18. Створення поля підстановок

Якщо поле таблиці міститиме лише визначену сукупність значень, тоді доцільно створити його як поле підстановок, тобто поле, яке міститиме список значень, які можна використовувати при заповненні таблиці даними. Для цього поля у списку типів полів конструктора структури таблиці (мал. 1.23) вибирають елемент Мастер подстановок, який завантажує програму майстра створення поля підстановки.

У першому діалоговому вікні Создание подстановок (мал. 1.25) потрібно вибрати одну з опцій: Объект ”столбец подстановки” будет использовать значения из таблицы или запроса або Будет введен фиксированный набор значений (залежно від того, які дані будуть міститися в полі: чи такі, що вже існують у полі іншої таблиці, чи новий фіксований набір значень).

Мал. 1.25. Вікно першого кроку майстра створення поля підстановок

Для створення фіксованого набору значень після включення відповідного перемикача на натискання кнопки Далее > в наступному діалоговому вікні (мал. 1.25) необхідно сформувати стовпець (чи декілька стовпців) з даними, які братимуть участь у заповненні таблиці.

Мал. 1.26. Діалогове вікно для створення фіксованого набору значень

Кнопка Далее > відкриє заключне вікно майстра, де задається підпис для створеного поля, який відображатиметься при перегляді таблиці.

Для використання даних існуючого поля іншої таблиці у першому діалоговому вікні майстра активізують перемикач Объект ”столбец подстановки” будет использовать значения из таблицы или запроса. На наступних кроках (діалогові вікна яких показано на мал. 1.26) потрібно вибрати об’єкт (таблицю чи запит) та поле (чи поля), де знаходяться потрібні дані. (Процес вибору поля аналогічний до процесу вибору полів під час створення таблиці за допомогою майстра на основі існуючого шаблону.)

Після цього майстер запропонує задати підпис для поля (мал. 1.27). Процес створення поля підстановок завершено.

В області Свойства поля на вкладці Подстановка з’являться нові властивості (мал. 1.28), які співпадають з властивостями стовпця, на основі якого утворилося поле підстановки. Тут можна побачити джерело, з якого беруться дані для поля (властивість Источник строк).

Мал. 1.27. Діалогові вікна майстра створення поля підстановок на основі існуючих даних

Мал. 1.28. Заключне вікно створення поля за допомогою майстра підстановок

Мал. 1.29. Зразок вікна конструктора таблиці (з властивостями поля підстановок)

19. Встановлення та редагування зв’язків між таблицями

При створенні поля підстановок, яке використовує значення таблиці, програма Access 2003 автоматично утворює зв’язок між двома таблицями. Цей зв’язок можна побачити у вікні Схема данных, яке з’являється на екранів після виконання команди Связь  Схема данных або натискання кнопки Схема данных панелі інструментів База данных (мал 1.12). Для відображення зв’язку між таблицями потрібно відобразити у вікні зв’язані таблиці (якщо вони ще не відображені). Для цього натискають кнопку Отобразить таблицу панелі інструментів Связь або виконують команду Связи  Добавить таблицу чи відповідну команду контекстного меню вікна Схема данных. При цьому з’явиться діалогове вікно Добавление таблицы, в якому потрібно вибрати зі списку існуючих таблиць БД ті, які беруть участь у зв’язках, та натиснути кнопку Добавить. У діалоговому вікні Схема данных з’являться вікна з полями зв’язаних таблиць та схематичні зв’язки між ними. Для того, щоб відобразити усі таблиці БД, використовують кнопку Отобразить все связи панелі інструментів Связь (мал. 1.30) або виконують команду Связи  Отобразить все чи відповідну команду контекстного меню вікна.

Мал. 1.30. Фрагмент панелі інструментів Связь

Для задання типу зв’язку потрібно активізувати зв’язок (лінію, яка з’єднує дві таблиці) та виконати команду Связь  Изменить связь або викликати контекстне меню лінії зв’язку та вибрати аналогічну команду. При цьому відкриється діалогове вікно Изменение связей (мал. 1.31), у якому буде запропоновано тип зв’язку між таблицями.

У цьому вікні визначають параметри зв’язку. Опція Обеспечение целостности данных забезпечує перевірку на цілісність зв’язків між таблицями, яка дозволяє уникнути помилок при знищенні або при доповненні даних у зв’язаній таблиці. Такі помилки трапляються тоді, коли:

• додають у зв’язану таблицю записи, для яких відсутній запис у головній таблиці;

• знищення записів та внесення змін у головній таблиці, в результаті чого у зв’язаній таблиці будуть незв’язані записи.

У цьому ж вікні можна задати і опції:

Мал. 1.31. Діалогове вікно Изменение свіязей

• каскадное обновление связанных полей – для автоматичного оновлення значень в зв’язаній таблиці при будь-якій зміні значення первинного ключа у головній таблиці (відмінена опція запобігає зміні первинного ключа в головній таблиці, якщо існують зв’язані записи у зв’язаній таблиці);

• каскадное обновление связанных полей – для автоматичного знищення записів у зв’язаній таблиці при знищенні запису головної таблиці (відмінена опція запобігає знищенню записів головної таблиці, якщо існують якісь записи у зв’язаній таблиці).

Після встановлення опцій створений зв’язок відобразиться графічно, причому його тип буде визначений символами 1 та .

Зв’язок між таблицями можна задати і вручну. Для цього потрібно перемістити за допомогою миші поле однієї таблиці до відповідного поля іншої (зачепившись за назву поля і, не відпускаючи кнопки миші, перетягнути його в інше місце). При цьому з’являється діалогове вікно Изменение связей, в якому користувач може задати параметри зв’язку.

Після цього в режимі таблиці у вікні головної таблиці можна відобразити записи зв’язаної таблиці. Це часто використовують для перегляду та редагування даних.

Зауваження	При організації зв’язку потрібно пам’ятати, що поля, через які здійснюється зв’язок, можуть мати різні назви, але обов’язково повинні бути одного типу з однаковими параметрами (особливо це стосується розміру поля). Зазвичай, зв’язують ключове поле однієї таблиці з відповідним полем іншої, яке називають полем зовнішнього ключа
