10. Сортування даних в таблиці
Інформацію у таблицях можна сортувати по одному чи декількох полях. Якщо потрібно виконати сортування, то перш за все користувач повинен встановити мову, якою ведеться база даних і за алфавітом якої виконуватиметься сортування. Для цього потрібно на вкладці Общие діалогового вікна Параметры (Сервис Параметры) задати у полі Порядок сортировки базы данных мову створеної БД.
Для
простого сортування (сортування по
одному полю) потрібно, відкривши таблицю,
виділити потрібне поле, вибрати команду
меню Записи
Сортировка
та задати параметри сортування. Бажаного
результату можна досягти і за допомогою
кнопок
Сортировка
по возрастанию
та
Сортировка
по убыванию
панелі інструментів або
відповідних команд контекстного меню
виділеного стовпця.
Зауваження |
Сортувати одночасно декілька полів можна за допомогою розширеного фільтру чи запиту. |
|
11. Перегляд зв’язаних записів у таблицях багатотабличної бази даних
Якщо база даних містить декілька таблиць, дані яких зв’язані між собою, то натиснувши кнопку Схема данных панелі інструментів База данных (мал. 1.12) можна побачити схему зв’язків між таблицями.
Мал. 1.12. Кнопка Схема данных панелі інструментів База данных
Програма Access 2003 дозволяє відображати зв’язані таблиці у вікні головної таблиці (мал. 1.13). Переглядаючи зв’язану таблицю в режимі таблиці видно, що між ділянкою виділення і першим стовпцем таблиці є вузький стовпець, в якому напроти кожного запису знаходиться знак плюс (+). Клацання по ньому лівою кнопкою миші дозволяє відобразити частину зв’язаної з нею таблиці, де знаходяться лише ті записи, які зв’язані з даним записом головної таблиці. При цьому знак плюс (+) змінюється на мінус (–).
Мал. 1.13. Зв’язані таблиці в режимі перегляду таблиць
12. Друкування таблиць
Друк таблиць, запитів, форм та звітів у Access 2003 практично не відрізняється від друку документів інших програм Microsoft Office. Формат паперу, орієнтацію сторінок, розміри полів та параметри принтера задаються в діалогових вікнах Параметры страницы та Печать.
Перед друкуванням варто відобразити документ в режимі попереднього перегляду. За замовчуванням всі поля сторінки дорівнюють 24,99 мм (1 дюйм). Параметри, які задано на вкладці Поля діалогового вікна Параметры страницы розповсюджуються лише на активний документ. Програма Access 2003 зберігає інформацію про поля сторінок лише для форм та звітів. Параметри сторінок таблиць, запитів та модулів потрібно задавати щоразу при виведенні на друк (якщо вони відрізняються від тих, які прийнято за замовчуванням).
Зауваження |
Параметри друкування, які використовуються за замовчуванням, можна змінити на вкладці Общие діалогового вікна Параметры. |
|
Якщо для друкування форм чи звітів використовуються готові бланки, то на вкладці Поля потрібно активізувати опцію Печатать только данные. При цьому програма виводитиме на друк лише дані.
Зауваження |
Для друку таблиць та результатів виконання запитів опція Печатать только данные недоступна |
|
Якщо потрібно друкувати лише деякі записи таблиці, то їх позначають (маркують), після цього вибирають команду Файл Печать і у діалоговому вікні Печать задають опцію выделенные записи.