1.3 Первичный и инвентарный учет основных средств.

Каждая операция движения основных средств должна быть оформлена соответствующим первичным документом установленной формы.

Формы первичной документации для учета основных средств утверждены постановлением Госкомстата России. В соответствии с данным постановлением организации обязаны применять следующие первичные учетные документы для оформления операций по движению основных средств:

· акт (накладную) приемки -- передачи основных средств по форме №ОС-1 -- для оформления поступления, выбытия и внутреннего перемещения основных средств;

· инвентарную карточку учета основных средств по форме № ОС-6 -- для оформления пообъектного учета основных средств;

· инвентарная книга учета объектов основных средств по форме № ОС-6б

· накладная на внутреннее перемещение по форме №ОС-2

На каждый объект основных средств должна вестись карточка учета с подробной характеристикой. В организациях, имеющих небольшое число объектов основных средств, разрешается вести учет в инвентарной книге с указанием необходимых сведений об объекте. За каждым объектом закрепляется ответственное лицо.

Первичные учетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты, установленные Федеральным законом

«О бухгалтерском учете»:

Наименование документа;

Дата составления документа;

Наименование организации, от имени которой составлен документ;

Содержание хозяйственной операции;

Измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

Наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

Личные подписи указанных лиц и их расшифровки.

Принятие основных средств к бухгалтерскому учету осуществляется на основании утвержденного руководителем организации акта (накладной) приемки-передачи основных средств, который составляется на каждый отдельный инвентарный объект (п. 38 Методических указаний).

Одним актом (накладной) приемки-передачи основных средств может оформляться принятие к бухгалтерскому учету однотипных объектов одинаковой стоимости, принимаемых к бухгалтерскому учету одновременно.

Указанный акт, утвержденный руководителем организации, вместе с технической документацией передается в бухгалтерскую службу организации, которая на основании этого документа открывает инвентарную карточку или делает отметку о выбытии объекта в инвентарной карточке.

Техническая документация, относящаяся к конкретному инвентарному объекту, может передаваться по месту эксплуатации объекта с соответствующей отметкой в инвентарной карточке.

Учет основных средств по объектам ведется бухгалтерской службой с использованием инвентарных карточек учета основных средств, например, с использованием унифицированной формы первичной учетной документации по учету основных средств № ОС-6 «Инвентарная карточка учета объекта основных средств», утвержденной Постановлением Госкомстата России 21.01.03 г. № 7.

Инвентарная карточка открывается на каждый инвентарный объект. Согласно п. 12 Методических указаний инвентарные карточки могут группироваться в картотеке применительно к Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы, утвержденной Постановлением Правительства РФ от 01.01.02 г. № 1, а внутри разделов, подразделов, классов и подклассов, как и ранее, — по месту эксплуатации (структурным подразделениям организации).

Для организаций, имеющих небольшое количество объектов основных средств, сохранена возможность вести пообъектный учет в инвентарной книге с указанием необходимых сведений об объектах основных средствах по их видам и местам нахождения.

В свою очередь при наличии большого количества объектов основных средств по месту их нахождения в структурных подразделениях их учет по-прежнему может осуществляться в инвентарном списке или другом соответствующем документе, содержащем следующие сведения:

1. номер и дата инвентарной карточки;

2. инвентарный номер объекта основных средств;

3. полное наименование объекта;

4. первоначальная стоимость объекта;

5. сведения о выбытии (перемещении) объекта.

Учет объекта основных средств в инвентарной карточке ведется в рублях, но допускается ведение учета и в тысячах рублей (п. 37 Методических указаний).

Если раньше инвентарные карточки на принятые к бухгалтерскому учету объекты основных средств, а также списанные с бухгалтерского учета выбывшие объекты основных средств в течение отчетного месяца должны были в обязательном порядке находиться до конца месяца обособленно от инвентарных карточек других основных средств, то согласно новым Методическим указаниям это правило потеряло свою категоричность и его соблюдение оставлено на усмотрение бухгалтера (п. 17 Методических указаний).

Пунктом 80 Методических указаний определено, что инвентарные карточки по выбывшим объектам основных средств хранятся в течение срока, устанавливаемого руководителем организации в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

В новых Методических указаниях, наконец, определена периодичность суммарной сверки данных инвентарных карточек с данными синтетического учета. Теперь эта процедура должна проводиться ежемесячно.

Напомним, что синтетический и аналитический учет основных средств организуется на основе регистров бухгалтерского учета, рекомендованных Минфином России либо разработанных министерствами, иными органами исполнительной власти или организациями. При этом существовавшее ранее требование об обязательном соблюдении общих методологических принципов бухгалтерского учета из новых Методических указаний исключено.