10. Вибір та вилучення записів, які повторюються

При об’єднанні декількох таблиць, які містять подібну інформацію може трапитись так, що в об’єднаній таблиці опиняться записи, у яких повторюються дані деяких полів. Програма Access 2003 передбачає можливість:

• пошуку та вибору таких записів (утворення з них окремої таблиці);

• знищення усіх груп записів, які повторюються;

• знищення всіх повторів, залишаючи по одному запису з групи подібних.

Для пошуку та вибору усіх записів, які повторюються, можна створити запит за допомогою спеціального майстра, який почне свою роботу після вибору елементу Повторяющиеся записи у діалоговому вікні Новый запрос.

На першому кроці майстра у діалоговому вікні задають назву таблиці, на основі якої створюватиметься запит. Другий та третій кроки потребують вибору назв полів, у яких знаходиться інформація, яка повторюється, причому, на другому кроці (мал. 2.11 а) користувач повинен обов’язково задати хоча б одне поле, на третьому кроці (мал. 2.11 б) (вибір додаткових полів) полів можна не задавати.

На завершальному кроці роботи майстра створення запиту користувачеві потрібно задати ім’я новоствореного запиту та вибрати один із режимів перегляду інформації після виходу з програми майстра: в режимі таблиці або в режимі конструктора. На вкладці запитів утвориться новий запит, який позначено значком запиту на вибірку.

Переглядаючи запит на пошук записів, які повторюються, в режимі конструктора у рядку створеної умови видно вираз, написаний за допомогою інструкцій мови структурованих запитів SQL, яка реалізована у програмі Access 2003.

а

б

Мал. 2.11. Діалогові вікна другого (а) та третього (б) кроків майстра створення запиту для пошуку записів, які повторюються

Для знищення усіх груп записів, які повторюються, спочатку створюють запит на пошук записів, які повторюються. Після цього відкривають його в режимі конструктора та змінюють тип на запит на знищення. Виконання такого запиту знищить усі групи записів таблиці, в яких є повторення.

Для того, щоб залишити у таблиці лише один запис з групи повторень, спочатку потрібно створити нову таблицю з структурою, ідентичною до даної. Відкривши новостворену порожню таблицю в режимі конструктора, за ключове поле потрібно вибрати поле, де не може бути повторень.

Далі, на основі таблиці, з якої потрібно вилучити записи, створюють запит на додавання записів, у який ввійдуть усі поля таблиці. У ролі таблиці, до якої повинні додаватися записи виступатиме новостворена порожня таблиця з новим ключовим полем. Після виконання такого запиту утвориться нова таблиця, яка не міститиме повторень у визначених користувачем полях. Стару таблицю з повторами можна знищити. Якщо потрібно, то зайшовши в режим конструктора, можна змінити ключове поле.

11. Перехресний запит

Перехресні запити дозволяють компактно відображати відібрані записи та об’єднувати однорідну інформацію. Таблиця, в якій відображаються результати виконання перехресного запиту, зручна для створення діаграм та графіків.

Створити перехресний запит можна за допомогою майстра або в режимі конструктора.

Для використання майстра потрібно у діалоговому вікні Новый запрос вибрати елемент Перекрестный запрос. Перший крок майстра (мал. 2.12а) потребує вибрати об’єкт (таблицю чи запит) на основі якого буде створюватиметься запит. На другому (мал. 2.12б) і третьому (мал. 2.12в) кроці майстра вибирають назви полів, які повинні стати заголовками стовпців та рядків відповідно. При цьому на зразку відображатиметься вигляд динамічної таблиці запитів, звідки був викликаний побудовувач.

Якщо комірка, з якої запущено побудовувач, уже містить вираз, то він буде автоматично скопійований в поле виразу побудовувач, де його можна відредагувати.

а

б

в

Мал. 2.12. Діалогове вікно першого (а), другого (б) і третього (в) кроків майстра створення перехресного запиту