9. Послідовність дій при створенні форми
Для створення форми в режимі конструктора можна виконувати дії згідно запропонованої нижче схеми. Деякі кроки використовуються лише для створення форм певного типу, наприклад складених.
Виберіть джерело записів та запустіть конструктор форми.
Додайте заголовок та примітку та відформатуйте їх.
Відобразіть дані, текст та підсумки на формі за допомогою елементів керування.
Відформатуйте та вирівняйте усі елементи керування, підберіть оптимальні розміри для них.
Відобразіть записи зі зв’язаної таблиці у підлеглій формі.
Виконайте остаточне налаштування форми, переглянувши її у режимі форми.
10. Вибір способу створення звіту
Для створення звіту потрібно на вкладці Отчеты вікна бази даних (мал. 3.20) вибрати один із способів створення звіту:
за допомогою ярликів Создание отчета в режиме конструктора або Создание отчета с помощью мастера,
у діалоговому вікні (мал. 3.21), яке відкриється після натискання кнопки Создать панелі інструментів.
Мал. 3.20. Вкладка Отчеты вікна бази даних
Мал. 3.21. Діалогове вікно для вибору способу створення звіту
У діалоговому вікні Новый отчет знаходяться елементи для вибору способу створення звіту за допомогою функції автозвіт (Автоотчет: в столбец, Автоотчет: ленточный), використовуючи майстер створення звіту (Мастер отчетов, Мастер диаграмм, Почтовые наклейки) та за допомогою конструктора звітів.
11. Створення звіту за шаблоном
Для того, щоб створити звіт на базі існуючого шаблону, потрібно вибрати елемент Автоотчет: в столбец чи Автоотчет: ленточный у діалоговому вікні Новый отчет. У списку цього ж діалогового вікна необхідно вказати джерело даних – існуючий в базі даних об’єкт (таблицю чи запит), на основі якого повинен створюватись звіт.
Зауваження |
Перед створенням звіту на основі шаблону потрібно створити запит, у який ввійдуть лише ті поля, дані яких повинні відобразитися у звіті, оскільки функція автозвіт відображає усі поля об’єкту, на основі якого створюється звіт. |
|
При натисканні кнопки OK з’явиться вікно, в якому знаходитиметься створений за шаблоном звіт з назвою, яка ідентична назві джерела даних. Для того, щоб цей звіт опинився на вкладці звітів бази даних, потрібно при закритті вікна звіту вибрати кнопку для його збереження.
12. Створення звіту за допомогою майстра
За допомогою майстра можна створити такі звіти:
звіт, який відображає дані полів запиту чи таблиці;
звіт, у якому дані згруповані, та проведено підсумкові обчислення для кожної групи;
звіт з діаграмою;
поштові наклейки для розсилки кореспонденції.
Для створення звіту за допомогою майстра потрібно скористатися відповідним ярликом на вкладці Отчеты вікна бази даних або у діалоговому вікні Новый отчет вибрати елемент Мастер отчетов. У цьому ж вікні можна вибрати джерело даних, проте, як і при роботі з майстром форм, це можна буде зробити на першому кроці майстра (мал. 3.22).
Тут потрібно вибрати усі поля, дані яких повинні відображатися у звіті.
Мал. 3.22. Діалогове вікно першого кроку майстра створення звіту
Якщо
у звіті братимуть участь поля зв’язаних
таблиць, то програма автоматично групує
дані відповідно від встановлених
зв’язків. Якщо ж потрібно додати рівні
групування або змінити їх, то на другому
кроці майстра (мал. 3.23)
можна ці зміни внести. Вибраний майстром
спосіб групування можна змінити, якщо
додати або знищити якесь поле
(за допомогою кнопок
та
)
або змінивши порядок групування даних
за допомогою кнопок Уровень.
Мал. 3.23. Діалогове вікно майстра звітів для групування даних
Кнопка Группировка діалогового вікна майстра відкриває діалогове вікно Интервалы группировки (мал. 3.24), у якому можна змінити інтервали групування відповідних полів. Для числових полів можна задати групування по десятках, сотнях та інших значеннях. Для текстових – групування може здійснюватись по введеній першій букві або декількох буквах. При виборі стандартного значення Обычный в одну групу об’єднуються записи, у яких у заданому полі є однакові значення.
Програма автоматично сортує дані у тих полях, де здійснюється групування. Якщо потрібно відсортувати дані і у інших полях, тоді у наступному діалоговому вікні майстра (мал. 3.25) потрібно вказати назви цих полів та порядок сортування. Якщо у сортуванні беруть участь числові поля, то у цьому діалоговому вікні буде знаходитись кнопка Итоги, яка дозволяє відкрити інше діалогове вікно (мал. 3.26), в якому можна задати спосіб обчислення підсумкових значень для числових полів, де відобразяться всі числові поля, які беруть участь у звіті.
Мал. 3.24. Діалогове вікно для вибору способу групування
Мал.3.25. Діалогове вікно для вибору способу сортування
При обчисленнях можна використати такі групові операції як сумування, знаходження мінімального чи максимального значення, обчислення середнього арифметичного. У звіті можуть відображатися дані з підсумками або лише підсумкові значення, а також передбачена можливість обчислення відсотків.
Мал. 3.26. Діалогове вікно для встановлення способу проведення підсумкових обчислень
На наступному кроці майстра створення звіту користувач може вибрати спосіб подання даних у звіті (мал. 3.27), а саме:
ступенчатый – дані розміщуються відповідно до рівнів групування, утворюючи ”східці”;
блок – дані розміщуються блоками;
структура 1 та структура 2 – ступінчасте розміщення даних з перекриттям;
по левому краю 1 та по левому краю 2 – вирівнювання даних усіх рівнів по лівому краю.
У цьому ж вікні можна задати орієнтацію сторінки та задати опцію, яка задаватиме оптимальну ширину полів для того, щоб дані розмістилися на одній сторінці.
Перейшовши у наступне діалогове вікно (мал. 3.28), користувач зможе підібрати стиль оформлення звіту.
Мал. 3.27. Діалогове вікно для вибору способу представлення даних у звіті
Мал. 3.28. Діалогове вікно для вибору стилю оформлення звіту
На останньому кроці потрібно присвоїти звіту ім’я та вибрати один із способів продовження роботи після завершення роботи майстра: перегляд звіту чи зміну макету звіту у режимі конструктора.