4. Створити форму у вигляді зведеної таблиці з діаграмою

Створимо форму зі зведеною таблицею, у якій би відображалась інформація про те, які постачальники забезпечують товаром фірму ”Борей”, причому цю інформацію будемо виводити по сторінках, кожна з яких відображатиме тип продукції.

Запустивши майстер створення форми зі зведеною таблицею, виберемо наступні поля:

• з таблиці Поставщики – поле Название;

• з таблиці Типы – поле Категория;

• з таблиці Товары – поля Марка і НаСкладе.

У макеті зведеної таблиці розмістимо ці поля наступним чином: сторінки визначатиме поле Категория, рядки – Марка, стовпці – Название, а аналіз проводитиметься по полю НаСкладе (за замовчуванням використовуватиметься функція сумування, тобто відображатиметься сумарна кількість вибраного найменування на складі).

Вікно майстра матиме вигляд, показаний на мал. 3.50.

Мал. 3.50. Вікно майстра створення форми зі зведеною таблицею

Не змінюючи параметрів зведеної таблиці, завершимо процес роботи майстра. Після цього на екрані з’явиться вікно створеної форми (мал. 3.51), яке за замовчуванням називається Сводная форма. У цій формі відображаються усі категорії типів товарів.

Для того, щоб змінити зведену таблицю (наприклад, відобразити інформацію про доставку фруктів), треба натиснути кнопку Изменить объект сводной таблицы. Після цього запуститься табличний процесор Excel і в його вікні відобразиться зведена таблиця з панеллю інструментів Сводная таблица (мал. 3.52). Перед зміною таблиці потрібно оновити дані за допомогою кнопки Обновить данные панелі інструментів (інакше з’явиться інформаційне діалогове вікно, в якому буде наступний текст:

”Сводная таблица сохранена без данных. Используйте команду ”Обновить данные” для обновления данных сводной таблицы”.

Мал. 3.51. Вікно створеної форми

Після оновлення, можна вибрати зі списків категорій, марок та назв потрібні значення та натиснути кнопку OK. Після цього у вікні відобразиться нова зведена таблиця з інформацією, яка нас цікавить.

Мал. 3.52. Вікно табличного процесора Excel зі зведеною таблицею

Створивши зведену таблицю, можна відобразити її дані на діаграмі. Для цього потрібно викликати майстер діаграм, натиснувши відповідну кнопку на панелі інструментів Сводные таблицы). Автоматично з’явиться графічне відображення аналізу даних (мал. 3.53).

Мал. 3.53. Діаграма, створена на основі зведеної таблиці

Звіти у БД ”Борей” демонструють різні подання даних, використовуючи можливості програми Access 2003. Ознайомимося з деякими з них. Для цього потрібно відкрити звіт в режимі конструктора та переглянути властивості елементів та областей звіту.

5. Звіт “Товары по типам” бази даних “Борей”

Даний звіт створений на базі однойменного запиту. Він містить згруповані за типами записи про товари (назва та кількість на складі). Кожен тип утворює окремий стовпець.

В області заголовку звіту знаходиться обчислювальне поле з виразом:

Format(Date();"dd-mmm-yyyy"),

який виводить поточну дату у відповідному форматі. У заголовку групи Категории знаходяться написи Категория, Марка та На складе та поле Категория, в якому відображаються значення категорій товарів. Для оформлення заголовку використано лінію (елемент керування з відповідними значеннями для товщини, стилю та кольору). Область значень містить два поля (Марка та НаСкладе). У примітці групи створено обчислювальне поле з виразом

=Count([Марка]),

яке визначає кількість найменувань у кожній групі. В області нижнього колонтитула задано поле з виразом

="Стр. " & [Page],

яке на кожній сторінці звіту подає номер сторінки.

Усі елементи керування проекту звіту розміщені в межах перших 7,5 см від лівої межі, тому можна задати виведення одночасно трьох стовпців на аркуш формату А4 альбомної орієнтації. Для цього потрібно у діалоговому вікні Параметры страницы (Файл  Параметры страницы) на вкладці Столбцы задати такі параметри:

Число столбцов 3;

Интервалы столбцов 0,635 см;

Ширина 8,503 см;

Высота 0,635 см;

По размеру данных зняти;

Сверху вниз встановити.