3. Створення форми за допомогою майстра

Якщо потрібно створити форму за допомогою май­стра, то у діалоговому вікні Новая форма (мал. 3.2) не­обов’язково вибирати джерело інформації, оскільки майстер на першому кроці (мал. 3.3) запропонує це зробити у полі Таблицы и запросы. На цьому ж кроці потрібно вибрати поля, дані з яких відображатимуться у формі.

Зауваження	Якщо потрібно створити форму, за допомогою якої дані таблиці будуть не лише переглядатись, а й доповнюватись чи поновлюватись, то усі обов’язкові поля (така властивість задається у конструкторі таблиці) повинні входити у форму


Мал. 3.3. Діалогове вікно першого кроку майстра створення форми

Другий та третій кроки майстра пропонують вибрати один із зовнішніх видів майбутньої форми: в стовпчик, в рядок, табличний чи вирівняний, та стиль оформлення. На останньому, четвертому кроці, задають ім’я створеної фор­ми та вибирають один із шляхів продовження роботи після завершення роботи майстра: відкрити форму для перегляду даних чи змінити макет форми за допомогою конструктора.

Для того, щоб на екрані розмістилися всі елементи форми, потрібно виконати команду меню Окно  По размеру формы.

4. Створення форми зі зведеною таблицею

Програма Access 2003 дозволяє створювати форми зі зведеними таблицями Excel. Для того, щоб на основі існуючих даних, створити зведену таблицю в Access, потрібно у діалоговому вікні Новая форма (мал. 3.2) вибрати елемент Сводная таблица. На екрані з’явиться інформаційне вікно майстра створення зведеної таблиці в Access (мал. 3.4).

Мал. 3.4. Перше діалогове вікно майстра створення зведеної таблиці

У наступному діалоговому вікні майстра вибирають ті поля таблиць (чи запитів), які братимуть участь у проведенні аналізу даних. Іноді варто результати аналізу відображати сторінками, тобто встановити своєрідний фільтр для відображення даних. Тоді назву поля, дані якого визначатимуть сторінки відображення, також потрібно вибрати у список полів, з якими працюватиме майстер.

Зауваження	Вибір поля відбувається аналогічно як вибір поля для проектування запиту під час роботи з майстром запиту.


Після натискання кнопки Далее завантажиться майстер зведених таблиць програми Excel (мал. 3.5).

Мал. 3.5. Фрагмент вікна програми Excel із завантаженим майстром створення зведених таблиць

Далі, натиснувши кнопку Макет, потрібно створити структуру зведеної таблиці, де задати у ролі стовпців та рядків значення відповідних полів базової таблиці, а також поле, яке братиме участь у обчисленнях значень по рядках та стовпцях. Для цього переміщають за допомогою миші потрібне поле зі списку, який знаходиться з правої сторони вікна (мал. 3.6), у область Строка, Столбец, Страница або Данные (залежно від того, яку функцію повинні виконувати дані поля).

Мал. 3.6. Вікно створення макету зведеної таблиці

Мал. 3.7. Діалогове вікно встановлення параметрів зведеної таблиці

Натиснувши кнопку OK, користувач повертається у попереднє діалогове вікно майстра. За допомогою кнопку Параметры можна відобразити діалогове вікно Параметры сводной таблицы (мал. 3.7), в якому продовжити форматування макету зведеної таблиці. Тут вказують чи потрібно підводити підсумки по рядках (чи стовпцях), чи зберігати дані разом з макетом таблиці, чи автоматично форматувати таблицю та ін.

Завершити процес створення форми зі зведеною таблицею можна за допомогою кнопки Готово, повернувшись у попереднє вікно майстра.

Якщо у вікні параметрів були задані налаштування, які запропонував майстер за замовчуванням, то створена зведена таблиця проведе проміжні обчислення для кожного стовпця та рядка таблиці, а також підведе загальні підсумки. Поле сторінки перетвориться у поле зі списком, який відкривається, а значення, вибране зі списку, виконуватиме роль фільтра для відображення лише певних записів.

Для зміни відображення даних у формі, потрібно натиснути кнопку Изменить объект сводной таблицы у вікні форми Access 2003. Після цього завантажується програма Excel і з’являється панель інструментів Сводные таблицы (мал. 3.8), за допомогою кнопок якої користувач може змінити представлення даних.

Мал. 3.8. Панель інструментів Сводные таблицы

За замовчуванням на панелі інструментів розміщуються кнопки полів зведеної таблиці, які, при потребі, можна перемістити в область зведеної таблиці, тим самим змінивши макет таблиці. Якщо ж користувачеві не потрібно цього робити, то кнопки полів можна заховати, натиснувши кнопку Скрыть поля. Кнопка Обновить панелі інструментів служить для оновлення усіх даних зведеної таблиці після внесення будь-яких змін у її структуру. Кнопка Мастер сводных таблиц дозволяє створити нову зведену таблицю, а кнопка Параметры поля – змінити характеристики таблиці, зокрема, якщо виділити поле зведеної таблиці та натиснути цю кнопку, то з’явиться діалогове вікно Вычисление поля сводной таблицы (мал. 3.9), у якому можна змінити опції відображення даних.

а

б

Мал. 3.9. Діалогові вікна для зміни параметрів поля: а) при виділеному текстовому полі; б) при виділеному числовому полі

Поновлена форма Access з’явиться на екрані після закриття програми Excel.

За допомогою майстра зведених таблиць можна будувати діаграми. Для цього потрібно помістити всі необхідні для діаграми дані в області рядків та стовпців зведеної таблиці. Дані, які знаходяться в області рядків за замовчуванням відображаються на діаграмі як ряди, а дані з області стовпців – як дані категорій. Також потрібно додати хоча б одне підсумкове поле.

Зауваження	Відсутність підсумкового поля означає відсутність даних для діаграми, а якщо таких полів буде декілька, то на діаграмі буде відображатися інформація з крайнього лівого підсумкового поля


Прикладом форми зі зведеною таблицею є форма Анализ продаж навчальної бази даних ”Борей”.