1.2 Анализ парка вычислительной техники и программы обеспечения ооо «Гранта»
Целью информационных технологий является удовлетворение информационных потребностей работников различных функциональных подсистем (подразделений) и уровней управления предприятием. На предприятии ООО «Гранта» автоматизация началась вначале на производстве и затем распространилась на офис, имея первоначальной целью лишь автоматизацию рутинной секретарской работы. По мере развития средств коммуникаций, автоматизация офисных технологий заинтересовала специалистов и управленцев, которые увидели в ней возможность повысить производительность своего труда [2].
В настоящее время офисные автоматизированные технологии используются управленцами, специалистами, секретарями и конторскими служащими, особенно они привлекательны для группового решения проблем. Они позволяют повысить производительность труда секретарей и конторских работников и дают им возможность справляться с возрастающим объемом работ. Однако это преимущество является второстепенным по сравнению с возможностью использования автоматизации офиса в качестве инструмента для решения проблем. Улучшение принимаемых менеджерами решений в результате их более совершенной коммуникации способно обеспечить экономический рост фирмы.
На предприятии ООО «Гранта» используются следующее программное обеспечение:
1С Предприятие 8.0, Хранитель для рабочих станций, Бюджет 2000, Microsoft SQL Server, Kaspersky Antivirus Personal 6.0, Windows 2003 Server, Microsoft Office System Professional 2003 SP2.
На балансе подразделения числится 50 компьютеров. Конфигурация данных рабочих станций весьма различна, но все они отвечают требованиям к ПЭВМ при организации локально-вычислительной сети:
– процессор не ниже Рentium-IV 1500 MHz, c объёмом L2-cache не менее 256 KB);
– оперативная память не менее 256 MB;
– объём дискового пространства не менее 40 GB;
– интерфейс дисков – не ниже Ultra-ATA/100
– видеоадаптер не ниже AGP 4x c видео-памятью не менее 32 МБ;
– дисковод CD-ROM;
– сетевая карта 1000Base-TX.
На предприятии используются программы на основе электронных таблиц, которые представляют собой системы взаимосвязанных электронных таблиц и макросов, реализованные в пакете Excel. К их достоинствам можно отнести следующее:
– открытость алгоритмов анализа (расчетные алгоритмы реализованы в виде набора формул электронной таблицы, так что пользователь может их прочесть, проанализировать и при необходимости изменить);
– возможность задания пороговых значений показателей;
– возможности вариантных расчетов путей использования нескольких по-разному настроенных версий продукта;
– богатые графические возможности, обеспечиваемые электронной таблицей Excel;
использование многозадачных возможностей и средств обмена данными между приложениями, предоставляемых средой Windows.
Недостатки являются оборотной стороной достоинств (проистекают из использования электронных таблиц), а именно:
– высокая чувствительность к квалификации пользователя, в частности, к пониманию им применяемых алгоритмов, навыкам работы с электронными таблицами, возможностям программирования в них;
– чувствительность к настройкам Windows, Excel и др., что усложняет установку системы (при этом не всегда очевидные промахи в процессе установки могут привести к неустойчивой работе системы в дальнейшем).
– программы в среде электронных таблиц представляют собой вполне развитую клиентскую часть аналитической подсистемы.
Обмен данными между сервером системы и таблицами Excel может осуществляться как путем импорта из таблиц баз данных или текстовых файлов, так и путем непосредственного формирования электронных таблиц средствами сервера.
Функции «1С:Предприятия» можно разделить по целям автоматизации и, соответственно, группам ответственных пользователей.
Выделяют следующие функции:
а) анализ и управление эффективностью работы предприятия.
Эти функции системы ориентированы на решение задач руководителя предприятия и на управленцев, отвечающих за рентабельность бизнеса и его развитие. Их назначение – обеспечить руководителей актуальной информацией, необходимой для оценки ситуации и принятия решений. К ним относятся такие механизмы, как бюджетирование (планирование финансовой деятельности и сопоставление планов с фактическими данными), анализ рентабельности производственной деятельности, анализ сбыта товаров и продукции, прогнозирование продаж и т.д.;
б
Эта функциональность решает задачи менеджеров и работников, непосредственно занимающихся торговой, производственной деятельностью или деятельностью в области оказания услуг. Она обеспечивает эффективную ежедневную работу предприятия: подготовку документов, управление движением товаров, управление производственными запасами и выпуском продукции, прием заказов и контроль их исполнения и т.д.;
в) регламентированный учет и отчетность.
Эти функции системы решают задачи бухгалтеров и расчетчиков зарплаты. Их цель – обеспечить ведение учета в полном соответствии с требованиями законодательства. В эти функции входит собственно ведение бухгалтерского и налогового учета, расчет заработной платы, составление бухгалтерской и налоговой отчетности, отчетности в фонды и т.д.
