривалої дії. Це і визначає особливості тексту інструкції. В ній немає вказівок на конкретних виконавців, немає термінів виконання. Оскільки інструкція містить багато вказівних методичних моментів, її текст повинен бути особливо точним та зрозумілим. В інструкції використовують слова: слід, необхідно, не допускається, повинен, рекомендується, не дозволяється та ін.

Текст інструкції, як правило, розбивається на розділи, пункти, підпункти. Починається інструкція розділом ''Загальні положення'', в якому викладається мета, сфера застосування та порядок користування інструкцією. Виклад тексту повинен вестися від третьої особи або в безіменниковій формі.

Пояснювальна записка - документ, що пояснює зміст окремих положень основного документа (плану, звіту, проекту) або причини будь-якої події.

За змістом пояснювальні записки поділяються на дві групи.

До першої групи належать записки, що є додатком до основного документа, доповнюючи та пояснюючи його. Найчастіше вони супроводжують плани та звіти. Оформлюються на загальних бланках. Підписуються керівниками.

Друга група пояснювальних записок складається окремими працівниками для пояснення їх поведінки, проступків та інших ситуацій. Як і внутрішні доповідні записки, вони складаються на простих аркушах паперу та підписуються особою, яка їх склала.

5. Акт

Акт - документ, складений кількома особами, що підтверджує встановлені факти та події. Акти мають велику кількість різновидів залежно від їх призначення: акт ліквідації (суб'єкта), акт перевірки, акт приймання-передавання (при зміні керівництва, передавання матеріальних цінностей та ін.), акт інвентаризації, акт проведення випробувань, акт дегустації, акт приймання завершених об'єктів, акт знищення (наприклад справ) та багато ін.

Акт, як правило, складається комісією. Це може бути постійно діюча комісія або призначена за вказівкою керівництва.

Приступивши до роботи, члени комісії вивчають суть питання, законодавчо-нормативні акти, що його регулюють, а після цього приступають до встановлення фактичного стану справ для відображення його в акті.

В процесі перевірки, як правило, ведуться чорнові записи, що відображають кількісні характеристики.

Акт оформляється на загальному бланку. В ряді типових ситуацій використовуються типові трафаретні форми, в яких визначається зміст та порядок розміщення інформації з даного різновиду акта.

Текст акта поділяється на частини. Вступна частина для всіх актів однакова. В ній вказується: основа для складання акта, особа, яка його склала, та, при необхідності, особи, що були присутні при його складанні. Слово ''Підстава'' починає текст акта та друкується від лівого поля.

Акт може бути складений за вказівкою керівника або суб'єкта на підставі розпорядчого документа (найчастіше наказу).

Далі вказується склад комісії: прізвище та ініціали голови, потім прізвища та ініціали членів комісії в алфавітному порядку з переліком посад та назв суб'єктів (якщо члени комісії з інших суб'єктів). Після слів ''Були присутні'', надрукованих з нового рядка з нульового положення табулятора, подаються також в алфавітному порядку посади, ініціали та прізвища присутніх.

В констатуючій частині, яка починається з абзацу, викладаються цілі, завдання та суть проведеної роботи, її результати. Ця частина тексту акта може бути оформлена у вигляді таблиці, що дозволяє при невеликому обсязі забезпечити високий рівень інформативності тексту.

В деяких актах текст може мати третю частину - висновки комісії, пропозиції.

В кінці тексту, при необхідності, подаються відомості про кількість екземплярів та місце їх знаходження. Акт підписує голова та всі члени комісії, посади перед підписами не вказуються.

Як і будь-який документ, перед текстом акт має заголовок. Деякі різновиди актів потребують затвердження. Гриф затвердження оформляється відповідно до вимог ДСТУ 4163-2003.

Після затвердження рекомендаційна частина акта набирає розпорядчу силу і є обов'язковою до виконання.

Місце та дата складання акта повинні відповідати місцю та даті дії, яка актується.