В системе программ «1С: Предприятие» сочетается стандартизация решений и учет индивидуальных потребностей. Это одно из основных качеств программы, которое весьма существенно для руководителя или ответственного специалиста, принимающего решение о выборе системы.
Основные задачи автоматизации, решаемые прикладными решениями, поставляемыми фирмой «1С»:
– автоматизация складского учета, анализ состояния складов, контроль движения товарно-материальных ценностей;
– управление номенклатурой товаров, продукции и услуг, включая автоматизацию ценообразования, составление сложных калькуляций, разузлование изделий;
– управление торговой деятельностью и автоматизация торгового документооборота;
– анализ эффективности торговой деятельности и прогнозирование продаж;
– автоматизация расчетов с контрагентами, анализ состояния и динамики взаиморасчетов;
– управление комиссионной торговлей;
– расчет себестоимости продукции и анализ экономической эффективности производственной деятельности;
– управление производством, включая незавершенное производство, многопередельное производство, обработку сырья;
– учет заказов от покупателей, внутреннее планирование выпуска продукции, контроль исполнения заказов;
– планирование и контроль выполнения заказов на закупку продукции;
– расчет зарплаты и кадровый учет включает практически полный способов набор начислений, удержаний, выплат и компенсаций с учетом национальной и местной специфики;
– учет основных средств и расчет амортизации;
– планирование, управление и анализ финансовых результатов деятельности предприятия (бюджетирование, планирование финансовых показателей, сравнение плановых и фактических показателей);
– бухгалтерский и налоговый учет в полном соответствии с национальным законодательством.;
– формирование налоговой, бухгалтерской и другой регламентированной отчетности в различные органы;
– бухгалтерский учет и контроль смет расходов бюджетных организаций в полном соответствии с законодательством и ведомственными инструкциями;
– сбор сводной отчетности бюджетных организаций.
ООО «Гранта» имеет достаточно развитую информационную инфраструктуру, но в то же время эта автоматизация является “лоскутной”, на предприятии существует ряд абсолютно не интегрированных между собой программных продуктов, которые не имеют центральной базы и синхронизации, также отсутствует синхронизация обмена данными с филиалами предприятия.
На всех серверах предприятия в качестве серверной платформы используется операционная система Windows 2003 Server, её использование было полностью оправданно, на текущий момент развития организации она отвечала на все имеющиеся запросы предприятия [1].
На предприятии ООО «Гранта» применяется топология «Звезда». Это топология с явно выделенным центром, к которому подключаются все остальные абоненты. Весь обмен информацией идет исключительно через центральный компьютер, на который таким образом ложится очень большая нагрузка, поэтому ничем другим, кроме сети, он заниматься не может.
Сетевое оборудование центрального абонента существенно более сложное, чем оборудование периферийных абонентов, именно центральный компьютер является самым мощным, и именно на него возлагаются все функции по управлению обменом. Если говорить об устойчивости звезды к отказам компьютеров, то выход из строя периферийного компьютера никак не отражается на функционировании оставшейся части сети, зато любой отказ центрального компьютера делает сеть полностью неработоспособной.
В «Звезде» на каждой линии связи находятся только два абонента: центральный и один из периферийных. Для их соединения используется две линии связи, каждая из которых передает информацию только в одном направлении. Таким образом, на каждой линии связи имеется только один приемник и один передатчик. Все это существенно упрощает сетевое оборудование и избавляет от необходимости применения дополнительных внешних терминаторов.
Серьезный недостаток топологии «звезда» состоит в жестком ограничении количества абонентов. Обычно центральный абонент может обслуживать не более 8-16 периферийных абонентов. Если в этих пределах подключение новых абонентов довольно просто, то при их превышении оно просто невозможно.
На предприятии информационные сети решают задачи управленческого и оперативного учета, анализа и планирования; автоматизирует торговые, финансовые и складские операции; обеспечивает современный уровень управления предприятием [3]. Предметная область, автоматизируемая прикладным решением, может быть представлена в виде следующей схемы (рисунок 2).
Рисунок 2 – Схематическое описание внутренних процессов предприятия
Прикладное решение автоматизирует следующие направления хозяйственной деятельности:
управление продажами (включая оптовую, розничную и комиссионную торговлю);
управление поставками;
планирование продаж и закупок;
управление складскими запасами;
управление заказами покупателей;
управление отношениями с клиентами;
анализ товарооборота предприятия;
анализ цен и управление ценовой политикой;
мониторинг и анализ эффективности торговой деятельности.
Анализ структуры и топологии имеющейся информационной среды предприятия позволяет сделать вывод:
В получении объективных технологических данных заинтересованы практически все службы, поскольку технологические данные как исходная информация позволяют принять качественные стратегические управленческие решения очень многих задач [5]. Ситуация усугубляется еще и тем, что программное обеспечение, используемое на предприятии ООО «Гранта», достаточно долго развивалось независимо, а возможность стандартизации каналов обмена между ними не предусматривалась.